Comment préparer vos employés à SAP S/4HANA ?

L'avenir s'annonce prometteur pour les clients de SAP. Depuis qu'il est devenu évident que la maintenance de la SAP Business Suite prendra fin en 2027, la question qui se pose aujourd'hui à la plupart des entreprises n'est plus de savoir si elles veulent passer au successeur SAP S/4HANA, mais de savoir quelle stratégie de migration est la mieux adaptée à ce changement. Comme le montre une étude récente de Lünendonk, il existe une volonté croissante de jeter complètement par-dessus bord les anciens systèmes monolithiques afin de pouvoir exploiter pleinement le potentiel du nouveau système ERP en temps réel grâce à une nouvelle mise en œuvre. En effet, plus on utilise la solution, plus SAP S/4HANA vous donne envie d'en savoir plus.

Par exemple, avec le support technique, la base de données en mémoire SAP HANA et le modèle de données simplifié. Ces deux éléments réunis permettent de réduire à moitié l'encombrement mémoire et d'améliorer considérablement les performances. Idéalement, le temps nécessaire à l'analyse des big data, à l'établissement de rapports et à la simulation de scénarios commerciaux se réduit à un centième ! Dans le même temps, le noyau numérique crée une source unique de vérité qui relie les systèmes, les employés, les technologies et les dispositifs finaux via une source de données unique. En outre, les processus de bout en bout préconfigurés, combinés aux opérations dans le cloud et aux technologies d'IA, offrent des possibilités totalement nouvelles en matière d'automatisation des processus robotiques (RPA), d'analyse en temps réel et de mise en œuvre rapide de modèles commerciaux digitaux et de nouveaux cas d'usages.

SAP résume tout cela et bien plus encore par un petit mot qui contient une grande promesse : Simplicité. L'interface utilisateur SAP Fiori, facile à utiliser et basée sur le web, en est également la preuve. Les entreprises peuvent également choisir d'exécuter SAP S/4HANA sur site, dans un cloud public ou privé, ou dans un environnement hybride. Cependant, même si SAP S/4HANA facilite le travail dans l'entreprise après une nouvelle mise en œuvre réussie, le chemin vers l'ère numérique est tout sauf facile.

Tout d'abord, cela s'applique bien sûr à toute mise en œuvre d'un ERP. C'est comme une opération à cœur ouvert, c'est difficile et cela demande la plus grande concentration. La nouvelle mise en œuvre de SAP S/4HANA n'est pas différente. Néanmoins, cette opération est encore plus complexe, car le potentiel du nouveau système ERP ne peut être pleinement exploité que si le système nerveux de l'entreprise, les processus commerciaux, est également recâblé.

La raison : par rapport à d'autres projets informatiques, il y a beaucoup plus de questions techniques à prendre en compte. En fonction du niveau de l'intégration, il faut déterminer méticuleusement quels processus peuvent être rapprochés de la norme et lesquels doivent être configurés à nouveau pour SAP S/4HANA. En fait, une nouvelle mise en œuvre offre la possibilité de jeter les bases d'une modernisation de l'ensemble de l'entreprise, c'est-à-dire de repenser les dépendances des systèmes et les processus opérationnels. Il peut s'avérer nécessaire de réorganiser des départements entiers et d'adapter les profils de poste des employés à la nouvelle conception du processus.

La réussite de la "double opération" susmentionnée ne dépend donc que partiellement de l'informatique. Il est au moins aussi important de disposer d'un concept de changement global qui fixe le bon cap dès le départ afin que vos employés comprennent et soient motivés pour soutenir les changements prévus.

Un point essentiel ici est de favoriser l'adoption digitale dès le début. Elle joue un rôle essentiel dans le développement d'une culture d'entreprise digitale, car elle aide vos employés à reconnaître les opportunités offertes par les nouvelles technologies et à les utiliser avec succès. En particulier dans le cadre de processus de transformation complexes, l'adoption digitale est un avantage concurrentiel décisif que de nombreuses entreprises laissent inutilisé - ce qu'elles regrettent ensuite car elles n'atteignent pas les objectifs de leur projet, comme le montre une récente enquête de l'Institut Fraunhofer. Bien qu'il n'existe pas de brevet pour le développement systématique de l'adoption digitale, plusieurs options sont disponibles dans les différentes phases de mise en œuvre. Les conseils suivants vous montrent ce qu'ils sont et comment les utiliser.

La composition de l'équipe de projet est l'une des premières et des plus importantes décisions à prendre avant la mise en œuvre de SAP S/4HANA. Lors de la constitution de votre équipe, veillez à faire appel à des employés compétents dans tous les domaines clés dans lesquels le logiciel sera utilisé. De cette manière, vous impliquerez toutes les parties prenantes importantes dès le début et éviterez les pertes par friction dues à des décisions prises dans d'autres domaines qui ne fonctionnent pas par la suite dans le travail quotidien.

