Transformation vers SAP S/4HANA : aller chercher les collaborateurs et les enthousiasmer avec une formation ciblée

La transition vers l’ERP intelligent ne peut se faire sans heurts que si vos utilisateurs finaux sont formés et en mesure de travailler de manière fluide et efficace dans le système réel. C'est la seule façon d'exploiter pleinement le potentiel d'une transformation SAP S/4HANA.  

Mais comment un tel programme d'habilitation peut-il réussir dans le cadre d'une transformation SAP S/4HANA de grande envergure nécessitant la formation de milliers d'utilisateurs finaux ? 

L'équipe d'EY Software Enablement et tts ont trouvé un moyen de répondre à ce besoin élevé de formation grâce à une vaste expérience, une technologie adaptée et une grande expertise en matière d'apprentissage.   

Les experts d'EY et de tts présentent ci-dessous leurs conclusions sur la gestion des transformations SAP S/4HANA, en mettant l'accent sur les principaux défis du point de vue de la formation et sur les meilleures pratiques en matière de concept d'autonomisation. 

Pour la plupart des entreprises, la transition vers SAP S/4HANA est synonyme d'une plus grande agilité et d'une compétitivité accrue. Mais l'introduction de la nouvelle plateforme entraîne surtout de profonds changements pour les collaborateurs : ils doivent apprendre de nouvelles méthodes de travail comme l'utilisation des applications SAP Fiori, l'analyse intégrée ou l'IA. De plus, ils doivent relever le défi de s'orienter dans un environnement de travail dynamique avec des processus automatisés de bout en bout et des tâches basées sur les rôles. Une condition essentielle pour une transition réussie dans SAP S/4HANA est donc un concept de formation qui crée la confiance dans le nouvel environnement et montre aux collaborateurs comment ils peuvent utiliser les possibilités de SAP S/4HANA de manière optimale. Il s'agit ici de prendre en compte dès le départ le cycle de vie complet de l'application : avant la mise en service, pendant la mise en service et bien sûr l'exploitation courante après la mise en service. 

L'un des plus grands défis consiste à élaborer un concept de formation qui reflète les besoins réels de formation par rôles et responsabilités et qui montre dans quels domaines les utilisateurs finaux doivent s'attendre à des processus de travail nouveaux ou modifiés. Il arrive trop souvent que les collaborateurs soient presque submergés par une multitude d'offres de formation sur de nouveaux contenus qui, en fin de compte, sont peu pertinents pour eux et leurs tâches quotidiennes. Lorsque les formations logicielles et les modules e-learning s'accumulent et que la formation continue devient une tâche titanesque pour les personnes concernées, les collaborateurs s'opposent à la transformation et leur volonté d'apprendre à gérer des processus de travail modifiés, de nouvelles tâches ou de nouveaux rôles s'amenuise. 

Le moment de la formation représente un autre défi. Dans le cadre des transformations SAP S/4HANA en particulier, la question se pose régulièrement de savoir quand des formations peuvent être proposées aux collaborateurs, mais aussi quand les collaborateurs souhaitent y avoir recours.  

Cela concerne d'une part les ressources disponibles : quand les contenus de formation définis, les processus de bout en bout finalisés et testés sont-ils disponibles ? Quand une application est-elle accessible ? Quand les experts métiers ou les utilisateurs clés ont-ils le temps de développer les formations ? 

D'autre part, il s'agit de la demande de formation : En fait, les offres de formation sont surtout sollicitées lorsqu'un lien direct entre la théorie et la pratique quotidienne est évident pour les collaborateurs. L'attention des apprenants est maximale lorsqu'ils reconnaissent eux-mêmes le besoin de formation continue. Cette motivation devrait absolument être servie dans le cadre de formations sur les processus et les technologies - comme dans le cas d'une transformation SAP S/4HANA.  

Comme nous l'avons observé dans la pratique, l'un des grands défis pour les collaborateurs consiste à traiter les processus de manière ciblée dans toutes les applications. C'est important, car pour les processus qui sont représentés dans SAP S/4HANA, les sauts dans d'autres applications sont la norme. 

