Gestion réussie du changement pour les projets de mise en œuvre SAP S/4HANA
Henk Arts
Tous les avantages qu'apporte SAP S/4HANA sont orientés vers un degré de standardisation nettement plus élevé et ne permettent pas le niveau de personnalisation auquel les utilisateurs de SAP R/3 sont habitués. Cela signifie que les utilisateurs doivent s'adapter à l'application, ce qui peut poser des problèmes lorsqu'on vise un niveau élevé d'adoption par les utilisateurs. Si les entreprises veulent récolter les avantages résultant de SAP S/4HANA, elles devront prendre au sérieux la gestion du changement lors des cinq moments du besoin (un concept développé par l'évangéliste de l'apprentissage Bob Mosher). Les cinq moments du besoin sont :
- Apprendre pour la première fois. Les employés devront apprendre de nouveaux processus et s'adapter à la nouvelle interface utilisateur SAP S/4HANA et aux raisons du changement.
- Élargir la base de connaissances. Les employés doivent saisir pleinement les nouvelles méthodes de travail et les résultats souhaités, comprendre les principes des processus remaniés et apprendre à utiliser les capacités d'analyse.
- Se souvenir et appliquer les concepts appris. Une fois la solution mise en œuvre, il faut aller au-delà des simples cas de base. Les employés doivent avoir accès à des documents qui les aident dans leur contexte de travail réel, qui est défini par leur rôle et l'application, le processus et la tâche en cours.
- Lorsque les choses ne se passent pas comme prévu. Dans l'environnement de travail actuel, l'exception est la règle. Vous voulez que votre équipe réagisse rapidement et de manière appropriée sans que vos collègues ne perdent leur temps en réunions ou en appels. C'est pourquoi le libre-service des employés pour l'accès au contenu est impératif, et pourquoi encore plus de contenu devrait être créé et géré par des experts en la matière en interne.
- Quand le changement se produit. L'agilité est l'un des grands atouts de SAP S/4HANA. Les améliorations peuvent être mises en œuvre et déployées de manière beaucoup plus dynamique et le temps nécessaire pour transformer les besoins identifiés (données) en modifications de processus et de ressources peut être considérablement réduit. C'est un autre domaine où la demande de création de contenu efficace par les experts entre en jeu, en combinaison avec les notifications "push" et la disponibilité en temps réel de nouveaux contenus.
Beaucoup de nos clients qui utilisent notre plate-forme tt performance suite ont une approche établie de la gestion du changement. Tout ce qu'ils ont à faire est d'appliquer cette approche à leurs initiatives SAP S/4HANA. Mais que faites-vous si vous n'avez pas encore établi ce type d'approche ? C'est le cas chez Corbion, un leader mondial dans la production d'acide lactique pour l'industrie alimentaire. Corbion est présent dans de nombreux pays d'Asie, d'Europe et d'Amérique latine et a l'intention de mettre en place des systèmes de paiement à la source, de la demande à l'offre, de la commande à l'encaissement, de la maintenance à la liquidation et du financement à la gestion dans le cadre de son projet SAP S/4HANA. Le projet a été baptisé CUBE, ce qui signifie "Corbion United By ERP". Le volet "gestion du changement" du projet global de mise en œuvre a suivi une approche très systématique - ou "industrialisée" -.
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Corbion a mené un processus de sélection afin de trouver la meilleure technologie d'adoption par les utilisateurs, et a sélectionné tt performance suite pour la réation de contenu, la conservation et la distribution contextuelle.
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Les experts de Corbion ainsi que les consultants de tts ont effectué une analyse des besoins en formation dans le cadre d'un processus encadré par des consultants. Processus par processus, le contenu requis a été défini en fonction du contexte (par exemple, rôle de l'employé, processus, produit final) et des formats d'apprentissage et de soutien nécessaires (liste d'étapes, documentation, simulation, apprentissage en ligne, autres matériels).
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Ce contenu a été transféré sur le workbench de tt performance suite avec des informations sur le contexte, le contenu et quand et par qui le contenu devrait être créé.
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Des modèles standard ont été développés pour une conception de contenu standardisée de Corbion et un manuel de conception de contenu a également été produit.
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Le matériel a été créé et localisé en fonction des priorités de mise en service et du processus de finalisation dans SAP. Corbion a décidé d'externaliser la création de contenu, les experts apportant leur contribution et révisant le contenu.
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La première vague de lancement a commencé en Asie le 1er octobre 2019.
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La maintenance du contenu a été décidée par la gouvernance du projet, l'intention étant que les experts de Corbion gèrent le travail de maintenance pour assurer un alignement permanent entre les processus d'entreprise et le contenu d'apprentissage et de soutien disponible.
Bien que le déploiement soit encore en cours, ce processus industrialisé de création et de distribution de contenu deviendra la nouvelle référence dans le cadre des initiatives de gestion du changement de Corbion. Des travaux sont déjà en cours pour explorer d'autres projets de logiciels.
