Huit conseils sur la façon dont l'onboarding peut être effectué à distance

"Le début du travail est passionnant", dit Florian. "Avant mon premier jour de travail, j'étais naturellement curieux : à quoi puis-je m'attendre ? Comment se déroulent les processus internes ? Qui sont mes collègues et sur quoi travaillent-ils actuellement".

Florian a été l'un de nos premiers "novices" qui a commencé avec nous au début de la pandémie de Corona. Bien sûr, nous ne pourrions pas effectuer nos processus d’onboarding comme d'habitude sans contact direct. Cela signifie : pas d'introduction officielle dans la salle de réunion, pas de bavardage à la machine à café, pas de regard par-dessus l'épaule de nos nouveaux collègues et pas de déjeuner ensemble pour faire connaissance. Néanmoins, Florian Fix se sent désormais partie intégrante de l'équipe.

Comment cela a-t-il fonctionné ?

1. Si vous n'en avez pas encore : Développer un processus d’onboarding

Qui a quelle tâche ? Que faut-il faire exactement et quand un nouveau membre de l'équipe doit-il commencer ? Qui a besoin de quelles informations ? Ce qui semble simple n'est en aucun cas évident. Lorsque les nouveaux employés commencent à distance, ils sont facilement oubliés - d'autant plus qu'il est important de définir un processus.

2. Laissez les membres expérimentés de l'équipe prendre contact avec les nouveaux venus le plus tôt possible

Ceux qui sont attendus avec impatience se sentent les bienvenus : Au mieux, les membres de l'équipe contactent les nouveaux employés avant qu'ils ne commencent à travailler via XING, LinkedIn ou d'autres réseaux sociaux. Un court "Good to see you" augmente l'anticipation du nouveau travail et de la nouvelle équipe.

3. Assigner un membre expérimenté de l'équipe à chaque nouvel arrivant

Le contact personnel est important. Si ce n'est pas possible en direct et sur place, alors en ligne. C'est pourquoi vous devez fournir à chacun de vos nouveaux arrivants - quelle que soit son expérience - un membre de l'équipe qui entre en contact avec le débutant sur une base quotidienne.

4. Élaborer un plan d'intégration

Ceux qui savent exactement ce qui les attend se sentent en sécurité - et cela est particulièrement important dans la phase de familiarisation. Établissez des plans détaillés et des listes de choses à faire pour vos nouveaux arrivants afin qu'ils sachent toujours quelles sont les tâches qui les attendent au cours des premiers jours ou des premières semaines. Surtout au début, les nouveaux membres de l'équipe sont heureux de recevoir des informations complémentaires ou des cours en ligne qui les mettent à jour.

5. Proposer des cours de formation en ligne

Plus vite vos débutants connaîtront les processus et les détails techniques de votre entreprise, mieux ce sera. Investissez donc un peu de temps à l'avance et développez des cours de formation en ligne où les membres de votre nouvelle équipe (et ceux qui sont expérimentés) apprennent tout sur les processus, les clients et les défis de votre entreprise.

6. Organiser des réunions virtuelles régulières

Au cours des premières semaines, il est recommandé d'organiser régulièrement des réunions virtuelles - un échange quotidien de cinq minutes en début de journée, des tournées de rétroaction hebdomadaires et des réunions où les nouveaux arrivants peuvent faire connaissance avec l'équipe.

7. Pause café en ligne ou séances après le travail

Qu'il s'agisse d'un café ou d'une partie de baby-foot en soirée : les échanges personnels ont généralement lieu loin du bureau. Dans les bureaux à domicile, ce n'est pas si facile, mais c'est toujours possible. Organisez un quiz en ligne dans un pub ou prévoyez des pauses café de cinq minutes pendant les heures de travail. De cette façon, votre équipe se rassemble plus rapidement et le débutant ne se sentira pas seul. Les réunions quotidiennes de cinq minutes avant le début du travail ont aidé nos nouveaux collègues à s'intégrer dans l'équipe.

8. Installation d'outils pour l'embarquement

Sauf pour la pause café : Pour la plupart des cas ci-dessus, un outil d'onboarding peut apporter un réel soulagement. Les processus standards couvrent déjà les fonctions les plus importantes dont vous avez besoin pour un onboarding réussi, assisté par le système. Votre équipe, vos managers et le personnel des RH ont une vue d'ensemble de leurs tâches d'intégration et en reçoivent un rappel automatique.

Les nouveaux membres de l'équipe reçoivent à l'avance toutes les informations nécessaires sur leurs premiers jours de travail et savent à quoi ressemblera leur formation. Vous pouvez également créer des sessions de formation avec le LMS, afin que vos nouveaux collaborateurs puissent apprendre tout ce qui est important sur votre entreprise dès le début.

Que vous disposiez d'un logiciel solide ou non, un processus d'intégration structuré aide vos nouveaux arrivants à se lancer dans l'activité et à se mettre rapidement au travail. Et il aide vos employés expérimentés à former les débutants - ils ont plus de temps pour leurs tâches principales. Si vous pouvez toujours improviser au bureau si l'un ou l'autre processus n'est pas correct, la tâche est beaucoup plus difficile lorsque toute l'équipe se trouve au bureau à domicile. Sans contact personnel, il est difficile de le faire. Il est donc d'autant plus important de disposer d'un plan précis pour garantir la réussite de la formation.

En fin de compte, de nombreux détails déterminent le succès ou l'échec. Selon les termes de Daniel, le nouveau venu dans notre deuxième bureau à domicile : "Les facteurs les plus importants pour mon processus d'intégration ont été : un flux constant d'informations, un échange régulier via des appels vidéo, des tâches intéressantes et des collègues incroyablement chers qui étaient également là à distance et qui avaient toujours une oreille ouverte pour répondre aux questions".