HR-Cloud-Systeme: Businessmotor oder Geschäftsbremse?
Iulia Guriuc
Der Umzug ist geschafft, die Cloud-Lösung ist am Start. Als HR sitzen Sie nun im Cockpit einer Software, die wie ein Rennwagen von nun an Ihr Business steuern soll: mit durchgängig harmonisierten, vereinfachten und skalierbaren Prozessen, stets aktuellen und transparenten Daten sowie einem leistungsstarken Talent Management, das Top-Fachkräfte anzieht und dauerhaft motiviert.
Wirklich? Die Realität sieht oft anders aus. So bleibt der beschriebene Zustand zwar das erwünschte Ziel – quasi die Ideallinie des Parcours – der Weg dorthin verläuft allerdings selten so glatt. Manches HR-Team ist nach dem Go-Live der Cloud hart auf dem Boden der Tatsachen gelandet. Als Grund wird oft genannt, dass die mit dem Betrieb der Software verbundenen Herausforderungen zunächst anders eingeschätzt wurden – erst recht, wenn alle Funktionen ausgeschöpft werden sollen, um den maximalen Nutzen für das Unternehmen zu erzielen.
Auf verlorenem Posten?
Oft fehlt es an Fachkompetenz, um die Software und die Prozesse auf dem neuesten Stand und am Laufen zu halten. Mit anderen Worten, es fehlen die Fähigkeiten, um den Rennwagen auch voll zu steuern. Wenn das nötige Wissen fehlt, wenden sich die Führungskräfte in der Regel an HR und fordern Schulungen für ihre Mitarbeitenden. Doch an wen wendet sich der HR-Verantwortliche, wenn er sich und sein Team fit für die HR-Cloud-Lösung machen will? Am besten an einen externen Partner, der das Metier beherrscht. So lassen sich Fehleinschätzungen wie die folgenden von vornherein vermeiden.
Fehleinschätzung 1: Verwaltungsaufwand
Das System ist live. Viele denken, dass der Cloud-Anbieter nun alles hostet und verwaltet. Doch das ist keine Selbstverständlichkeit, denn die administrativen Aufgaben rund um Release- und Change-Request-Management sind komplex. Eine Gartner-Umfrage zeigt, dass rund 40 Prozent der Unternehmen deshalb mehr Personal für die Verwaltung der HR-IT-Systeme einsetzen, als ursprünglich angedacht war.
Beispiel Release-Management. Lanciert SAP ein neues Release, taucht die Frage auf: Wer prüft die Risiken und Chancen für das eigene System und die Prozesse? Und wer informiert die User:innen über die anstehenden Änderungen? Umgekehrt kann der Impuls, etwas zu ändern, aber auch von innen kommen – etwa, wenn sich Strukturen und Prozesse ändern. Wie kann das System dann angepasst werden? Geht das technisch überhaupt? Und wer kümmert sich darum?
Janina Kugel
HR-Verantwortliche sollten definitiv Wissen über das Funktionieren von Algorithmen haben.
Fehleinschätzung 2: fehlende Kompetenz
Das Zitat stammt von HR-Ikone Janina Kugel, der ehemaligen Arbeitsdirektorin von Siemens. Viele Personaler wollen das nicht wahrhaben, denn IT-Know-how gehört nicht zur Ausbildung und schon gar nicht zu den klassischen Kernkompetenzen von HR. Im Zeitalter von KI und Cloud-Technologien müssen HR-Verantwortliche aber nicht nur die Prozesse kennen, sondern auch im Blick haben, was technisch machbar ist, wenn sich Abläufe und Strukturen ändern und welche Konfigurationen im System dafür notwendig sind.
Führungskräfte, die das Potenzial der Cloud-Technologie erkannt haben, bauen gezielt HR-Technologie-Teams auf und fördern kontinuierlich die IT-Kompetenz der Mitarbeitenden.
Fehleinschätzung 3: die menschliche Komponente
Was ist Application Management?
Bei aller Euphorie über die Möglichkeiten der Digitalisierung muss der Mensch mit seinen Bedürfnissen im Mittelpunkt stehen. Erfolg hat nur, wer die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden langfristig hochhält. Die vielen Stakeholder, die bis zum Go-live des HR-Systems in der Cloud mit dabei waren, wollen auch danach auf dem Laufenden gehalten werden. Wer übernimmt dann das Stakeholder-Management? Und wer informiert die Stakeholder, etwa wenn neue Releases und Changes anstehen oder wenn es um die Implementierung weiterer Module oder andere Systemerweiterungen geht? Gleiches gilt für die Anwender:innen. Nur wenn alle die notwendige Unterstützung bei der Arbeit mit dem System erhalten, werden sie bereit sein, die ständigen Veränderungen mitzugehen.
Gesucht: ein Partner als Copilot
Was also tun angesichts der Komplexität und Fülle der Aufgaben? Meist hilft ein Blick auf Unternehmen, die bereits heute von der Cloud-HR-Technologie profitieren. Für ein besseres Application Management haben Sie sich einen kompetenten Partner an die Seite geholt. Als erfahrener Copilot zeigt er die Möglichkeiten auf, begleitet bei der Umsetzung und sorgt dafür, dass die HR-Cloud-Lösung läuft, wie sie soll.
