SmartRecruiters wird Teil von SAP – was sich jetzt ändert

SAP hat SmartRecruiters übernommen und damit einen Wendepunkt im Recruiting-Markt geschaffen. Mit diesem Schritt verbindet der Konzern zwei Systeme, die sich ideal ergänzen: SAP SuccessFactors, eine der weltweit führenden HR-Plattformen, und SmartRecruiters, bekannt für datenbasiertes, KI-gestütztes Recruiting.

Das Ziel: Talente schneller finden, Auswahlprozesse präziser gestalten und HR-Abteilungen von administrativen Aufgaben entlasten. Doch welche Folgen hat die Integration für Unternehmen und bestehende SAP-Kunden? In diesem Artikel betrachten wir, was genau hinter dem Deal steckt, welche Chancen und Risiken Unternehmen erwartet und wie sich Recruiting in vielen Firmen künftig verändern dürfte.

SmartRecruiters wurde 2010 in San Francisco gegründet und zählt heute zu den führenden Cloud-Plattformen für Talent Acquisition (Personalgewinnung). Das System begleitet den gesamten Einstellungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterschrift. Die Plattform ist besonders stark darin, High-Volume Recruiting, also das Besetzen vieler Stellen gleichzeitig effizient und skalierbar abzuwickeln, insbesondere bei großen Unternehmen mit vielen Stellenangeboten.

Die eigentliche Besonderheit der Lösung liegt in der künstlichen Intelligenz (KI), die Bewerbungen analysiert, Profile bewertet und automatisch passende Kandidaten vorschlägt. Recruiter erhalten dadurch gezielte Vorschläge statt unüberschaubarer Bewerberlisten. Beispiel: Ein Handelsunternehmen mit mehreren tausend offenen Stellen kann mithilfe von SmartRecruiters Bewerberprofile in Sekunden filtern – nach Qualifikationen, Standort oder Erfahrungsniveau. 

Damit galt SmartRecruiters bereits vor der Übernahme durch SAP als moderne, leistungsfähige Alternative zu klassischen Recruiting-Modulen und war im Markt etabliert als eine „Recruiting-AI Company“. 

SAP SuccessFactors ist eine cloudbasierte HCM-Suite (Human Capital Management), die sämtliche HR-Prozesse abbildet – von Personalverwaltung über Weiterbildung bis zu Recruiting und Onboarding. Viele Konzerne nutzen SuccessFactors auch heute noch als Kernsystem für ihr Personalmanagement.

Die Einschränkung: Das bisherige Recruiting-Modul galt dabei als solide, aber weniger innovativ. Gerade bei großen Bewerbervolumen oder komplexen Auswahlprozessen fehlten moderne Funktionen wie automatisierte Vorauswahl oder dynamische Kommunikation. Genau hier setzt SmartRecruiters an: mit KI, Automatisierung und einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die den gesamten Prozess effizienter gestaltet.

Was im August 2025 folgt, ist ein echter Paukenschlag: SAP kündigt die Übernahme von SmartRecruiters an, Ende September 2025 ist die Transaktion offiziell abgeschlossen. Deutlich wird dabei der Wunsch von SAP, das Recruiting-Modul seiner HCM-Suite zu modernisieren und besonders für Unternehmen mit hohem Recruiting-Volumen oder mit dem Wunsch nach AI-gestützter Recruiting-Automatisierung attraktiver zu machen.

Das selbsterklärte Ziel ist die vollständige Integration von SmartRecruiters in SAP SuccessFactors Recruiting. Die Integration erfolgt dabei schrittweise. Zunächst werden Daten- und Prozessschnittstellen geschaffen, anschließend folgt eine gemeinsame Oberfläche. SmartRecruiters bleibt parallel als eigenständige Lösung bestehen – und damit auch offen für Unternehmen, die kein SAP nutzen.