Pour y parvenir, il est important que les membres de votre équipe connaissent tous les processus commerciaux pertinents dans les différents départements et disciplines et qu'ils soient capables de faire la médiation entre les exigences mutuelles de l'informatique et du domaine spécialisé, avec compétence et de solides compétences en communication. La résistance aux changements prévus ne peut pas être complètement évitée, mais vous évitez une émotionnalisation inutile en créant dès le départ un climat factuel caractérisé par la compétence professionnelle, auquel chacun peut contribuer de manière constructive.

Notre conseil d'expert : Constituez au plus vite une équipe de multiplicateurs compétents en au sein du personnel, qui sont bien informés des avantages et du potentiel de SAP S/4HANA et peuvent même inciter les sceptiques à utiliser le nouveau système.

Les projets purement descendants sont voués à l'échec car les changements ne peuvent être imposés d'en haut. Cela ne signifie pas pour autant que la direction doit se contenter de gérer le projet de mise en œuvre de manière discrète, bien au contraire : la nouvelle mise en œuvre de SAP S/4HANA a une profonde influence sur les processus de gestion et la structure organisationnelle, c'est-à-dire qu'elle interfère directement avec la culture d'entreprise existante. La direction doit donc non seulement indiquer clairement qu'elle souhaite et soutient les changements prévus, mais aussi promouvoir activement la nouvelle solution auprès des employés, dissiper les craintes non fondées et encourager la volonté de changement. Une vision clairement reconnaissable est le meilleur point de départ pour réussir l'adoption digitale.

Notre conseil d'expert : donnez à votre vision un visage reconnaissable et encouragez tous les responsables à utiliser eux-mêmes la nouvelle solution, à partager leurs expériences avec elle et à défendre activement le changement prévu dans les discussions.

En définitive, ce sont les employés qui décident du succès de la mise en œuvre. Il faut donc impliquer les futurs utilisateurs le plus tôt possible. Informez-les de la mise en œuvre à venir, des avantages du nouveau logiciel et des restrictions éventuelles dans les phases critiques du projet.

Toutefois, n'oubliez pas qu'une communication réussie n'est pas à sens unique. Sollicitez activement le retour d'information et utilisez les premières réactions pour des ajustements ou des initiatives d'information supplémentaires et des rencontres individuelles. Il est important que vous donniez progressivement aux personnes de votre organisation une image claire de ce qui change exactement et de l'impact que ces changements auront sur les processus, les flux de travail et les rôles individuels. Cela ne plaira pas à tout le monde. Par conséquent, à chaque fois que vous en avez l'occasion, expliquez pourquoi votre entreprise a décidé de passer à SAP S/4HANA, quels avantages elle en attend, l'importance de la contribution de chaque personne au succès global et comment la nouvelle solution l'aidera à être encore plus performante dans son travail quotidien.

Notre conseil d'expert : avec une boîte à idées anonyme, vous pouvez également aller au fond des préoccupations et des craintes qui ne sont pas exprimées publiquement. En combinaison avec les groupes d'utilisateurs, vous pouvez aborder ces réserves et d'autres afin de trouver des solutions ensemble.

Le manque d'acceptation du logiciel est souvent dû à une phase de test trop courte. Par conséquent, installez un système de test le plus tôt possible afin que vos employés puissent se familiariser en profondeur avec SAP S/4HANA et la nouvelle interface utilisateur SAP Fiori. Important : le système de test doit correspondre le plus possible au système réel ultérieur et, idéalement, contenir des données propres à l'entreprise.

Grâce à des tests complets dans des conditions réalistes, les points faibles ou les incohérences peuvent être identifiés et éliminés avant même la mise en service. En outre, les services peuvent déterminer si tous les processus et toutes les exigences ont été pris en compte ou si une optimisation est encore nécessaire. En outre, les tests ont également un effet positif sur l’état d’esprit : ils donnent à vos employés l’occasion de se familiariser avec le système ERP sans stress et d'explorer les possibilités sans craindre de faire des erreurs. Cela peut également réduire les réserves et libérer la motivation.

Notre conseil d'expert : faites appel à l'expérience et aux compétences spécifiques du département "Learning & Development". Par exemple, ils peuvent créer des simulations d'apprentissage pour le système de test et apporter ainsi une contribution précieuse à l'avancement du projet.

Un concept de formation bien conçu est l'une des conditions préalables les plus importantes pour le succès rapide et durable de toute nouvelle mise en œuvre. Elle permet de gagner du temps, d'éviter les frustrations et a une influence considérable sur le retour sur investissement (ROI). C'est pourquoi, dès le début du projet, établissez un plan de formation adapté aussi individuellement que possible au niveau de connaissances de vos employés et aux objectifs qu'ils sont censés atteindre dans chaque cas. Prêtez attention aux différents types d'apprenants et adaptez autant que possible le choix des formats d'apprentissage - unités en face à face, classes virtuelles, apprentissage mixte ou apprentissage en ligne. Il est important d'offrir de la variété afin d'éviter l'ennui et que chacun ait la possibilité d'apprendre en équipe, mais aussi de manière autodéterminée.

