Mettre en œuvre SAP S/4HANA: L'assistance aux utilisateurs - une garantie de succès?

Le succès de S/4HANA dépend de votre support utilisateur

Une mise en œuvre sans heurt de SAP S/4HANA est un défi technique. C'est aussi un défi d'adoption par les utilisateurs. C'est un voyage, pas une destination, et il est essentiel de soutenir correctement le processus d'adoption par les utilisateurs.

Il ne fait aucun doute que SAP S/4HANA est un pas en avant dans la technologie ERP. Il peut apporter un niveau d'agilité à vos opérations commerciales, en améliorant la vitesse et le débit des transactions tout en soutenant l'entreprise connectée au-delà des opérations internes. Cela permet de gagner du temps et d'accroître la réactivité des clients. Mais soyons honnêtes, la mise en œuvre de SAP S/4HANA est un grand pas en avant. Cela est vrai que vous partiez de zéro (greenfield) ou que vous convertissiez un système existant (brownfield).

En plus des obstacles techniques, l'adoption par les utilisateurs peut être un défi. Il y a un certain nombre de raisons à cela. Le changement peut être décourageant pour tout utilisateur, surtout s'il s'est habitué à un système au fil des ans. Souvent, au cours de ces années d'utilisation, le système a été personnalisé pour répondre spécifiquement aux besoins de l'utilisateur. L'interface utilisateur de SAP S/4HANA peut sembler peu intuitive en comparaison. Et bien que l'interface utilisateur de SAP S/4HANA soit conçue pour faciliter la navigation, les choses deviennent de plus en plus complexes au fur et à mesure que l'on travaille dans le système.

Définissez votre approche

La manière dont les organisations aident les utilisateurs à apprendre le nouveau logiciel est un autre facteur. Généralement, elles passent beaucoup de temps à former les utilisateurs à l'utilisation des fonctionnalités du système, mais oublient de contextualiser les changements du point de vue des opérations commerciales. Un cadre solide de gestion des changements régissant le déploiement d'un nouvel ERP peut faire la différence entre une mise en œuvre réussie et un échec.

Il est important de commencer par préparer les utilisateurs et de s'assurer qu'ils sont en phase avec les défis potentiels de la gestion du changement. Avec l'approche "greenfield", les organisations peuvent commencer ce processus des mois avant le déploiement de SAP S/4HANA. La formation en classe et/ou l'apprentissage en ligne sont un excellent moyen de démarrer. Mais en plus des éléments techniques, n'oubliez pas de rappeler aux utilisateurs la raison d'être de ce processus. Comprendre pourquoi les processus ont changé est aussi important que le changement technique lui-même, ce qui renforce le moral et aide les utilisateurs à rester motivés tout au long du processus de mise en œuvre.

Au moment du besoin

Une autre façon de soutenir le personnel tout au long des phases de mise en œuvre, de la configuration aux tests et à la mise en service, consiste à aider les utilisateurs à se familiariser avec le nouvel environnement de travail "au moment où ils en ont besoin". L'assistance en temps réel renforce en permanence les messages relatifs aux améliorations apportées par le nouveau système et les nouveaux processus. Le soutien au moment où le besoin s'en fait sentir est également un élément fondamental de la compréhension et de l'apprentissage.

L'apprentissage en classe est idéal pour introduire de nouveaux concepts et préparer les utilisateurs au changement, mais l'apprentissage actif, ou ce que l'on pourrait appeler "l'apprentissage sur le tas", est le moyen par lequel les gens acquièrent des compétences et de la confiance en soi, et deviennent finalement des utilisateurs de pouvoir. Offrir un soutien approprié au cours de ce processus, lorsque les utilisateurs explorent, découvrent des fonctionnalités et des capacités, et prennent des décisions sur la manière dont le nouveau système les aidera, est tout aussi important que l'apprentissage en classe et ne doit pas être négligé.

Quelle est votre philosophie de mise en œuvre ?

Le processus de mise en œuvre de SAP S/4HANA sera différent pour chaque organisation. L'effort en vaut la peine, mais l'ampleur du défi dépend de votre approche et de votre philosophie de mise en œuvre. Il est important de le considérer comme un voyage plutôt que comme une destination. C'est l'occasion de réimaginer les processus et les modèles opérationnels et il faut le voir comme tel plutôt que comme un simple projet de mise à niveau ou de technologie.

Une bonne planification de la mise en œuvre de SAP S/4HANA et une assistance aux utilisateurs ne se traduiront pas seulement par une mise à niveau du logiciel. Cela permettra d'habiliter une main-d'œuvre agile qui aura plus de chances de réussir à la fois dans le cadre de SAP S/4HANA et dans les environnements commerciaux modernes.