Selección en prácticas: cómo atraer a jóvenes talentos

La formación profesional dual es muy importante en Alemania, donde se valora tan positivamente como los estudios universitarios. Combina la experiencia práctica en la empresa con principios teóricos en el centro de formación profesional sobre más de 330 ocupaciones reconocidas. Mientras que los jóvenes dan sus primeros pasos en la profesión, las empresas disponen de empleados junior cualificados según los estándares de sus departamentos de Recursos Humanos. Y es que, en muchas ocasiones, los trabajadores en prácticas (antes llamados aprendices) son contratados ya de manera regular una vez que termina su proceso de formación.

Encontrar los candidatos adecuados para un puesto en prácticas no es tarea fácil. Aunque con algunas diferencias regionales, en general hay más puestos que candidatos. La competencia es feroz. Según dicen las estadísticas, uno de cada tres puestos en prácticas no se ocupó en 2018. Esto se debe en parte a la evolución demográfica, es decir, cada vez hay menos jóvenes que buscan un lugar para formarse. Por otro lado, muchos jóvenes se decantan por intentar conseguir un título universitario como primera opción al iniciar sus carreras. Además, la calidad de los solicitantes varía enormemente.

En este contexto, las empresas deben plantarse el promocionar los puestos en prácticas que ofrecen. ¿Cómo pueden dirigirse a los estudiantes y despertar su interés? ¿Cómo pueden seleccionar a los candidatos más adecuados?

Para ello, es necesario conocer con detalle el grupo objetivo. Aunque no es completamente homogéneo en sí mismo, sí que difiere significativamente de otros grupos de candidatos que soliciten diferentes puestos. Así lo demuestran numerosos estudios llevados a cabo en Alemania sobre selección de personal en prácticas como el "Trainee Recruiting Trends 2020".

Estos jóvenes aspirantes pertenecen a la Generación Z, una generación que persigue valores diferentes a los de sus predecesores. Por ejemplo, el desarrollar una carrera no es necesariamente lo primero para ellos, más bien buscan un equilibrio entre su vida laboral y personal y disponer de oportunidades para un desarrollo profesional durante y después del período de prácticas. Se dice que los miembros de la Generación Z son flexibles o incluso impulsivos, por lo que es preciso mantenerlos motivados durante el proceso de selección. Obviamente, los estudiantes que solicitan un puesto en prácticas hoy en día son nativos digitales y han crecido con los smartphones, Internet y el uso de los medios de comunicación. La selección de personal también debe tener en cuenta estas habilidades digitales.

Tampoco hay que descuidar a los padres en el proceso, ya que ejercen una influencia decisiva en los jóvenes y en su decisión sobre su carrera. Dado que muchos de los candidatos no suelen ser todavía mayores de edad, los padres están obligados a participar en el proceso de solicitud al menos formalmente.

La comunicación a través de las redes sociales y las aplicaciones móviles debe tenerse en cuenta a la hora de promocionar las prácticas. Sin embargo, no se deberían abandonar los canales clásicos en el proceso de búsqueda de personal en prácticas, porque, sorprendentemente, son precisamente estos canales los que prefieren los jóvenes. Los estudios sobre las tendencias de reclutamiento han demostrado que a los posibles candidatos les gusta enviar su solicitud mediante un formulario en línea o por correo electrónico. WhatsApp o videos, por otro lado, no son tan populares, según el informe "Azubi-Recruiting Trends 2018".

Sin embargo, cuando se trata de averiguar sobre el programa de prácticas o el empleador, Instagram y YouTube son las plataformas más relevantes. La publicidad en Internet también es muy popular entre los estudiantes. Incluso los canales convencionales: ferias y eventos, medios impresos, el portal de la Agencia Federal de Empleo, incluso la publicidad en el transporte público, siguen siendo formas importantes de atraer la atención de las generaciones más jóvenes hacia tu empresa (estudio "Trainee Recruiting Trends 2020").

