Mieux vaut commencer à 80%

Pendant longtemps, les logiciels de RH étaient principalement axés sur des sujets classiques tels que la paie et la gestion du temps. Les choses ont fondamentalement changé depuis. La numérisation et l'habilitation des employés, ainsi que des sujets auparavant "soft" comme l'apprentissage et l'évaluation des employés, sont désormais des objectifs essentiels des ressources humaines modernes et, par extension, des logiciels correspondants. La question n'est plus de savoir si les entreprises doivent s'adapter à ces changements, mais comment. Dans cette optique, j'aimerais partager avec vous quelques réflexions et recommandations.

Dans de nombreux cas, avant de mettre en œuvre un logiciel RH, vous devrez prendre certaines décisions fondamentales - quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre?  Voulez-vous utiliser un logiciel standard, avez-vous besoin de modifications personnalisées?  Pour trouver la bonne réponse à cette question, il est utile de clarifier quelques questions supplémentaires en fonction de vos objectifs:

• Disposez-vous d'une solide infrastructure de gouvernance d'entreprise qui vous permet de prendre des décisions, même difficiles, lorsqu'il s'agit de choisir votre norme?
• Pouvez-vous faire face à un logiciel qui ne cartographie pas toujours vos processus à 100 % mais qui offre toute une série de meilleures pratiques pouvant être utilisées pour trouver une solution de contournement?
• Pourriez-vous peut-être même utiliser cette solution de contournement à votre avantage en procédant à un nettoyage des données qui aurait dû être fait depuis longtemps, par exemple, et en lançant ainsi votre nouveau système informatique de gestion des ressources humaines sur une ardoise vierge?
• Qu'est-ce qui vous permettra de renforcer votre avantage concurrentiel?

Pour répondre à ces questions, vous devez vous demander quand il vaut la peine de s'écarter de la norme et quand ce n'est pas le cas. Il est important de se rappeler que s'écarter de la norme peut conduire à des structures différentes et, par conséquent, à des vérités de données différentes dans votre système. Il en résulte une augmentation des dépenses et une diminution de l'efficacité de votre entreprise, car cela rend la maintenance, l'entretien et la comparabilité plus difficiles. Une solution possible serait de travailler avec des consultants experts et expérimentés et de commencer par sacrifier 20 % afin de pouvoir concilier en une seule étape 80 % des besoins de tous vos groupes cibles dans le système. Vous pourrez ensuite vous attaquer aux éventuels écarts dans le cadre d'une procédure de demande de changement,  qui examine si des modifications sont réellement nécessaires et quels effets elles auraient. Vous pouvez également mettre en œuvre un logiciel supplémentaire qui peut être intégré de manière transparente et qui offre des fonctions supplémentaires que votre norme actuelle ne possède pas.

Voici un exemple tiré de notre propre expérience. Nous avons introduit un nouveau système de gestion des ressources humaines pour une entreprise internationale. Dans ce contexte, mettre en place un système d'enregistrement signifie harmoniser les différents systèmes utilisés par une entreprise et les modes de fonctionnement correspondants. Ce type de projet était un terrain inconnu pour la société. De plus, les changements prévus allaient bien au-delà de la simple mise en œuvre de logiciels. 

Le client nous a fait confiance pour éliminer le risque de problèmes potentiels dès le départ et parce que nous avons mis en œuvre avec succès des logiciels de gestion des ressources humaines tels que SAP-HCM et SuccessFactors depuis plus de deux décennies. Nous avons soutenu le projet en offrant une vision globale, une gouvernance RH et informatique, une expertise technique et des processus et une gestion solide du changement au sein du projet et de l'organisation.

La mise en œuvre d'une solution hautement configurable - et je ne parle pas ici de logiciel personnalisé - entraîne d'énormes changements au sein des entreprises. Il en résulte également une convergence évidente des compétences spécialisées et techniques au sein des entreprises, entre autres. Mais surtout, cela modifie aussi fondamentalement l'organisation et les rôles des RH et de l'informatique. La transformation numérique, qui fait l'objet de nombreuses discussions ces jours-ci, va beaucoup plus loin que beaucoup ne le pensent. 

Au cours de nos projets, nous voyons souvent nos clients transformer complètement leur mode d'organisation.  Le processus de reconception de l'organisation des flux de travail - pour répondre aux besoins du client - fait désormais partie intégrante de la mise en œuvre d'un logiciel pour un système informatique de gestion des ressources humaines. 

Il est important de se rappeler que vous devez répondre aux exigences de ces changements de grande envergure avant même de vous lancer dans le nouveau système.  Vous devez d'abord repenser votre organisation, vous assurer que vous disposez des compétences nécessaires et établir la confiance. Avoir à vos côtés un partenaire qui connaît bien ce genre de projets est une aide précieuse à cet égard. Vous avez des questions? Je me ferai un plaisir d'y répondre personnellement. 

Encore une chose avant de partir - Dans l'esprit de "mettre en pratique ce que vous prêchez", nous serions heureux de vous expliquer comment nous avons réussi la transition d'Excel à SAP SuccessFactors.