DAP als efficiëntie booster voor generatieve AI

Het is algemeen bekend dat rammelen bij het vak hoort, en Sam Altman is een ware meester in deze discipline. Volgens een LinkedIn-post van Handelsblatt (duits zakenblad) zei de CEO van OpenAI tijdens de World Economic Summit in Davos dat ChatGPT de productiviteit van een organisatie met een factor twee tot vijf zou kunnen verhogen. Wat Altman niet noemde zijn de vele kleine en grote hordes die genomen moeten worden voordat de organisatie ook maar in de buurt kan komen van deze dimensie van groei dankzij Generative AI (GenAI).

Dit omvat vragen over de juiste business case, de voorbereiding en bescherming van gegevens en de integratie van GenAI-toepassingen in het proceslandschap. Maar dit is nog maar het begin. Uitgebreide ondersteuning van medewerkers bij het gebruik van de nieuwe tools is net zo belangrijk. Traditionele trainingen zijn hier maar beperkt geschikt voor. Enerzijds ontwikkelt en verandert de technologie zich sneller dan welk curriculum dan ook en anderzijds is de kwaliteit van de AI-output afhankelijk van een groot aantal variabelen, waarvan het potentieel grotendeels wegvalt als de tool zonder hulp wordt gebruikt.  

Om het risico van de kwaliteit van resultaten en informatie te voorkomen, moet deze ondersteuning ook op de werkplek worden geboden, bijvoorbeeld via een Digitaal Adoptie Platform (DAP). Als onderdeel van de unieke side-by-side benadering van  tts performance suite wordt bijvoorbeeld een helpvenster als een zijbalk naast de AI-toepassing geplaatst. Hierdoor is hulp beschikbaar voor gebruikers zonder dat ze de AI-tool hoeven te verlaten. Dit zorgt ervoor dat medewerkers het GenAI-programma te allen tijde veilig, vol vertrouwen en productief kunnen gebruiken in overeenstemming met de AI-richtlijnen. De volgende vijf use cases laten zien hoe zo'n DAP-ondersteuning er in detail uit kan zien:

Een middelgrote organisatie besluit een AI-assistent (ChatGPT, Google Gemini, Microsoft Copilot of vergelijkbaar) in te zetten om de productiviteit te verhogen bij het maken van teksten in HR, productbeheer, marketing, verkoop en ondersteuning. Na een eerste training moeten de gebruikers

• hun werkroutine optimaliseren door er op het juiste moment aan herinnerd te worden dat AI kan helpen bij de taak die ze moeten uitvoeren 
• teksten van hoge kwaliteit genereren zonder opstartproblemen
• leren hoe GenAI tools kunnen worden gecombineerd om de AI-uitvoer te verfijnen

Stapsgewijze implementatie met een DAP voor GenAI

1. De gebruikers openen Microsoft Word of een andere tekstverwerker.
2. Er verschijnt een pushbericht met de vraag: "Wil je betere teksten schrijven met behulp van AI?". 
3. Klik op "Ja" om het DAP helpvenster naast het tekstverwerkingsprogramma te openen.
4. Afhankelijk van de werkcontext en de rol van de gebruiker laat het Digitaal Adoptie Platform zien welke AI-tools voor de betreffende taak zijn goedgekeurd door de afdeling die verantwoordelijk is voor IT-beveiliging. Indien nodig kan daar ook het huidige AI-beleid van de organisatie worden gevonden.
5. ChatGPT is een van de gedeelde tools. Als je erop klikt, wordt de AI-chatbot geopend. Afhankelijk van de toepassing en afgestemd op de rol van de betreffende gebruiker, suggereert de DAP nu een selectie van verschillende tekstgenres en geeft voorbeelden van prompts met plaatshouders voor efficiënte tekstgeneratie.
6. Om het eerste tekstontwerp met de AI-toepassing te optimaliseren, kunnen medewerkers meer tips vinden in het DAP. De software helpt bij efficiënte prompting met geschikte voorbeelden, bijvoorbeeld over tonatie, tekststructurering, outputformaat of het productieve gebruik van de verschillende promptingkaders.
7. Als de uitvoer aan de eisen voldoet, bevestigen de gebruikers een bijbehorende query in het DAP. Vervolgens worden ze geïnformeerd dat ze de taal van het ontwerp verder kunnen optimaliseren met DeepL Write.

