Réaliser un lieu de travail numérique

Fidèle à la devise "Je n'aime pas ce que je ne connais pas", certains membres du personnel réagissent d'abord froidement à l'introduction de nouveaux outils. Dans le cas de changements mineurs apportés aux routines existantes - en raison de nouvelles fonctions dans Excel ou Outlook, par exemple - la volonté d'adopter ces derniers à l'aide d'instructions ou de courtes formations en ligne reste relativement élevée.

C'est une image très différente lorsqu'il s'agit de solutions logicielles totalement nouvelles. Microsoft Planner, Teams, OneNote et SharePoint sont conçus pour transformer les lieux de travail ordinaires en lieux numériques. Cela signifie qu'ils modifient également les flux de travail habituels. Les équipes deviennent des communautés, se contactant en tant que réseau mondial à l'aide de divers outils et travaillant simultanément sur le même document, même si les membres de l'équipe se trouvent dans des endroits différents.

Pour que le changement soit réussi, il est essentiel que l'ensemble de l'organisation décide de la forme que prendra la collaboration à l'avenir et crée les structures appropriées. Lors d'un atelier de cadrage, le personnel développe une idée commune des futures méthodes de travail. Ils définissent une stratégie spécifique à un projet ou à une équipe et décident quels outils seront utilisés à l'avenir. À cette fin, il est bon d'examiner attentivement les processus, par exemple en analysant la journée de travail entière d'une équipe. Les questions suivantes doivent être clarifiées, entre autres:

• Quels sont les scénarios typiques?
• Qui est impliqué dans quel scénario et de quelle manière? Quelle est notre méthode de travail actuelle?
• Quels sont les outils que nous utilisons actuellement, et pour quoi?
• Comment communiquons-nous?
• Où voyons-nous un potentiel pour une meilleure collaboration?
• Comment pouvons-nous utiliser quels espaces de stockage pour notre travail d'équipe afin d'éviter les variantes et les dépenses supplémentaires?
• Comment pouvons-nous nous familiariser rapidement avec les nouveaux outils?
• Quel outil utilisons-nous pour planifier et gérer les tâches?
• Comment s'organiser en équipe?

Il est également recommandé d'utiliser des stratégies professionnelles de gestion du changement pour soutenir l'ensemble du processus de changement, en commençant par la formation des cadres.

Cela permet de garantir une communication fluide à tous les niveaux et de transmettre les nouvelles attentes aux employés. Si les responsables montrent l'exemple en partageant des documents avec le personnel à l'aide d'outils tels que OneDrive, Teams, Planner ou SharePoint au lieu d'envoyer des courriels, le lieu de travail numérique sera bientôt à portée de main.

Pour que les employés adoptent une attitude positive face au changement et acceptent les outils d'Office 365, l'apprentissage doit se faire en deux étapes.

1. Ils doivent d'abord acquérir les compétences informatiques nécessaires. Ils sont initiés aux nouveaux outils et sont capables de se familiariser avec les nouvelles fonctions.
2. Sur cette base, il est désormais possible de repenser la collaboration et la communication. La deuxième étape consiste ensuite à conclure des accords sur l'utilisation partagée des applications.

Les connaissances requises sur les nouveaux outils de collaboration de l'Office peuvent être enseignées par le biais de webinaires, de formations en classe virtuelle, d'ateliers en classe et de journées de collaboration, par exemple. En outre, l'expérience a montré qu'il est utile de former les ambassadeurs d'Office 365 qui peuvent fournir un encadrement expert en interne. Cependant, il faut toujours se rappeler que chaque entreprise et chaque apprenant est différent. Il n'existe pas de solution unique pour réussir la refonte des processus de travail.  Toutefois, l'utilisation d'une stratégie globale, d'un excellent concept d'apprentissage et de solides systèmes de gestion du changement crée les meilleures conditions possibles pour transformer un lieu de travail en un lieu numérique.