Lieu de travail numérique - ce que vous devez savoir

Vous travaillez encore, ou vous êtes déjà productif ? Certes, l'idée de ce slogan n'est pas de nous. Mais la question touche au cœur du problème. Après tout, selon le cabinet d'études Gartner, les employés passent 61 % de leur temps à gérer leur travail et seulement 39 % à agir de manière ciblée et efficace.

À quoi ressemble la routine de travail quotidienne de la plupart des employés ? Tout le monde ne passe-t-il pas beaucoup trop de temps, du moins dans sa perception, à chercher des documents ou des informations ? Cela n'est généralement pas dû à un manque d'organisation, mais plutôt à l'architecture complexe du paysage logiciel avec lequel nous travaillons, puisque nous devons composer avec diverses solutions autonomes telles que les intranets, la gestion de contenu d'entreprise et divers outils de collaboration, et rassembler laborieusement des informations provenant de toutes ces sources. Selon une étude, cette recherche prend près de deux heures par jour. Une numérisation insuffisante nuit à la motivation et à l'engagement des employés. Et nous ne parlons pas ici de cas individuels. Presque tous les employés sont confrontés à des applications isolées. Les inévitables interfaces entre les applications paralysent les flux de travail et les processus et ont un effet néfaste sur la productivité des individus.

La crise de la Corona a exacerbé ce problème. Car avec la délocalisation du lieu de travail vers le home office, les interfaces de nombreuses entreprises se sont ouvertes en fractures, parfois même en failles, par exemple lorsque les employés du home office ne peuvent plus accéder à tous les documents et informations dont ils ont besoin pour leur travail. Ou lorsque la collaboration virtuelle avec les collègues, les partenaires et les clients s'interrompt en raison des conditions cadres technologiques. Il est alors urgent de clarifier : De quel matériel et de quel logiciel ai-je besoin pour être pleinement opérationnel ?

L'heure est au lieu de travail numérique. Ce terme est sur toutes les lèvres dans le monde de l'informatique en ce moment, et nous pensons inévitablement aux technologies modernes telles que l'intelligence artificielle, les chatbots, les appareils mobiles, la réalité virtuelle et les solutions cloud. Le lieu de travail numérique façonne le monde du travail d'aujourd'hui et représente, d'une certaine manière, une nouvelle façon de travailler qui tient compte de nombreux facteurs différents, notamment l'espace, l'environnement, les technologies et les outils.

Ce terme a été inventé par les spécialistes de l'informatique Charles Grantham et Larry Nichols en 1993 dans leur livre "The Digital Workplace : Designing Groupware Platforms". Si vous recherchez ce terme sur Internet, vous ne trouverez pas de définition uniforme. Certains décrivent le lieu de travail numérique comme une solution logicielle, une plateforme de travail numérique centrale qui fournit aux utilisateurs toutes les informations, les programmes et les fonctions dont ils ont besoin pour faire leur travail. D'autres le considèrent comme la prochaine étape de l'évolution du lieu de travail, où le mot "lieu" peut être mal compris, car le lieu de travail numérique ne prévoit plus de lieu de travail fixe. Le lieu de travail numérique est situé là où les gens sont productifs - cela peut être au bureau, au bureau à domicile ou n'importe où dans le monde, à condition que ce "lieu" dispose d'une connexion Internet.

Le lieu de travail numérique se caractérise par un certain dynamisme. Gartner le définit même comme une caractéristique essentielle et décrit le lieu de travail numérique comme "le résultat d'un effort continu pour créer un environnement informatique convivial [...] qui accroît l'engagement des employés ainsi que l'agilité", un état idéal vers lequel il faut tendre.

La question d'une définition généralement valable ne peut donc pas recevoir de réponse uniforme. Si nous examinons les différentes approches, une idée centrale se dégage : chaque définition de l'espace de travail numérique poursuit un objectif avec ses approches : fournir aux utilisateurs un environnement de travail efficace - qu'il soit stratégique, conceptuel ou technologique - afin qu'ils puissent accomplir leurs tâches rapidement et facilement.

Par conséquent, le lieu de travail numérique doit être considéré de manière holistique - comme un concept nouveau et moderne du travail, du lieu de travail et de l'environnement de travail.

Il existe désormais un large consensus parmi les experts en faveur d'une telle approche holistique. Mais à quoi cela ressemble-t-il dans la pratique opérationnelle ? Face à l'importance croissante du home office, les entreprises sont contraintes d'agir. Ils doivent fournir à leurs employés du matériel et des logiciels ainsi qu'une connexion sécurisée à l'entreprise. Toutefois, si l'on se précipite, comme ce fut le cas au début de la pandémie en 2020, on risque d'agir dans la précipitation et de mettre en place des solutions numériques qui vont à l'encontre du concept de Digital Workplace. Une solution de collaboration est rapidement ajoutée ici ou un nouvel outil est ancré là. Le résultat est un patchwork numérique avec lequel il est possible de travailler, mais seulement au détriment de la productivité, sans parler des risques de sécurité qui en découlent, mot-clé shadow IT ou sécurité informatique.

Ce n'est pas le cas avec le lieu de travail numérique. Il n'y a pas moyen de contourner ce concept, surtout en période de transformation numérique. Le lieu de travail numérique met un terme aux vols de temps et garantit ainsi une meilleure productivité. Les avantages.

• Elle rend les processus, le service à la clientèle et la collaboration plus efficaces.
• Il favorise l'innovation, accélère le lancement sur le marché de nouveaux produits et services et simplifie l'intégration des employés.
• Il améliore l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et suscite la motivation et l'engagement des employés.
• Il réduit les risques de sécurité.