Für SAP ist die Übernahme von SmartRecruiters ein klarer strategischer Schritt zur Stärkung des HCM-Portfolios. Denn der Markt für Talent Acquisition wird zunehmend komplexer: Unternehmen brauchen nicht nur Flexibilität und Skalierbarkeit, sondern auch Geschwindigkeit, Automatisierung und datengestützte Entscheidungen — gerade in Zeiten, in denen passende Fachkräfte schwer zu finden sind.

Drei Vorteile stechen damit heraus:

1. Erweiterung des Recruiting-Portfolios
   Unternehmen erwarten Recruiting-Lösungen, die skalierbar, automatisiert und anwenderfreundlich sind. SmartRecruiters erfüllt diese Anforderungen mit einer KI-basierten Architektur.
2. Technologische Innovation
   Die Plattform bietet intelligente Matching-Algorithmen, die Bewerbungen bewerten und Empfehlungen aussprechen. Damit erweitert SAP sein Portfolio um datengetriebene Entscheidungsunterstützung.
3. Ganzheitliche HR-Prozesse
   Recruiting, Onboarding und Talententwicklung sollen künftig enger verzahnt werden. SmartRecruiters wird zum Bindeglied zwischen Kandidatenmanagement und Mitarbeitermanagement.

Diese Strategie soll SAPs Position im globalen Wettbewerb mit Workday und Oracle stärken – und zugleich neue Maßstäbe bei der Candidate Experience setzen.

Die gute Nachricht: Für Bestandskunden von SuccessFactors Recruiting bleibt zunächst alles stabil. SAP verfolgt dabei einen schrittweisen Übergang:

• Langsame Migration & Wahlfreiheit: Laut SAP besteht vorerst keine Pflicht zum sofortigen Wechsel. Bestehende SuccessFactors-Recruiting-Kunden können weiterarbeiten wie bisher. Der Übergang zu SmartRecruiters soll flexibel und kundenbestimmt erfolgen.
• Migrationspfad geplant: SAP will bis Q1/2026 Tools zur Migration bereitstellen, also für das Übertragung von Daten, die Konfigurationen und das Customizing.
• Neues Lizenzmodell: Ab Q1/2026 ist ein neues Lizenzmodell angekündigt. Infos folgen.
• Kompatibilität mit Onboarding & HCM-Funktionen: SmartRecruiters soll vollständig in SAP SuccessFactors integriert werden, inklusive Onboarding, Employee Central und Talent Intelligence Hub.

Das heißt konkret: Unternehmen können jetzt in Ruhe planen, evaluieren und den Wechsel steuern, sollten sich aber mit der strategischen Weiterentwicklung auseinandersetzen.

Good News: Laut SAP bleibt SmartRecruiters als eigenständige Plattform bestehen und damit interoperabel; nicht nur mit SuccessFactors, sondern auch mit anderen HCM-Systemen. 

SmartRecruiters-Kunden verlieren also ihre gewohnte Lösung nicht. Im Idealfall profitieren sie künftig noch stärker von den Ressourcen und der globalen Reichweite von SAP, ohne dass sie zwangsläufig in das gesamte SAP-Ökosystem migrieren müssen. Für Unternehmen mit bereits bestehender SAP-Landschaft könnte die Integration aber neue Optionen eröffnen: einheitliche Daten, harmonisierte HR-Prozesse, End-to-End-Prozesse bei Recruiting und Onboarding.