E-mailverkeer is een van de belangrijkste oorzaken van stress, gebrek aan concentratie en dalende productiviteit. Te veel en te lange e-mails kosten tijd en werken op de zenuwen. Om dit te veranderen vertrouwt het management op het gebruik van ChatGPT. De chatbot is ontworpen om

• E-mails samen te vatten
• medewerkers te ontlasten en tijd vrij te maken voor activiteiten die waarde toevoegen
• zodanig te worden gebruikt dat vertrouwelijke informatie veilig beschermd blijft

Stapsgewijze implementatie met een DAP voor GenAI

1. In Microsoft Outlook wordt op de ontvangen e-mail geklikt.
2. Op basis van het voorvoegsel in de onderwerpregel herkent de DAP dat het om een zogenaamde pingpong e-mail gaat. Er wordt een pushmelding geopend met de vraag: "Wil je de e-mailgeschiedenis samenvatten met AI-ondersteuning?".
3. Als je op "Ja" klikt, wordt het helpvenster van DAP geopend naast het Outlook-venster met de opmerking dat het niet is toegestaan om de openbare webversie van ChatGPT te gebruiken voor de samenvatting. In plaats daarvan moet Team of Enterprise ChatGPT worden gebruikt.
4. Nadat je op een van de beveiligde werkruimten hebt geklikt, wordt uitgelegd waar je op moet letten bij het vragen om e-mails samen te vatten (rol, formaat, toon). De DAP toont ook voorbeeldprompts die bij de taak passen.

Een organisatie met vestigingen in Europa en Azië wil de communicatie tussen medewerkers, klanten en partnerbedrijven eenvoudiger maken en internationale samenwerking bevorderen. Hiertoe moeten de medewerkers de AI-assistent

• precieze en begrijpelijke e-mails schrijven waarvan de boodschap is afgestemd op de ontvanger in kwestie
• de e-mails vertalen in elke taal van de groep en helpen taalbarrières te overwinnen.

Stapsgewijze implementatie met een DAP voor GenAI

1. Gebruikers klikken op "Nieuwe e-mail" in Outlook.
2. Er verschijnt een pushmelding op het scherm met de vraag: "Wil je betere e-mails schrijven met AI-ondersteuning - zonder taalbarrière?".
3. Als je op de opmerking klikt, wordt het helpvenster van DAP geopend. Het toont een overzicht van alle AI-tools die zijn goedgekeurd door de informatiebeveiligingsfunctionaris. Het huidige AI-beleid van de organisatie is hier ook te vinden.
4. De DAP herkent de werkcontext en stelt geschikte aanwijzingen voor het opstellen van een e-mail voor. Op basis hiervan schrijft ChatGPT een eerste concept in de moedertaal van de gebruiker.
5. Het ontwerp wordt in de volgende stap geoptimaliseerd met behulp van de AI-assistent. De voorbeeldprompts die hiervoor nodig zijn, worden ook geleverd door het DAP.
6. In de laatste stap vertalen gebruikers de tekst naar de gewenste taal. De DAP geeft hiervoor ook de bijbehorende prompt.

Om het maken van instructies grotendeels te automatiseren, vertrouwt één organisatie op een combinatie van ChatGPT en een op AI gebaseerde text-to-speech tool. In dit geval worden de gebruikers door het proces van het gebruik van de AI-assistent geleid.