Les points suivants montrent comment l'investissement dans la numérisation et la collaboration virtuelle a un effet positif et rend ainsi mesurable le bénéfice obtenu :

Prenons l'exemple de la collaboration

En moyenne, les employés participent à 62 réunions par mois, soit 30 heures par semaine, dont 30 à 50 % sont considérées comme du temps perdu par les participants, selon une étude. Le lieu de travail numérique permet d'éliminer les réunions improductives, par exemple en supprimant les réunions d'étape au cours desquelles seules les listes de tâches sont vérifiées - une économie d'environ 9 000 dollars par employé et par an. Un montant similaire est économisé lorsque le lieu de travail numérique élimine la gestion fastidieuse du courrier électronique.

Prenons l'exemple de l'intégration

Plus les nouveaux employés arrivent rapidement sur le lieu de travail, plus l'entreprise profite rapidement de cette main-d'œuvre et moins il est probable que le nouvel employé quitte l'entreprise rapidement. Des recherches menées parGlassdoor, l'opérateur d'un site web où les employés anciens et actuels peuvent évaluer leur entreprise, ont montré que les entreprises ayant recours à l'intégration numérique ont plus de 80 % de chances de conserver leurs employés à long terme que les entreprises ayant recours à un processus d'embauche traditionnel.

Prenez l'engagement des employés, par exemple

Selon l'institut de sondage américain Gallup, les employés motivés ont une meilleure relation avec leurs clients, sont plus productifs et agissent globalement 21 % plus efficacement que les employés moins motivés. Inversement, cela signifie : Avantage Digital Workplace ! Car l'engagement des employés augmente dans la même mesure que la qualité de l'équipement technologique et informatique du lieu de travail. De nombreuses entreprises accordent encore trop peu d'attention à cette connexion, même si près de la moitié des employés souhaiteraient disposer de meilleures applications et options numériques.

Il est manifestement intéressant pour une organisation de développer et de mettre en œuvre une stratégie relative au lieu de travail numérique, à condition qu'elle tienne compte de facteurs tels que l'holisme et le dynamisme, et que le lieu de travail numérique puisse toujours être adapté à l'évolution de l'environnement de travail des personnes concernées, si nécessaire. Chaque lieu de travail numérique doit être conçu de manière individuelle. Il n'est pas question d'adopter une approche "taille unique", mais plutôt une approche globale.

D'une part, les employés doivent être considérés : Comment faut-il concevoir le lieu de travail numérique pour que l'employé puisse faire son travail de la meilleure façon possible ? Quelles applications informatiques sont nécessaires pour faciliter son travail quotidien ? Car avec le meilleur soutien possible, les employés sont plus engagés, plus flexibles et plus productifs. Cela peut à son tour avoir un effet positif sur la satisfaction des clients et des consommateurs et favoriser la réussite globale de l'entreprise.

Mais le bon choix des outils, des technologies et des applications joue également un rôle important. Les questions centrales sont ici : Les employés utilisent-ils des appareils mobiles ou plutôt des ordinateurs de bureau ? Comment se déroule l'échange d'informations et où peut-on les trouver ? En répondant à ces questions, il convient d'inclure les points précédents sur les besoins des utilisateurs.

Ce n'est que lorsque les employés interagissent harmonieusement avec les outils, les technologies, les applications et les appareils mobiles mis à leur disposition dans leur lieu de travail numérique et reçoivent le soutien dont ils ont besoin que l'on peut parler d'une expérience réussie pour les employés. Les employés s'identifieront alors également aux valeurs, au message et à l'orientation générale de l'entreprise. C'est la base d'une culture d'entreprise positive - et le modèle idéal d'un lieu de travail numérique.

Pour atteindre cet objectif, il convient d'abord de déterminer la situation initiale de l'entreprise à l'aide des questions suivantes :

• Qui sont nos employés, et de quels équipements et applications ont-ils besoin pour faire leur travail de la meilleure façon possible ?
• Comment est conçue notre infrastructure informatique et quelles technologies et applications utilisons-nous déjà ?
• Où se situent les écarts à combler entre les besoins des employés et les applications disponibles ?
• Dans quelle mesure chaque employé est-il en mesure d'accéder aux informations et aux outils dont il a besoin, quel que soit son appareil ou son lieu de travail ?
• Dans quelle mesure nos employés connaissent-ils le message, les valeurs et l'orientation générale de l'entreprise, et dans quelle mesure savent-ils comment ils peuvent contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise ?
• Dans quelle mesure nos systèmes sont-ils intégrés et s'emboîtent-ils de manière efficace et efficiente ?
• Quel est l'environnement numérique de travail et quelles sont les solutions numériques (plateforme ou intranet) déjà disponibles ?
• Quelles sont les expériences des employés avec leur lieu de travail numérique actuel et avec la collaboration virtuelle ?
• Comment envisageons-nous le lieu de travail numérique du futur, et dans quelle mesure cette conception s'aligne-t-elle sur le message, les objectifs et la culture de notre entreprise ? Comment le lieu de travail numérique contribue-t-il à la réalisation de ces objectifs ?

Les questions montrent combien il est important de connaître et de comprendre les besoins des employés. Ce n'est qu'alors que l'on peut choisir les bonnes solutions numériques. Toutefois, se limiter à la seule sélection ne suffirait pas à mesurer une stratégie solide en matière de lieu de travail numérique. Au contraire, le développement d'une telle stratégie influence l'orientation, la culture, voire l'image de soi de l'entreprise et de l'avenir dans son ensemble - et ce de manière positive.

Ceux qui agissent à temps et font avancer la transformation numérique ainsi que l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie de lieu de travail numérique peuvent devancer la concurrence à l'avenir. L'investissement est rentable. Toutefois, l'approche doit être holistique et dynamique, et des mesures individuelles sont nécessaires pour atteindre l'objectif ; le "one size fits all" ne mènera pas au succès dans ce domaine.