La forma en que se aborda a los candidatos en prácticas también difiere significativamente de la utilizada en la contratación de especialistas. Los posibles aprendices son jóvenes, a menudo menores, y por lo tanto se les llama por sus nombres de pila. Si este es el caso, es preciso mantener el tono coherentemente a lo largo de todo el proceso de solicitud, desde el centro hasta el portal de empleo y el intercambio de comunicaciones. Además, es frecuente que necesiten una orientación especial y mucha información sobre el proceso de solicitud, las implicaciones del puesto que va a ocupar en la empresa y la formación en sí. Una acción que se ha probado efectiva es mantener una sección específica para candidatos en prácticas en el portal de empleo, en la que aparezca toda la información relevante y orientada al grupo objetivo.

La contratación de personal en prácticas también difiere de la de otros grupos de solicitantes en cuanto a los criterios sobre los que las empresas hacen su selección. Nuestro grupo objetivo es joven y no puede demostrar ni experiencia laboral ni cualificaciones profesionales. Por consiguiente, el primer paso del proceso de solicitud depende de las notas, algo que no suelen consultarse en los formularios de solicitud de otros grupos. También adquieren relevancia las pruebas psicométricas y los tests para averiguar la vocación del candidato, incluso antes de la entrevista. Las entrevistas en vídeo son una buena alternativa para conocer al candidato y además consumirá menos recursos que el método convencional.

La relación con la empresa también juega un papel importante: hijos de empleados, antiguos becarios o, por ejemplo, visitas estudiantiles, pueden tener preferencia.

Dado que los alumnos suelen solicitar varias plazas de formación al mismo tiempo y a menudo reciben varias ofertas, las empresas tienen dificultades para llegar a acuerdos en firme. Por ejemplo, una encuesta realizada por la Cámara Alemana de Industria y Comercio reveló que una quinta parte de las empresas que habían firmado contratos de formación no llegaban a ocupaban los puestos. Esto indica la importancia de ganar puntos con los posibles empleados en prácticas y retenerlos desde el principio. Para ello, las empresas deben garantizar una experiencia positiva del candidato desde el inicio del proceso, aspecto que generalmente se descuida.

Otro punto a tener en cuenta es la duración del proceso de contratación, que a veces lleva meses, incluso llega al año, porque en Alemania todos los aprendices empiezan a trabajar en una fecha fija, normalmente en agosto o septiembre. Una buena organización y un alto nivel de compromiso son esenciales para asegurar que los solicitantes que han solicitado el puesto de manera anticipada no se retiren en medio del proceso.

La búsqueda de aprendices adecuados es un proceso complejo en muchas empresas. Hay empresas que ofrecen diferentes puestos en prácticas para varios departamentos y en empresas grandes el número de personal en prácticas asciende a varios cientos de personas. Al mismo tiempo, cada año se recibe un número muy elevado de solicitudes, ya que los graduados de la escuela solicitan muchos puestos de trabajo (solicitando incluso varios anuncios dentro de una misma empresa) con el objetivo de conseguir al menos un puesto de formación. Por otro lado, señalar que la contratación de personal en prácticas suele ser responsabilidad de los directivos de los departamentos que ofrecen las vacantes y no tanto de los encargados de contratación de Recursos Humanos, como sucede en otros procesos.

Para hacer frente a todos estos desafíos y desarrollar los procesos con la suficiente calidad, la mayoría de las empresas confían en un software especial de selección. Al elegir tal herramienta, la eficiencia y la claridad deben ser el foco principal, y la aplicación debe ser de uso intuitivo. Se ha de tener en cuenta que los usuarios son expertos en formación y no en informática.

Mediante la automatización y la normalización, las empresas pueden reducir considerablemente el esfuerzo manual en el proceso de contratación. Por ejemplo, pueden utilizar programas informáticos de contratación para filtrar automáticamente los solicitantes que no cumplan los criterios mínimos y rechazarlos directamente o trasladar sus datos a una carpeta para decidir caso por caso. La inteligencia artificial (IA) puede ser de gran ayuda al concertar las entrevistas. A diferencia de las tareas cualitativas como la comunicación o la realización de una preselección, estos procesos a través de la IA funcionan de manera muy fiable y los solicitantes los perciben de manera positiva.

Lo ideal sería que las empresas utilizaran un sistema vinculado al de la gestión de Recursos Humanos, que agilizara los trámites administrativos y simplificara los procesos cualitativos. SAP SuccessFactors Recruiting Suite aborda estos requisitos, ofreciendo así la base óptima para encontrar los mejores talentos, convencerlos sobre nuestra empresa y contratarlos.