Sechs Erfolgsfaktoren für digitale HR-Arbeit in der Praxis

Der Umzug in die Cloud ist geschafft, die HR-Software startklar. Sie bietet alles, was digitale Personalarbeit ausmacht: durchgängig harmonisierte, vereinfachte und skalierbare Prozesse, aktuelle und transparente Daten sowie ein leistungsstarkes Talentmanagement. Erreichen kann das HR aber nur, wenn es gelingt, die Software in ihrer ganzen Breite und Tiefe zu nutzen. Wir haben sechs Faktoren gesammelt, die aus unserer Erfahrung zum erfolgreichen Betrieb von HR-IT-Lösungen beitragen

Kommunikation spielt im Betrieb von HR-IT-Lösungen eine entscheidende Rolle. Zum einen ist es die Aufgabe der HR-Verantwortlichen, ein Stakeholder-Management zu etablieren und die HR-Prozesse transparent zu kommunizieren – damit alle Beteiligten das System zur Zufriedenheit nutzen können. Zum anderen ist ein enger Austausch mit den HR-IT-Fachleuten erfordlich. In regelmäßigen Meetings oder vertiefenden Workshops können so etwa aktuelle HR-Themen besprochen, Teams zusammengestellt und Aufgaben koordiniert werden. Der gefühlte Mehraufwand durch die zahlreichen Kommunikationsmaßnahmen mag zunächst abschreckend wirken – auf lange Sicht verringern oder verhindern sie aber schon im Vorfeld mögliche Missverständnis.

Was wir immer wieder hören: "Hätten wir mal früher Rollen und Verantwortlichkeiten geklärt." Klare Zuständigkeiten helfen dabei, schon vor dem Go-live neuer HR-IT-Lösungen eine Reihe von Fragen zu klären, die im späteren Projektverlauf eine wichtige Rolle spielen: Wer ist Budget-Owner, wer trifft die Entscheidungen, wann und wie sollten externe Partner ins Boot geholt werden? Dies wird umso wichtiger, je größer bzw. internationaler das Unternehmen ist. Hierzu können ganz unterschiedliche Maßnahmen beitragen, etwa globale Templates für Prozesse und Systeme oder organisationsübergreifende Change Advisory Boards. Moderne HR-IT-Lösungen wie SAP Successfactors bieten inzwischen zahlreiche Möglichkeiten, die Balance zwischen lokalen Freiheiten und globalen Vorgaben für die jeweilige Organisation auch technisch abzubilden.

Unsere Erfahrung zeigt: Der erfolgreiche Betrieb einer HR-IT-Lösung basiert insbesondere auf einer realistischen Einschätzung der damit verbundenen Aufwände. Zu den häufig unterschätzten Themen zählt z. B. das Release Management, das etwa im Falle von SAP Successfactors halbjährlich neu Ressourcen bindet. So starten Unternehmen idealerweise schon vor dem Go-Live mit den Vorbereitungen auf den Betrieb und stellen frühzeitig Ressourcen für Updates, Dokumentation und Kommunikation bereit. So können HR-Teams neben dem Tagesgeschäft auch strategische Projekte angehen wie etwa der weitere Ausbau der globalen HR-Infrastruktur.

Ein wichtiger Aspekt für den erfolgreichen Betrieb einer HR-IT-Lösung ist die kontinuierliche Verbesserung. Die Lösung wird fortlaufend angepasst, um spezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Dazu gehört auch, neue Prozesse zu implementieren und schrittweise zu optimieren. Idealerweise werden dabei auf die Kompatibilität der Neuerungen mit den bestehenden Prozessen geachtet, notwendige Maßnahmen ergriffen und die User entsprechend informiert, um am Ende den bestmöglichen Prozess einzuführen.

Mit der Digitalisierung der Prozesse verändern sich auch die Rollen und Aufgaben der HR-Verantwortlichen. Zwar bleibt HR weiterhin eng mit allen Mitarbeitenden im Kontakt, doch die Art der Prozesse wandelt sich. HR-Fachleute müssen sich nun tiefer in die Funktionsweise der HR-IT-Systeme einarbeiten, die Funktionsweise eines Algorithmus verstehen sowie die Möglichkeiten und Grenzen der Software kennen. Das bedeutet konkret: Neue Anforderungen machen auch für HR den Erwerb neuer Skills notwendig. Die Möglichkeiten hierfür sind vielfältig: gezielte Weiterbildungen, der systematische Aufbau einer Lernplattform oder auch, wie der nächste Faktor zeigt, den Ausbau externer Partnerschaften.

Angesichts der vielen kleineren und größeren Aufgaben holen sich viele Unternehmen frühzeitig externe HR-IT-Spezialisten an die Seite, die durch sogenannte Application Management Services den HR-Teams als verlängerte Werkbank zur Seite stehen. Der Vorteil: Sie kennen einerseits die HR-Anforderungen und die damit verbundenen Prozesse. Andererseits wissen sie aber auch, was Software leisten kann und was nicht – und können das System entsprechend konfigurieren, sollten sich Abläufe und Strukturen im Unternehmen ändern. Hinzu kommt die Erfahrung aus zahlreichen Kundenprojekten mit einem klaren Wissensvorsprung bei den kleineren wie größeren Fragen rund um digitale HR-Arbeit. Im Idealfall entsteht so eine Partnerschaft auf Augenhöhe, die sich gegenseitig ernst nimmt und Hand in Hand an den anfallenden Aufgaben arbeitet.