Die Zeit ist reif! Performance Support während und nach der Corona-Krise

Die beziehen sich nämlich nicht nur auf den korrekten Einsatz von Microsoft Teams oder Zoom, mit denen Onlinemeetings und virtuelle Schulungen durchgeführt werden können, sie betreffen auch Softwareanwendungen, die geschäftskritisch sind. Hatten Mitarbeitende früher von zu Hause im seltensten Fall Zugriff auf solche Tools, stehen sie heute den meisten zur Verfügung – schließlich müssen die Geschäfte auch während der Krise so gut wie möglich weitergeführt werden. Gleichzeitig aber gilt es, die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden zu stärken sowie den bewussten Umgang mit kritischen Anwendungen zu schärfen. Wie das gelingt? 

Ginge es nur darum, kurzfristige Lösungen zu finden, hätten Sie und Ihre Kollegen vermutlich die unglaublichsten Ideen. Doch dabei ständen wahrscheinlich weder Verantwortungsbewusstsein noch Sicherheit oder Nachhaltigkeit im Fokus. Um also nicht in Aktionismus zu verfallen und Maßnahmen übers Knie zu brechen, die nach der Krise revidiert werden müssen, sollten die Unternehmen besonnen reagieren und strategisch entscheiden. 

Obwohl Ihre Mitarbeitenden im Umgang mit kritischen Geschäftsanwendungen geschult wurden, sind sie im Moment also auf sich alleine gestellt. Eine Herausforderung, die lösbar ist. Denn es gibt virtuelle Assistenten, die ständig verfügbar sind und relevante Informationen kontextsensitiv bereitstellen. Solche digitalen Kollegen – im Fachjargon Performance Support genannt – entlasten Ihre Mitarbeitenden und unterstützen eine sorgfältige Arbeitsweise. 

Sie stellen alle Anweisungen und Vorschriften genau an der Stelle zur Verfügung, an der der Mitarbeitende die Information benötigt. Der Vorteil: Die Kollegen verbringen keine unnötige Zeit damit, nach Hilfe zu suchen, oder gehen über Unklarheiten einfach hinweg, wenn die Zeit mal wieder drängt. Das Gleiche gilt für Änderungen, die mit Softwareupdates einhergehen. Auch hier bleiben Ihre Mitarbeitenden per Mausklick auf dem neuesten Stand. 

Die Softwarelösung, die diese Unterstützung im „Moment of Need” möglich macht, heißt Electronic Performance Support System (EPSS). Ein Begriff, den Sie noch nie gehört haben? Wenngleich dieses Hilfesystem – Sie können es auch einfach „Lernen im Arbeitsprozess” nennen – der breiten Öffentlichkeit noch nicht bekannt sein mag, ist es in Fachkreisen schon lange populär: eine solide Lösung, die technisch ausgereift ist und Wissen elegant in den Arbeitskontext der Mitarbeitenden einbettet. 

Werfen wir nun noch einen Blick auf das Lernen grundsätzlich. Den größten Teil ihres Wissens eignen sich die Mitarbeitenden nämlich nicht in organisierten Formaten wie dem Präsenztraining oder dem Web-based Training an, sondern direkt am Arbeitsplatz, im „Moment of Need”. 

Da sich die Menschen im Zuge der Corona-Krise verstärkt an die Digitalisierung gewöhnt haben, sind sie nun auch offener für virtuelle Formen des Lernens. War in der Vergangenheit noch ein intensives Change Management erforderlich, um die Mitarbeitenden an neue Formate heranzuführen, ergibt sich der Wunsch nach virtuellen Unterstützungsmöglichkeiten nun quasi von selbst. 

Die Zeit ist also reif, um das Lernen auf die nächste Stufe zu heben und die richtigen Weichen auch für die Zeit nach Corona zu stellen – mit Performance Support. Denn der virtuelle Arbeitsalltag wird zu einer Konstante der „neuen Normalität” werden. Wagen Sie den Schritt, und setzen Sie auf eine innovative Lösung, die Ihren Mitarbeitenden ein positives Lernerlebnis beschert, ihre Produktivität erhöht und Sie gleichzeitig dabei unterstützt, Kosten einzusparen – sei es, indem die Schulungszeit vermindert oder die Helpdesk-Anrufe reduziert werden

Nun stellen Sie sich vielleicht die Frage, ob Performance Support die bestehenden Lernformen in Ihrem Unternehmen ersetzen kann. Die Antwortet lautet: Nein! Schließlich gibt es verschiedene Lernszenarien: Wollen Mitarbeitende etwas Neues lernen oder vorhandenes Wissen vertiefen, dann sind formale Lernformen wie Klassenraumtrainings nach wie vor zielführend. Kommen Ihre Kollegen aber innerhalb einer Anwendung nicht weiter, müssen sie ein Problem lösen oder auf eine Veränderung reagieren, dann ist Performance Support das Mittel der Wahl. 

Bei der Erstellung eines Lernkonzeptes sollten Sie deshalb die verschiedenen Szenarien (Stichwort „5 Moments of Need”) berücksichtigen und die Lernangebote entsprechend entwickeln. Was die Software betrifft, so gibt es auf dem Markt diverse Tools, die Performance Support grundsätzlich unterstützen. Achten Sie bei der Wahl darauf, dass die Lösung 

• den Benutzer in seinem Workflow unterstützt 
• die Inhalte direkt im Arbeitsprozess bereitstellt 
• gerade so viel Informationen anzeigt, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeit optimal ausführen können 
• es ermöglicht, alle Lerninhalte von einer einzigen Plattform zu erstellen, zu pflegen und zu verteilen  

Am besten, Sie googlen nach „Performance Support” und verschaffen Sie sich selbst einen Überblick.