Goodbye SAP HCM Payroll: So gelingt der Wechsel in die Cloud

Seit Jahrzehnten setzen Tausende Unternehmen im DACH-Raum bei der Lohnabrechnung auf SAP ERP HCM Payroll, insbesondere als Bestandteil der SAP Business Suite (ECC). Damit heißt es über kurz oder lang Abschied nehmen von der bewährten Lösung, denn ab 2028 beginnt die kostenpflichtige Extended-Maintenance-Phase. Sie endet am 31.12.2030, wenn Millionen Silvester-Raketen den Himmel beleuchten und den Jahreswechsel einläuten. Dann gilt: keine weiteren Updates mehr, auch keine Sicherheitspatches. Eine Ära geht zu Ende – mit einem letzten, großen Feuerwerk.

Unternehmen, die SAP ERP HCM Payroll als Bestandteil von SAP ECC heute noch im Einsatz haben, sollten den Umstieg nicht auf die lange Bank schieben. Zum einen kosten die Entwicklung einer SAP-Payroll-Strategie und die Implementierung einer Alternativlösung wertvolle Zeit. Zum anderen ist absehbar, dass die Verfügbarkeit qualifizierter Unterstützung und Expertise knapper wird, je näher das Wartungsende rückt.

Der Handlungsdruck ergibt sich aber nicht allein aus dem Ende des regulären Support-Fensters in 2027. Auch der technologische Fortschritt spielt eine Rolle: Moderne Anwendungen – etwa im Kontext von KI – sind künftig nur noch in cloudbasierten Umgebungen wie der S/4HANA Private Cloud Edition verfügbar. Für klassische On-Premise-Lösungen sind solche Weiterentwicklungen aktuell nicht vorgesehen. Wer langfristig wettbewerbsfähig bleiben will, braucht also Systeme, die diesen Wandel abbilden können

Dass viele Unternehmen beim Gedanken an den Umstieg zögern, ist mehr als nachvollziehbar. Über Jahre hinweg wurde in SAP ERP HCM Payroll investiert – in Technik, Prozesse und internes Wissen. Entsprechend groß ist die Bindung an die bestehende Lösung – und das Bedürfnis nach Sicherheit. Hinzu kommt: Payroll ist ein geschäftskritischer Prozess. Schon kleine Unstimmigkeiten können weitreichende Folgen haben. Eine Migration scheint da mitunter riskant, vor allem unter hohem Erwartungsdruck und begrenzten Ressourcen.

Tatsächlich bleibt bei der Migration auf SAP ECP vieles beim Alten: Die Lösung basiert auf der bekannten Technologie, die Abrechnungslogik bleibt gleich – nur der Betriebsort verlagert sich. Die Benutzeroberflächen sind weitgehend identisch, die Funktionalität vertraut. Was sich verändert, ist das Betriebsmodell: Weg vom On-Premise-Betrieb hin zu einer Cloud-Infrastruktur mit neuen Verantwortlichkeiten, Prozessen und Schnittstellen. Das verlangt Umdenken – aber kein Neulernen von Grund auf.

Und genau darin liegt die Chance. Der Wechsel auf eine Payroll in der Cloud unter S/4HANA oder in Form von ECP im Verbund mit SuccessFactors eröffnet neue Möglichkeiten: Die Systemarchitektur wird transparenter, Altlasten lassen sich hinterfragen, bestehende Prozesse neu strukturieren. Auch in der IT ergeben sich strategische Vorteile: Standardisierung, Skalierbarkeit und eine klarere Trennung von Betrieb und Weiterentwicklung. Die entscheidende Frage ist also: Welche Strategie passt zu welcher Organisation – und wie gelingt der Einstieg am besten?

Im Rahmen einer SAP-Payroll-Strategie bieten sich aktuell zwei primäre Lösungswege an: der Wechsel zu SAP HCM for S/4HANA oder zu SAP Employee Central Payroll (ECP) im Zusammenspiel mit SuccessFactors. Beide Varianten erfüllen die Anforderungen moderner Abrechnungsszenarien – unterscheiden sich jedoch deutlich in Architektur, Betriebsmodell und strategischer Einbindung.

SAP HCM for S/4HANA

SAP HCM for S/4HANA ist die technische Weiterführung des klassischen SAP HCM. Es wird in drei Varianten angeboten:

• als klassische On-Premise-Installation,
• als Private-Cloud-Edition (inklusive HCM, mit KI-Optionen und ML-Zugriff über SAP Best Practices),
• oder als Public-Cloud-Variante, in der HCM nicht enthalten ist.