Die Verbindung von SmartRecruiters und SAP SuccessFactors bietet zahlreiche praxisnahe Vorteile. Dazu gehören u.a.:

• KI-gestütztes Recruiting & Automatisierung: SmartRecruiters bringt AI-native Funktionen mit, wie z.B. automatisierte Kandidatensuche, Screening, Kommunikation und Scheduling. Klare Pluspunkte in Sachen Zeitersparnis und Fehlerreduktion.
• End-to-End Recruiting & Onboarding: Der gesamte Talent-Lifecycle von Talent Sourcing über Bewerbung bis hin zu Onboarding kann künftig über eine einzige Plattform gesteuert werden.
• Bessere Analysen und Workforce Planning: Recruiting-Daten fließen in die bestehenden HCM-/Business-Analytics-Werkzeuge ein – ideal für datenbasierte Personalplanung, Engpass-Erkennung und strategische HR-Entscheidungen.
• Größere Flexibilität und Skalierbarkeit: Besonders für global tätige Konzerne oder Unternehmen mit hohem Recruiting-Volumen verbessert sich die Performance deutlich.

Trotz der vielen Vorteile bringt die Umstellung neben spezifischer Risiken auch die typischen Herausforderungen größerer HR-IT-Projekte mit sich. Dazu gehören die "Klassiker":

• Migration: Daten müssen konsistent übertragen und Systeme sauber verbunden werden.
• Lizenzstruktur: Neue Preismodelle könnten Anpassungen im Budget erfordern.
• Change Management: HR-Teams müssen neue Workflows erlernen.
• Customizing: Bestehende Anpassungen sind zu prüfen und bei Bedarf zu überarbeiten.

Es bleibt bei der üblichen Empfehlung: Unternehmen, die rechtzeitig mit der Planung beginnen, können den Wechsel effizient gestalten und Risiken minimieren.

Absehbar ist, dass sich die Integration direkt auf den Arbeitsalltag von HR-Teams auswirken wird:

• Recruiter gewinnen Zeit. Automatisierte Workflows reduzieren Verwaltungsaufwand.
• HR-Leitung gewinnt Einblick. Dashboards zeigen offene Positionen, Engpässe und Prozesszeiten.
• Kandidaten profitieren. Schnelle Rückmeldungen und klare Kommunikation schaffen Vertrauen.

Ein anschauliches Beispiel: Ein Produktionsunternehmen kann mit SmartRecruiters saisonale Spitzen besser steuern. Das System filtert Bewerbungen automatisch nach Eignung, während HR-Teams sich auf Interviews konzentrieren.

Die Übernahme spiegelt einen aktuellen Trend wider: So wird Recruiting nicht mehr als isolierte HR-Disziplin gesehen, sondern als zentraler Bestandteil der Unternehmensstrategie und Personalarbeit, insbesondere mit Fokus auf Schnelligkeit, Automatisierung, Skalierbarkeit und Datenorientierung. Dazu passt, dass HR-Systeme wieder stärker zusammenwachsen – quasi die Rückkehr der integrierten All-in-one-Lösung. 

Für Anbieter von HCM- und Recruiting-Software bedeutet das zunehmenden Wettbewerbsdruck, aber auch neue Chancen: SaaS-HCM-Plattformen mit integrierten AI-Recruiting-Funktionen könnten künftig dominieren. Für Unternehmen kann das bedeuten: weniger Heterogenität, bessere Integration und höhere Effizienz – sofern sie rechtzeitig migrieren und strategisch entscheiden.

Aus Sicht der SAP hat der Walldorfer Softwarekonzern mit der Integration von SmartRecruiters seine Position gegenüber Workday und Oracle damit klar gestärkt und sich als Anbieter einer modernen, KI-basierten Recruiting-Suite etabliert.

• Großunternehmen / global aufgestellte Unternehmen: Eignen sich besonders gut für die neue Lösung, da sie oft viele Stellen gleichzeitig besetzen müssen und eine hohe Komplexität in HR-Prozessen haben. SmartRecruiters integriert in SAP SuccessFactors bietet hier Skalierbarkeit, Automatisierung und eine integrierte HR-Datenlandschaft.
• Mittelstand & KMU: Für kleinere Unternehmen kann der Umstieg lohnen – wenn sie auf Effizienz, Automatisierung und professionelles Recruiting setzen wollen. Allerdings sollten sie die Kosten und den Aufwand für Migration und Schulung sorgfältig abwägen.
• Unternehmen mit bestehenden SAP-Landschaften: Haben den Vorteil, dass die neue Plattform gut integriert werden kann. Recruiting, Onboarding, HR und Workforce-Planung lassen sich so nahtlos verbinden.

