SAP Learning Hub : opportunités et limites

Le SAP Learning Hub est une plateforme d'apprentissage basée sur le cloud proposée par SAP sous différentes formes. Il propose des e-learning, des webinaires, des supports de formation et un système d'entraînement, SAP Live Access. Les utilisateurs peuvent ainsi se former de manière flexible et économique, 24 heures sur 24. Ils peuvent y mettre à jour leurs connaissances SAP et passer des certifications pour pouvoir, par exemple, s'imposer face à la concurrence mondiale en tant que conseiller ou développeur. 

Ce domaine se caractérise en effet par des innovations constantes. Qu'il s'agisse des applications Fiori, de S/4HANA ou de l'intégration de technologies basées sur l'IA, les entreprises doivent en permanence s'assurer que leurs collaborateurs sont au courant des dernières évolutions. Celles qui ne suivent pas le rythme risquent de perdre rapidement du terrain face à la concurrence mondiale. Parallèlement, la pression sur le personnel augmente, car de plus en plus de processus sont automatisés et numérisés. 

La transformation numérique a révolutionné les processus commerciaux dans presque tous les secteurs d'activité. Les solutions logicielles de SAP servent souvent de colonne vertébrale technique dans laquelle convergent les flux de données à l'échelle de l'entreprise. Les nouvelles fonctions et les mises à jour régulières présentent des avantages, mais nécessitent également une adaptation constante des connaissances: 

• Connaissance actuelle du système : sans mises à jour régulières, les entreprises risquent de ne pas exploiter tout le potentiel de leur environnement SAP.
• Prévention des erreurs : connaître les nouvelles fonctions permet de réduire les erreurs de comptabilisation et d'économiser des ressources précieuses.
• Pérennité : il est important d'être toujours à jour, surtout en période de marchés dynamiques. 

Les utilisateurs SAP peuvent être répartis en trois groupes : 

1. Les utilisateurs clés, intermédiaires entre le département spécialisé et l'informatique, ont besoin de connaissances spécifiques du système et jouent souvent le rôle de multiplicateurs.
2. Les utilisateurs finaux effectuent quotidiennement des écritures ou des commandes et doivent donc connaître les transactions SAP pertinentes.
3. Les partenaires : prestataires de services externes ou consultants qui aident les entreprises à mettre en œuvre et à optimiser les solutions SAP. 

Ces trois groupes ont des besoins d'apprentissage différents. Si les utilisateurs clés et les consultants ont souvent besoin de connaissances approfondies, de nombreux utilisateurs finaux se contentent d'une vue d'ensemble pratique des processus qu'ils mettent en œuvre au quotidien. 

Pour que les utilisateurs suivent un processus d'apprentissage aussi complet que possible, SAP a intégré trois éléments essentiels dans le SAP Learning Hub :

Learning Journeys

Il s'agit de parcours d'apprentissage prédéfinis pour des rôles spécifiques (par exemple, consultant(e) pour SAP S/4HANA Finance). Ils comprennent généralement : 

• Des cours d'introduction pour les connaissances de base
• Des unités d'approfondissement pour les contextes plus complexes
• Une préparation à la certification et des évaluations
• Plusieurs essais pour les examens de certification SAP pour une préparation efficace.  

Ces parcours sont souvent utiles pour ne pas se perdre dans l'offre pléthorique de cours. Toutefois, ils peuvent être un peu en retard sur les thèmes très nouveaux, car il faut d'abord créer des contenus actuels. Les adaptations individuelles aux exigences spécifiques de l'entreprise ne sont pas prévues dans ces parcours types. 

SAP Learning Rooms

Dans ces espaces, les apprenants peuvent discuter avec des experts et d'autres participants. Ils peuvent y poser des questions, échanger des expériences de projet et obtenir des conseils pour les examens. 

• Une approche interactive permet également aux personnes qui ont des questions sur certains sujets de les poser directement sur le forum et d'obtenir rapidement des réponses.
• Focalisation thématique : chaque Learning Room se concentre sur une solution SAP ou un domaine spécifique. 

Les Learning Rooms sont un complément utile à la phase d'auto-apprentissage, mais ne remplacent pas les formations individuelles en ligne, qui sont nécessaires pour les processus fortement adaptés. 

