"Inspecter et adapter" - des méthodes agiles pour chaque équipe

Du développement de logiciels au monde entier - le travail en équipes agiles s'est imposé dans de nombreux domaines ces dernières années. Les équipes marketing, les pionniers de l'éducation et les développeurs de produits des industries les plus diverses orientent leur coopération vers des cadres tels que Scrum ou Kanban. Toujours dans le but de créer la plus grande valeur possible pour le client.

L'un des facteurs clés de succès est la communication. Nous avons mis au point des méthodes qui peuvent également être utilisées par des équipes non agiles pour apporter une valeur ajoutée - en particulier lorsque la collaboration virtuelle est la clé du travail quotidien:

• les modalités de travail
• Le stand up quotidien
• Timeboxing
• La technique de Pomodoro
• Processus d'amélioration continue (KVP)

Afin de rendre le travail d'équipe à la fois valorisant et appréciable, il est important de connaître les besoins de chaque membre de l'équipe et de décider comment la journée de travail commune doit être structurée. Les routines sur lesquelles l'équipe s'est mise d'accord sont consignées dans les accords de travail. Par exemple:

• "Pour les réunions en ligne, nous allumons la caméra."
  > Cela permet également de communiquer par des gestes et des expressions faciales.
• "Nous nous rendons à chaque réunion bien préparés et à l'heure."
  > Cela inclut de tester si la technologie utilisée fonctionne.
• "Nous tenons à jour le statut dans notre outil de collaboration (Microsoft Teams)".
  > Pour que les collègues sachent quand nous sommes disponibles en dehors des heures de réunion fixées.
• "Nous nous concentrons sur le contenu de la réunion et ne travaillons pas sur d'autres tâches en parallèle".
  > Pour les conversations privées, des pauses-café virtuelles sont disponibles, au cours desquelles les équipes travaillant à distance peuvent échanger des informations de manière informelle.
• "À intervalles réguliers, nous réfléchissons à notre coopération et décidons ensemble des ajustements à apporter".
  > Les rétrospectives soutiennent le processus d'amélioration continue.

Une courte réunion quotidienne permet de rendre transparent l'état d'avancement des travaux de chaque membre de l'équipe. Le Daily Stand-up (ou Daily Scrum ou simplement Daily) a lieu à la même heure chaque jour et ne doit pas durer plus de 15 minutes. Une structure uniforme des discours permet de ne pas dépasser le temps imparti. Chaque membre de l'équipe répond brièvement à trois questions:

1. Qu'est-ce que j'ai fait hier?
2. Qu'est-ce que je fais aujourd'hui?
3. Sur quoi ai-je besoin d'aide?

Les discussions approfondies devraient être retirées du Quotidien.

Une méthode simple pour rendre les réunions efficaces est la gestion du temps. Déterminez à l'avance le temps que vous souhaitez consacrer aux différents sujets et rendez le calendrier transparent pour tous. Si la discussion est toujours nécessaire après ce délai, l'équipe décide de poursuivre la discussion ou de passer au sujet suivant. Un signal sonore ou visuel à la fin de chaque bloc aide l'équipe à respecter les horaires prévus. D'ailleurs, chacun peut trouver l'outil approprié dans son bureau à domicile: il suffit d'utiliser le réveil de la cuisine.

En parlant de réveil de cuisine: ce petit appareil est également idéal pour soutenir votre propre productivité. Avec la technologie Pomodoro, vous apportez une structure à vos propres tâches:

1. Formuler vos tâches concrètes par écrit.
2. Réglez le réveil sur 25 minutes.
3. Travailler sur une tâche de manière ciblée jusqu'à ce que le réveil sonne.
4. Prenez une pause de cinq minutes.
5. Commencez le prochain tour.

Comme l'auto-organisation exige également une prise en charge personnelle, veillez à faire une pause plus longue après quatre tours au plus tard.

La rétrospective est au cœur du processus d'amélioration continue (PAC) des équipes agiles. Dans ce cadre, l'équipe passe régulièrement en revue ses méthodes de travail antérieures afin de les optimiser à l'avenir et d'améliorer la coopération. Pour les équipes de la Mêlée, la rétrospective est la fin de chaque sprint et donne en même temps à l'équipe une orientation pour le cycle suivant. Si vous n'avez pas de Scrum Master, de Coach Agile ou de Formateur dans votre équipe pour modérer la Rétrospective, vous pouvez soutenir la réflexion commune avec les questions suivantes, par exemple:

• Qu'est-ce qui s'est bien passé?
• Où voyons-nous des possibilités d'amélioration?
• Que voulons-nous faire différemment à l'avenir?

La documentation peut rester simple. Il suffit de rendre les décisions communes transparentes pour tout le monde.

L'agilité est, entre autres, synonyme de travail axé sur les besoins et de réaction souple au changement. Par conséquent: essayez différentes méthodes et mettez-les en œuvre en fonction des besoins individuels de votre équipe. Inspectez et adaptez!