• procesondersteuning ontvangen van het ontwerp tot de voltooide audiospraak
• de nodige hulp krijgen om de intonatie en het effect van de stemuitvoer te optimaliseren

Stapsgewijze implementatie met een DAP voor GenAI

1. Open de DAP en zoek naar "Schrijfinstructie" of "Bedrijfsformulering".
2. Het helpvenster van het Digitaal Adoptie Platform bevat een stapsgewijs proces voor het schrijven van een toespraak in overeenstemming met de bedrijfsformulering. Het DAP toont ook een overzicht van de AI-tools die in de organisatie zijn vrijgegeven, een link naar het huidige AI-beleid en een opmerking dat Team of Enterprise ChatGPT moet worden gebruikt als de toespraak vertrouwelijke informatie bevat.
3. Zoals beschreven in Use Case 1 kunnen gebruikers in het helpvenster van de DAP alle tips en voorbeeldprompts vinden die ze nodig hebben om het spraakontwerp te maken en vervolgens te optimaliseren. 
4. In de volgende stap worden medewerkers gevraagd om de tekst te kopiëren naar een van de goedgekeurde AI-tools voor text-to-speech. 
5. De DAP biedt ook uitgebreide ondersteuning in de tekst-naar-spraak tool om een ideaal resultaat te bereiken, bijvoorbeeld bij de selectie van een geschikte stem, lokalisatie, spreekstijl en spreeksnelheid.

Om kosten te besparen en de informatie-inhoud van presentaties te optimaliseren, wil een organisatie afzien van stockfoto's en in de toekomst zelf beelden produceren. Om ervoor te zorgen dat medewerkers snel perfecte resultaten bereiken met GenAI, moeten ze

• stap voor stap door het beeldgeneratieproces worden geleid
• alle variabelen leren kennen voor uitvoeroptimalisatie 

Stapsgewijze implementatie met een DAP voor GenAI

1. Om een afbeelding op de titeldia van een nieuwe PowerPoint-presentatie te plaatsen, open je het dialoogvenster "Invoegen".
2. Er verschijnt automatisch een pushmelding met de vraag: "Wil je betere afbeeldingen voor je presentaties maken met behulp van AI?".
3. Klik op "Ja" om het DAP helpvenster naast PowerPoint te openen. Hier vind je een stapsgewijs proces dat je naar de perfecte prompt leidt. Het geeft ook een overzicht van alle AI-tools die door de organisatie zijn geautoriseerd voor deze taak, evenals het huidige AI-beleid van de organisatie.
4. Er worden ook voorbeeldaanwijzingen voor visuals in de huisstijl weergegeven, die kunnen worden gebruikt om overtuigende resultaten te behalen. Gebruikers kunnen het proces ook verder volgen om dieper op het onderwerp in te gaan.
5. In dit geval krijgen ze eerst een introductie in prompt engineering aan de hand van verschillende vragen en use cases.
6. De fotografische elementen worden in de volgende processtap uitgelegd. Afhankelijk van de sensorgrootte, brandpuntsafstand van de lens, scherptediepte, belichting en perspectief kunnen afbeeldingen worden gemaakt die niet van echte foto's te onderscheiden zijn.
7. Tot slot krijgen gebruikers een overzicht van de parameters voor het fijn afstellen van de afbeeldingen, bijvoorbeeld voor het aanpassen van de beeldverhouding, kwaliteit en stilering. In elke procesfase zijn voorbeeldprompts beschikbaar, waarmee de effecten van de verschillende manipulaties kunnen worden getest.

Hoe snel en in welke mate een organisatie haar productiviteit kan verhogen door middel van GenAI hangt vooral af van de opvolging van de gebruikers. De beschreven use cases bewijzen in ieder geval dat een Digitaal Adoptie Platform zoals de tts performance suite hierbij een belangrijke hulp biedt.

Het is naadloos geïntegreerd in het bestaande proceslandschap en maakt medewekers proactief attent op de voordelen van generatieve AI via pushmeldingen. Afhankelijk van hun rol en de betreffende context biedt het gebruikers informatie op maat over het ideale gebruik en de best mogelijke combinatie van AI-tools om het doel van productiviteitsverhoging te bereiken. Het bevordert ook het verantwoorde gebruik van AI-technologieën door informatie te verstrekken over richtlijnen en, indien nodig, veilige alternatieven aan te bevelen die de bescherming van vertrouwelijke gegevens garanderen.