SAP Live Access

SAP Live Access permet de réaliser ses propres exercices dans un environnement de formation mis à disposition. Il est ainsi possible de jouer différents scénarios, d'essayer des configurations ou de créer des transactions. 

• Avantage : de véritables systèmes SAP sont disponibles, ce qui permet de ne pas travailler uniquement avec des simulations.
• En revanche, comme il s'agit d'environnements de démonstration standard, ils diffèrent souvent fortement des systèmes de l'entreprise. Un lien plus profond avec la pratique n'est que partiellement assuré si l'entreprise utilise de nombreuses extensions spécifiques. 

SAP a développé différentes versions afin de répondre à la diversité des groupes cibles :

Solution Edition

• Cette version est axée sur des solutions SAP spécifiques, telles que SAP SuccessFactors, SAP Ariba ou SAP S/4HANA Finance.
• Cette édition est idéale pour ceux qui souhaitent étudier un module particulier en profondeur. 

Professional Edition

• Elle contient des connaissances approfondies d'experts et s'adresse avant tout aux conseillers et aux utilisateurs clés.
• Elle permet d'acquérir des connaissances approfondies en vue d'obtenir des qualifications exigeantes. 

Business Edition

• Elle offre des contenus de base pour les débutants ou les utilisateurs finaux.
• Elle est en partie trop superficielle pour des exigences de projet complexes, mais peut constituer une bonne base. 

Partner Edition

• Elle est destinée aux entreprises partenaires SAP ayant des exigences particulières en matière de connaissances du système et d'attestations.
• Elle est complétée par des contenus spécifiques au programme de partenariat. 

Academic Edition

• Elle est destinée aux établissements d'enseignement supérieur et de recherche ainsi qu'aux étudiants qui souhaitent acquérir des connaissances SAP dès le début de leurs études.
• Elle permet un premier contact avec les logiciels SAP et peut enrichir le contenu des études. 

Skills Edition

• Elle encourage les compétences numériques autour de SAP et de thèmes informatiques plus généraux.
• Elle est également adaptée aux personnes qui souhaitent acquérir des connaissances de base sur les aspects de la numérisation. 

Avant de l'acquérir, les entreprises devraient vérifier quelle version correspond à leurs objectifs. Celles qui ont besoin d'une grande spécialisation devraient plutôt opter pour la Professional ou Solution Edition. En cas d'exigences spécifiques à l'utilisateur final, la Business Edition peut constituer une solution d'entrée de gamme, mais uniquement en complément de formations spécifiques à l'entreprise. 

Son utilisation est relativement simple et intuitive : vous achetez une licence d'utilisation pour une période définie et obtenez l'accès aux contenus correspondants de l'édition choisie. Des offres spéciales permettent de réduire considérablement le coût de l'abonnement, notamment grâce à des contrats à long terme ou des partenariats.

• Abonnements et cycles d'activation : selon la durée choisie (par exemple 12 mois), les utilisateurs ont accès à l'ensemble des contenus, y compris aux mises à jour pendant cette période.
• Modèles de licence : les entreprises achètent généralement plusieurs licences qui sont attribuées à différents utilisateurs. Les utilisateurs individuels peuvent également réserver une licence eux-mêmes. 

Le processus d'enregistrement est simple. Une fois les données d'accès reçues, les cours, les salles de formation et, le cas échéant, les environnements SAP Live Access sont disponibles. Il manque toutefois un lien direct avec les processus spécifiques à l'entreprise. C'est pourquoi il convient de clarifier en parallèle comment les contenus d'apprentissage standardisés peuvent être appliqués à son propre environnement. 

• Apprentissage flexible : étant donné que les dates de formation ne sont pas fixes, il est possible d'intercaler des unités de cours en fonction des besoins.
• Lien avec la pratique : dans le cadre du travail quotidien, il arrive souvent de se heurter à des codes de transaction ou des interfaces différents qui n'apparaissent pas dans la formation standard. Ceux qui rencontrent de vrais problèmes pratiques ont donc généralement besoin de spécialistes internes ou externes de la qualification SAP pour expliquer le contexte de l'entreprise. 

Une approche prometteuse consiste à combiner SAP Learning Hub et la qualification en entreprise, en mettant en œuvre des cas d'utilisation concrets dans le système de l'entreprise. 