Afin de mesurer le succès de l'apprentissage, vous devez évaluer l'évolution des performances individuelles de tous les participants et enregistrer également le degré d'acceptation du nouveau système. Si les résultats ne sont pas à la hauteur des attentes, vous devez adapter les mesures de formation en conséquence. Il est également important de réserver une partie du budget de formation pour les mesures de qualification après la mise en service, afin de pouvoir rester flexible et intervenir de manière ciblée si des problèmes persistent.

Notre conseil d'expert : si possible, utilisez également des outils de collaboration et des plateformes de médias sociaux afin que les utilisateurs puissent partager leurs connaissances. Cela renforce non seulement l'esprit d'équipe, mais vous aide également à constituer une collection de connaissances.

Si possible, mettez le cap sur une promotion ciblée de l'adoption par les utilisateurs dès la phase de conception de votre projet de mise en œuvre, afin que vos employés reconnaissent les avantages des innovations prévues et utilisent le logiciel avec succès.

La meilleure façon de commencer est de constituer une équipe de base qui définit les objectifs de financement et détermine la stratégie à utiliser pour atteindre ces objectifs. Il est important d'avoir une approche méthodique dont on peut tirer une feuille de route précise avec des résultats évaluables. Pour ce faire, commencez par vous demander ce que vos employés considèrent comme un progrès ou une réussite lorsqu'ils travaillent avec le logiciel, et quels sont les besoins de qualification qu'ils envisagent pour eux-mêmes. Les réponses correspondantes sont fournies par des entretiens avec les parties prenantes, des personas dérivés de celles-ci et la création de scénarios d'application concrets, que vous pouvez ensuite hiérarchiser.

Grâce à ce matériel, vous pouvez désormais définir des critères de réussite sous forme d'indicateurs clés de performance (KPI), que vous évaluez régulièrement pendant le déroulement du projet afin d'améliorer votre stratégie à un stade précoce si nécessaire. Dès que vous avez élaboré les offres de qualification sur la base des indicateurs clés de performance, faites participer vos employés. Cependant, vous devez être bien préparé pour ce moment - avec un concept de communication qui crée la sensibilisation nécessaire à votre projet, un pilote d'essai qui couvre les scénarios d'application prioritaires, et avec une plate-forme communautaire pour les examens et les commentaires pour le développement continu de vos offres de qualification.

Notre conseil d'expert : utilisez un User Adoption Canvas pour définir vos indicateurs de performance et vos valeurs commerciales. Les différents champs fournissent une aide précieuse pour répondre aux questions les plus importantes pour votre projet, par exemple : Qui utilisera le logiciel et avec quel intérêt (rôle, équipe, etc.) ? Comment le logiciel doit-il être utilisé dans le contexte de l'application et avec quel succès ? Quelles parties prenantes sont particulièrement affectées - positivement ou négativement ? Quelle valeur commerciale peut être obtenue avec le logiciel ? Quelles mesures de support sont nécessaires pour y parvenir ?

Le cerveau humain ne fonctionnant pas comme un disque dur, il faut partir du principe qu'une grande partie du contenu de la formation a déjà été oubliée au moment où ces connaissances sont nécessaires sur le lieu de travail. Cette "amnésie" de l'apprentissage entraîne des baisses de performance dans tous les secteurs de l'entreprise après pratiquement chaque mise en service et compromet l'un des objectifs les plus importants à atteindre avec une nouvelle mise en œuvre de SAP S/4HANA : une meilleure qualité des données.

Ce problème peut être évité de manière fiable en utilisant une plateforme d'adoption solution (DAS) : Si vos employés se retrouvent bloqués à un moment donné alors qu'ils travaillent avec SAP S/4HANA ou une application en cloud pertinente pour le processus, la solution d'adoption digitale leur fournit exactement les bonnes informations en un clic pour qu'ils puissent continuer, en fonction de la tâche spécifique dans le processus de bout en bout et du rôle individuel. Le sentiment d'accomplissement rapide et continu augmente la satisfaction des employés. En même temps, ils gagnent en sécurité de processus car ils peuvent trouver du support pour des décisions importantes sans une longue recherche ou recevoir des connaissances de base sur les directives, la documentation et les processus.

Notre conseil d'expert : utilisez la fonction d'analyse du tableau de bord de la solution d'adoption digitale pour identifier les zones problématiques, affiner le contenu existant et ajouter le contenu d'apprentissage manquant.

Nos conseils peuvent être complétés presque à volonté, car l'adoption digitale est un processus dynamique qui va au-delà du changement purement technique. En fin de compte, il s'agit de développer un état d'esprit digital dans toute l'entreprise qui, sur la base d'expériences positives dans le contexte du travail, voit le changement non pas comme une perturbation mais comme une opportunité. Et c'est précisément de cela qu'il s'agit, car SAP S/4HANA exige non seulement une application efficace, mais aussi une grande volonté de changement pour que le potentiel existant puisse réellement être utilisé. L'adoption digitale devient donc un facteur de compétitivité de plus en plus important et ne doit donc pas être laissé au hasard.