1. Bestandsaufnahme der HR-Systeme und Recruiting-Prozesse; heißt: verstehen, wie groß der Bestand an Customizing, Schnittstellen und vorhandenen Daten tatsächlich ist.
2. Evaluierung der SmartRecruiters-Funktionalitäten vs. Anforderungen, insbesondere KI-Features, Automatisierung und Volumenanforderungen.
3. Planung eines Migrationsfahrplans unter Berücksichtigung von Zeit, Ressourcen, Schulung und Change Management.
4. Stakeholder einbinden; heißt konkret: Recruiter, HR, IT, Führungskräfte und ggf. Betriebsrat frühzeitig informieren und beteiligen.
5. Monitoring und Bewertung nach Migration; wie entwickelt sich Time-to-Hire, Qualität der Bewerber, User Experience und HR-KPI?

Die Übernahme von SmartRecruiters durch SAP ist mehr als ein Software-Deal – sie steht für eine neue Ära im Corporate Recruiting. Mit einem starken Fokus auf KI, Automatisierung und Integration könnte Recruiting künftig deutlich effizienter, datengetriebener und strategischer werden.

Für viele Unternehmen, insbesondere global aufgestellte Konzerne und solche mit hohem Recruiting-Volumen, bietet sich die Chance, HR-Prozesse zu vereinfachen und zu professionalisieren. Doch der Erfolg hängt wesentlich davon ab, wie Migration, Change Management und strategische Integration umgesetzt werden.

Kurz gesagt: Wer jetzt aufmerksam plant, kann mit SmartRecruiters & SAP SuccessFactors einen echten Wettbewerbsvorteil im "War for Talents" sichern.

F: Was bedeutet die Übernahme für aktuelle SmartRecruiters-Kunden?
A: SmartRecruiters bleibt als eigenständige Lösung erhalten. Kunden können die Plattform weiter nutzen, sie bleibt interoperabel mit SAP und anderen HCM-Systemen.

F: Müssen Unternehmen sofort umsteigen, wenn sie SuccessFactors Recruiting nutzen?
A: Nein, SAP plant eine Übergangsphase. Bestehende Kunden können weiterarbeiten; der Wechsel zu SmartRecruiters ist nicht zwingend und soll ab 2026 flexibel erfolgen.

F: Ab wann startet die Migration?
A: Bis Q1/2026 will SAP Tools zur Migration bereitstellen; ab Q1/2026 ist schließlich das neue Lizenzmodell angekündigt.

F: Welche neuen Funktionen bringt SmartRecruiters in SAP SuccessFactors?
A: KI-basierte Recruiting-Funktionen, Automatisierung im Bewerbermanagement, verbesserte Candidate Experience, effizienteres Screening und bessere Analysen.

F: Gibt es Risiken oder Nachteile bei der Migration?
A: Ja. Dazu zählen Kosten (neues Lizenzmodell), Aufwand für Datenmigration und Customizing, sowie notwendiges Change Management und Schulung der Nutzer.

F: Für wen lohnt sich SmartRecruiters + SAP besonders?
A: Für große oder global organisierte Unternehmen, die viele Stellen gleichzeitig besetzen müssen, komplexe HR-Prozesse haben oder Skalierbarkeit und Automatisierung benötigen. Aber auch mittelständische Unternehmen können profitieren – vorausgesetzt, sie investieren in Planung und Change Management.

F: Kann SmartRecruiters auch mit HCM-Systemen außerhalb von SAP genutzt werden?
A: Ja. Laut SAP bleibt SmartRecruiters HCM-agnostisch und interoperabel mit anderen Systemen, nicht nur mit SAP.