Comme toute solution de formation standardisée, le SAP Learning Hub a ses avantages et ses inconvénients. 

Points forts 

• Disponibilité flexible : accès indépendant du lieu et de l'heure pour les équipes réparties dans le monde entier.
• Contenu riche et varié : des connaissances de base aux connaissances expertes dans presque tous les domaines de SAP.
• Parcours d'apprentissage structurés : les Learning Journeys fournissent des étapes clairement définies et facilitent la préparation aux certifications SAP.
• Des possibilités de collaboration : des salles d'apprentissage et des forums permettent d'échanger avec des experts et d'autres apprenants.
• Enablement : soutient la formation et le développement continus des collaborateurs. 

Points faibles

• Contenu standardisé sans adaptation directe des processus : les entreprises dont les processus sont individuels doivent compléter elles-mêmes de nombreuses informations.
• Adaptation limitée aux utilisateurs finaux : les contenus sont souvent très généraux et n'abordent pas suffisamment le travail quotidien concret.
• Divergences dans les environnements réels : SAP Live Access ne présente généralement que la version standard, ce qui rend difficile la transition vers des systèmes complexes et spécifiques à chaque client.
• Retard dans les innovations : Les nouvelles fonctionnalités SAP apparaissent parfois avec un certain retard dans le SAP Learning Hub, de sorte que les sujets à la pointe de l'actualité ne sont pas toujours couverts dans toute leur profondeur immédiatement. 

Aussi bonnes que puissent être les offres standardisées, chaque entreprise a ses propres processus, structures de données et exigences en matière d'organisation du travail. Les points suivants rendent généralement les formations individuelles nécessaires : 

• Les processus de travail réels sont rarement conformes au standard 1:1 : c'est la particularité de l'entreprise qui détermine la manière dont un processus est représenté dans SAP.
• Une meilleure acceptation grâce à la proximité avec la pratique : les collaborateurs sont plus motivés lorsqu'ils voient un lien direct avec leur quotidien. Les connaissances théoriques sont bonnes, mais les connaissances appliquées concrètement sont meilleures.
• Une utilisation plus efficace du système est également possible : si l'on comprend pourquoi le système a été configuré d'une certaine manière, on peut l'utiliser de manière plus ciblée et éviter les erreurs. 

La solution idéale consiste souvent, pour les entreprises, à compléter le contenu standard du SAP Learning Hub pour répondre à leurs propres besoins : 

• Contenu d'apprentissage standard (SAP Learning Hub) : contenus d'apprentissage sur les processus d'entreprise, les meilleures pratiques et les préparations à la certification.
• Compléments spécifiques à l'entreprise : qualifications dans le cadre desquelles des données réelles de l'entreprise ou des processus spécialement configurés sont mis en œuvre.
• Des guides et des documentations spécialement adaptés aux applications SAP de l'entreprise. 

De cette manière, les coûts et les efforts peuvent être gérés de manière judicieuse : au lieu de développer chaque petite chose soi-même, on utilise les cours existants comme base et on s'appuie sur eux. En outre, l'utilisation de SAP Live Access et de Learning Rooms permet aux entreprises d'élargir les possibilités de formation continue et de soutenir celle-ci en permanence. 

Quel est le rôle du SAP Learning Hub lors d'une mise en œuvre de SAP ? 

Lors d'une nouvelle mise en place ou d'une migration vers S/4HANA, SAP Learning Hub aide les équipes de projet et les utilisateurs clés à atteindre un niveau de connaissances commun. Il accélère la transmission des processus standard et permet aux spécialistes et aux informaticiens de se préparer de manière autonome aux exigences à venir. Pour les utilisateurs finaux, il est recommandé de compléter cette formation par une formation individuelle qui reflète exactement les nouveaux processus de l'entreprise.

En quoi les formations standard se distinguent-elles des formations individuelles ? 

Les formations standard, comme celles disponibles sur SAP Learning Hub, se concentrent sur les processus standard SAP. Les processus sont présentés à l'aide de données exemplaires, sans prendre en compte les spécificités de l'entreprise. En revanche, les formations et les mesures de qualification individuelles sont adaptées aux processus et aux données réels d'une entreprise et atteignent ainsi une pertinence pratique nettement plus élevée. 

