„Inspect and adapt“ – agile Methoden für jedes Team

Aus der Softwareentwicklung in die ganze Welt – die Arbeit in agilen Teams hat sich in den letzten Jahren in vielen Bereichen etabliert. Marketingteams, Bildungspioniere und Produktentwickler der unterschiedlichsten Branchen orientieren sich bei ihrer Zusammenarbeit an Frameworks wie Scrum oder Kanban. Immer mit dem Ziel, den größtmöglichen Wert für den Kunden zu schaffen.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor dabei heißt Kommunikation. Wir haben Methoden zusammengestellt, die auch nicht-agile Teams wertschöpfend einsetzen können – vor allem, wenn die virtuelle Zusammenarbeit den Arbeitsalltag bestimmt:

• Working Agreements
• Daily Stand-up
• Timeboxing
• Pomodoro-Technik
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Um die Zusammenarbeit im Team sowohl wertschöpfend als auch wertschätzend zu gestalten, ist es wichtig, die Bedürfnisse der einzelnen Teammitglieder zu kennen und zu entscheiden, wie der gemeinsame Arbeitsalltag gestaltet werden soll. In den Working Agreements wird festgehalten, auf welche Routinen sich das Team geeinigt hat. Zum Beispiel:

• „Bei Onlinemeetings schalten wir die Kamera an.“
  > So bleibt auch Kommunikation über Gestik und Mimik möglich.
• „Wir gehen gut vorbereitet und pünktlich in jedes Meeting.“
  > Dazu gehört der Test, ob die eingesetzte Technik funktioniert.
• „Wir halten den Status in unserem Kollaborationstool (Microsoft Teams) stets aktuell.“
  > Damit die Kollegen wissen, wann wir außerhalb fester Meeting-Zeiten ansprechbar sind.
• „Wir fokussieren uns auf die Inhalte des Meetings und arbeiten nicht parallel an anderen Aufgaben.“
  > Für private Gespräche bieten sich virtuelle Kaffeepausen an, in denen sich Teams, die remote arbeiten, zwanglos austauschen können.
• „In regelmäßigen Abständen reflektieren wir unsere Zusammenarbeit und entscheiden gemeinsam über Anpassungen.“
  > Retrospektiven unterstützen den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Eine kurze tägliche Zusammenkunft schafft Transparenz über den aktuellen Stand der Arbeit jedes einzelnen Teammitglieds. Das Daily Stand-up (bzw. Daily Scrum oder einfach nur Daily) findet jeden Tag zur gleichen Zeit statt und sollte nicht länger als 15 Minuten dauern. Eine einheitliche Struktur der Redebeiträge hilft, die Zeit nicht zu überschreiten. Jedes Teammitglied beantwortet kurz drei Fragen:

1. Was habe ich gestern gemacht?
2. Was habe ich heute vor?
3. Wobei brauche ich Unterstützung?

Vertiefende Diskussionen sollten aus dem Daily ausgelagert werden.

Eine einfache Methode, um Meetings effizient zu gestalten, ist das Timeboxing. Bestimmen Sie vorab, wie viel Zeit Sie den verschiedenen Themen einräumen möchten, und machen Sie den Zeitplan für alle transparent. Besteht nach Ablauf dieser Zeit noch Gesprächsbedarf, entscheidet das Team, ob weiterdiskutiert oder zum nächsten Thema gewechselt wird. Ein akustisches oder optisches Signal zum Ende jedes Blocks hilft dem Team dabei, die geplanten Zeiten einzuhalten. Das entsprechende Tool hierfür findet übrigens jeder in seinem Homeoffice: Nutzen Sie einfach den Küchenwecker.

Apropos Küchenwecker: Dieses kleine Gerät eignet sich auch hervorragend zur Unterstützung der eigenen Produktivität. Mit der Pomodoro-Technik bringen Sie Struktur in die eigenen Aufgaben:

1. Formulieren Sie Ihre konkreten Aufgaben schriftlich.
2. Stellen Sie den Wecker auf 25 Minuten.
3. Arbeiten Sie fokussiert an einer Aufgabe, bis der Wecker klingelt.
4. Machen Sie fünf Minuten Pause.
5. Beginnen Sie mit der nächsten Runde.

Da Selbstorganisation auch Selbstfürsorge braucht, achten Sie darauf, spätestens nach vier Runden eine längere Pause einzulegen.

Herzstück des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) agiler Teams ist die Retrospektive. Darin überprüft das Team regelmäßig seine bisherigen Arbeitsweisen, um diese in Zukunft zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Für Scrum-Teams bildet die Retrospektive den Abschluss jedes Sprints und gibt dem Team gleichzeitig Orientierung für den nächsten Zyklus. Wer keinen Scrum Master, Agile Coach oder Trainer im Team hat, der die Retrospektive moderiert, kann das gemeinsame Reflektieren beispielsweise mit folgenden Fragen unterstützen:

• Was ist gut gelaufen?
• Wo sehen wir Verbesserungspotenzial?
• Was wollen wir in Zukunft anders machen?

Die Dokumentation kann einfach gehalten werden. Machen Sie nur die gemeinsamen Entscheidungen für alle transparent.

Agilität steht unter anderem für bedürfnisorientiertes Arbeiten und das flexible Reagieren auf Veränderungen. Deshalb: Probieren Sie verschiedene Methoden aus und setzen Sie diese entsprechend der individuellen Bedürfnisse Ihres Teams um. Inspect and adapt!