Die Wahl zwischen diesen Modellen ist nicht allein eine Frage der Payroll, sondern Teil einer umfassenderen S/4HANA-Strategie. In der Private Cloud etwa profitieren Unternehmen von bekannten Oberflächen, gewachsenen Prozessen und zusätzlicher Funktionstiefe. Wer dagegen in Richtung Public Cloud plant, wird sich eher mit alternativen HR-Kombinationen – etwa SuccessFactors EC + ECP – auseinandersetzen.

SAP Employee Central Payroll (ECP)

SAP ECP ist technisch betrachtet kein neues System, sondern basiert auf dem bewährten SAP ERP HCM Payroll, betrieben in der Cloud-Variante. Der Zugang erfolgt in der Regel über SAP GUI, WEBGUI bzw. und/oder in modernen Mashup-Szenarien im Verbund mit SuccessFactors EC. Die eigentliche Modernisierung findet über das führende SuccessFactors Employee Central statt, das als Frontend für Stamm- und Bewegungsdaten fungiert. ECP ergänzt diese Cloud-Umgebung um eine integrierte Payroll-Komponente – mit bekannten Prozessen, aber neuer Betriebslogik.

Beide Optionen – HCM for S/4HANA und ECP – sind leistungsfähig und langjährig wartungsfähig. Welche Lösung passt, hängt maßgeblich vom strategischen Zielbild, dem gewünschten Cloud-Betriebsmodell und der vorhandenen HR-IT-Landschaft ab. Entscheidend ist nicht nur die technische Perspektive, sondern vor allem die Einbettung in die Gesamttransformation. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick.

SAP Payroll-Optionen im Vergleich: HCM for S/4HANA vs. ECP

Die Wahl des passenden Payroll-Modells hängt nicht allein von den technischen Eigenschaften der Lösungen ab – sondern vor allem vom individuellen Ausgangspunkt und der strategischen Zielrichtung. Ist bereits Erfahrung mit hybriden Systemlandschaften vorhanden? Wird ein Side-by-Side-Szenario angestrebt? Oder steht eine Full-Cloud-Strategie im Raum? Je klarer das Zielbild, desto fundierter die Entscheidung. Erste Orientierung geben diese Überlegungen:

• Vorhandene Systemlandschaft: Unternehmen, die bereits SAP HCM im Einsatz haben und eine enge Verzahnung mit bestehenden Strukturen wünschen, tendieren häufig zu SAP HCM for S/4HANA.
• Flexibilitätsanforderungen: Wer stark auf mobile Szenarien, schnell anpassbare Prozesse und eine cloudzentrierte HR-Architektur setzt, sollte ECP im Verbund mit SuccessFactors EC in Betracht ziehen.
• Budget und Zeitrahmen: Bei engen Projektfristen oder limitiertem Budget kann SAP ECP durch schnelle Bereitstellung und vordefinierte Betriebsmodelle punkten – sofern die organisatorischen Voraussetzungen stimmen.

Der Abschied von SAP ERP HCM Payroll ist unausweichlich – aber kein Grund zur Sorge. Wer den Umstieg frühzeitig plant, schafft nicht nur Klarheit, sondern auch Gestaltungsspielraum: für modernere Strukturen, sauberere Prozesse und ein Betriebsmodell, das zur langfristigen IT-Strategie passt.

Ob SAP HCM for S/4HANA oder SAP ECP im Zusammenspiel mit SuccessFactors – beide Wege bieten Kontinuität in der Funktionalität, aber jeweils eigene Anforderungen und Spielräume. Der Schlüssel liegt darin, nicht nur technische Systeme zu migrieren, sondern die Gelegenheit zu nutzen, um bestehende Routinen kritisch zu hinterfragen und bewusst weiterzuentwickeln.

Mit einem strukturierten Migrationsansatz, einer belastbaren Zielarchitektur und enger Begleitung in der Einführungsphase lässt sich der Payroll-Wechsel sicher und zukunftsorientiert gestalten. Was bleibt, ist kein radikaler Neustart – sondern ein strategisch sinnvoller nächster Schritt.

Wie genau der Umstieg zu SAP HCM for S/4HANA oder ECP gelingt – und worauf es in der Praxis ankommt – beleuchten wir im Folgeartikel zu den konkreten Migrationspfaden und Erfolgsfaktoren.