Peut-on combiner le SAP Learning Hub avec des contenus d'apprentissage spécifiques à l'entreprise ? 

La réponse est oui, c'est même recommandé. Les entreprises peuvent utiliser le contenu standard de SAP Learning Hub comme base, mais doivent également fournir leurs propres modules d'apprentissage, formations ou documentations pour illustrer leurs processus spécifiques. Comme SAP Learning Hub propose principalement des contenus standardisés, un niveau de formation complémentaire est nécessaire pour adapter les connaissances de manière ciblée aux exigences spécifiques de l'entreprise. Les utilisateurs clés ou les formateurs internes peuvent également appliquer directement les connaissances acquises aux processus propres à l'entreprise, dans le cadre de formations présentielles ou en ligne animées par un modérateur, et répondre aux questions.

Le SAP Learning Hub est-il adapté à la préparation des certifications ? 

Tout à fait. Pour de nombreuses certifications SAP officielles, il existe des parcours d'apprentissage spécialisés proposant des contenus ciblés et des évaluations. Combinés à SAP Live Access, ils constituent une base solide pour se préparer à l'examen officiel. En outre, le Hub propose plusieurs sessions d'examens par an. 

Quels sont les avantages de la version Business pour les utilisateurs finaux ? 

La version Business fournit des connaissances de base et des scénarios simples, ce qui peut être utile pour les débutants. Toutefois, dans de nombreuses entreprises, l'environnement de travail réel est différent. C'est pourquoi des formations spécifiques à l'application devraient également être proposées ici afin de tirer le meilleur parti des possibilités d'apprentissage. 

Le Learning Hub offre une base solide à tous ceux qui souhaitent se perfectionner dans l'univers SAP. Les utilisateurs clés, les Power Users, les conseillers ou les partenaires SAP tireront particulièrement parti des chemins structurés. La plate-forme couvre un large éventail de thèmes et permet d'apprendre de manière flexible tout en permettant de se mettre en réseau avec des personnes partageant les mêmes centres d'intérêt. 

• Les utilisateurs clés, les experts et les partenaires y trouvent des contenus complets et peuvent se préparer à des certifications.
• Les utilisateurs finaux bénéficient d'une formation sur les processus SAP standard, mais leurs flux de travail quotidiens spécifiques sont plutôt couverts par des formations spécifiques à l'entreprise. 

Enfin, le SAP Learning Hub ne remplace pas les formations individuelles si l'entreprise utilise de nombreuses personnalisations. Le SAP Learning Hub constitue toutefois un excellent cadre de base pour développer les connaissances sur les processus d'entreprise dans la norme SAP. 

Le Learning Hub est un outil utile qui aborde un large éventail de sujets relatifs à différentes applications SAP. Les entreprises et les particuliers peuvent ainsi développer ou approfondir leurs connaissances dans l'environnement SAP standard de manière flexible. Cependant, pour les personnes devant suivre une formation étroite sur les processus individuels, des formations complémentaires adaptées à l'entreprise concernée sont nécessaires. 

Le mélange de contenus standardisés et de formations spécifiques à l'entreprise est ainsi un gage de succès : les collaborateurs disposent d'une base SAP solide et peuvent appliquer directement les connaissances acquises dans leur travail quotidien. De cette manière, les entreprises disposent d'un personnel qualifié qui utilise le système en toute confiance, qui accepte les changements et qui, en fin de compte, contribue à exploiter pleinement les avantages du logiciel SAP. De plus, le SAP Learning Hub constitue une ressource précieuse pour élargir en permanence les connaissances et rester à jour. 

En utilisant les possibilités d'apprentissage offertes par le SAP Learning Hub, les entreprises peuvent soutenir efficacement leurs stratégies de formation et bénéficier d'employés bien formés. La plate-forme offre un contenu et un support variés pour répondre à la diversité des besoins. 

En outre, le SAP Learning Hub permet aux entreprises d'obtenir leur label de qualité et de progresser en permanence grâce à une formation continue et à un perfectionnement dans le domaine de la technologie et de l'innovation. Veuillez noter que certains certificats de qualification requièrent des guides spécifiques et que la liste des formations est régulièrement mise à jour pour prendre en compte les nouveaux systèmes SAP et les évolutions.