Dans le cas des transformations SAP S/4HANA, où le changement se produit au niveau des processus et dont le besoin de formation doit ensuite être déduit, il est recommandé d'examiner également le besoin de formation en parallèle et en complément de l'analyse du besoin de changement. Ainsi, pour chaque processus de bout en bout, le degré de changement et le besoin de formation peuvent être déterminés suffisamment tôt - au mieux par rôle professionnel et avec une préférence pour les formats de formation. Cela permet non seulement d'économiser du temps, mais aussi des ressources, et il n'est pas nécessaire de faire appel à des experts processus. Sur la base des résultats de l'analyse, une offre de formation adaptée au système et un package de changement et de communication ciblé peuvent être élaborés. Avec un tel plan de changement et de formation, les éléments thématiques et les plans de formation détaillés peuvent être soigneusement préparés : 

• Introduction de SAP S/4HANA 
• Avantages de SAP S/4HANA pour l'entreprise et le travail quotidien dans le système 
• Aperçu des fonctionnalités et des fonctionnalités spécifiques de SAP S/4HANA 
• SAP S/4HANA comme "ERP intelligent" en combinaison avec d'autres solutions cloud 

"Chaque organisation, culture de travail et d'apprentissage est différente, il n'y a pas de recette miracle. Nous recommandons un mix de communication et de formation", explique Josephine zu Stolberg. 

Qu'il s'agisse d'une formation en direct, d'une session Q&A ou d'une session "hop-in", un échange interactif avec des experts processus vaut son pesant d'or pour une compréhension rapide et approfondie des nouveaux processus et procédures du système.  

En outre, l'implication des utilisateurs clés en tant que formateurs et multiplicateurs de changement est utile et peut favoriser une animation SAP S/4HANA durable et l'autonomisation des collaborateurs pendant la transformation.  

La formation des collaborateurs devrait toutefois se concentrer sur l'utilisation de l'application cible. Au plus tard lors de la mise en service, les utilisateurs finaux devraient avoir la possibilité d'appliquer les nouveaux processus et de bénéficier d'une aide contextuelle à l'aide d'une DAP (Digital Adoption Platform), par exemple des instructions pas à pas, des aides sur champs, de la documentation, des modules e-learning, des liens vers des informations complémentaires.  

"La réponse courte est : oui !", dit Sandro Franke, Business Development & Professional Services chez tts.  "Avec la plateforme d'adoption digitale tts performance suite, vous concentrez l'ensemble des connaissances internes à l'entreprise en un seul endroit. En même temps, vous l'apportez directement sur le poste de travail numérique - adapté avec précision au contexte de travail et au rôle. Vous donnez ainsi à vos collaborateurs le soutien dont ils ont besoin dans l'utilisation de SAP S/4HANA". 

Les contenus peuvent être attribuées à des tâches concrètes qui se présentent dans le travail quotidien dans SAP S/4HANA. La plateforme d’adoption digitale fournit des connaissances pertinentes sur les processus, les procédures et les règles et procédures, mais d'autres sources d'information peuvent également être intégrées. De cette manière, la tts performance suite devient le point d'entrée central pour toutes les questions, votre source unique de vérité. 

L'utilisation d'un DAP dans le cadre de votre projet de transformation SAP S/4HANA offre une multitude d'avantages concurrentiels à votre organisation :  

• Réduction des erreurs de saisie et donc l’amélioration de la qualité des données 
• Création d'une base pour des décisions d'entreprise basées sur des données 
• Meilleur contrôle des actifs, des flux de trésorerie et de la comptabilité 
• Optimisation de l'approvisionnement, de la production, des stocks et du traitement des commandes 
• Amélioration de la qualité du service 
• Décharge du helpdesk 
• Découverte des besoins en connaissances dans l'entreprise grâce à l'analytique intégrée 
• Permettre aux collaborateurs de travailler à tout moment de manière performante dans des scénarios de travail fixes et mobiles, quelle que soit l'application. 

Certes, une transformation SAP S/4HANA est un défi pour toute organisation et implique d'immenses efforts en termes de coûts, de temps et de ressources, mais elle recèle également de nombreuses opportunités, notamment dans le cadre de l'autonomisation logicielle. La possibilité de former les collaborateurs pendant qu'ils travaillent directement dans l'application peut révéler un nouveau potentiel de formation et marquer durablement votre culture d'apprentissage et d'entreprise. EY et tts sont conscients de l'importance de la transformation, ils connaissent aussi bien les défis que les opportunités d'une transition et savent comment soutenir au mieux votre entreprise dans cette démarche. N'hésitez pas à nous contacter et profitez d'un partenariat solide pour que vos collaborateurs bénéficient eux aussi de mesures de formation SAP S/4HANA adaptées à leurs besoins.