De toekomst van leren: digitale adoptie na Covid-19
Britt Bürgy
Overal werken de verantwoordelijken voor HR op volle toeren aan concepten voor de nieuwe arbeidswereld. Het draait allemaal om nieuwe apparaten, virtuele vergaderingen, gegevensbescherming en ergonomisch kantoormeubilair voor het thuiskantoor. De eigenlijke spil van de digitalisering, namelijk leren en kennisbeheer onder pandemische omstandigheden, komt echter zelden aan bod. Hoe slaagt onboarding zonder over iemands schouder mee te kunnen kijken, zonder opleiding in een echte opleidingsruimte ? Hoe leren werknemers om te gaan met nieuwe toepassingen die in een steeds sneller tempo worden geïntroduceerd? Of nieuwe procedures wanneer het bedrijfsmodel verandert? Hoe kunnen zij aan de bal blijven met het oog op de voortdurend veranderende regelgeving, bijvoorbeeld inzake gegevensbescherming? Er is maar één zinnig antwoord: bedrijven hebben een digitale oplossing nodig die de drie elementen van Corporate Learning, Technology Guidance en Business Guidance combineert.
Corporate Learning: Nu komt de strategieomslag
Begin 2020 werden de verantwoordelijken voor opleiding en bijscholing gedwongen hun aanbod in de virtuele wereld te brengen. Werknemers bevonden zich plotseling in een zuiver online-omgeving. Alle ideeën over hoe leren in een bedrijf eruit zou moeten zien, werden plotseling in twijfel getrokken.
Reeds in de eerste weken van de pandemie werden de zwakke punten en beperkingen van onvolwassen e-learningconcepten echter genadeloos blootgelegd. Sommige benaderingen vertoonden technische tekortkomingen, andere leunden op eentonige formats, wat "digitale vermoeidheid" bij de deelnemers veroorzaakte en zich uitte in afnemend leersucces. Intussen hebben de meeste bedrijven echter stabiele best practices. Zij zijn afgestapt van e-learning in eigen tempo en hebben leerbenaderingen gecreëerd in samenwerkingsomgevingen om de betrokkenheid van de werknemers te vergroten . Bovendien is bevestigd wat velen al lang vermoeden: Microlearning is bewezen effectiever te zijn dan het traditionele "bulk leren". En: gepersonaliseerde content die direct is ingebed in werkprocessen en betrekking heeft op een concrete taak wordt veel beter onthouden dan de theorie-grijze leerstof van weleer.
Deze benaderingen zijn niet nieuw. De pandemie heeft de reeds lang bestaande trend naar een uiterst flexibele en gepersonaliseerde leerervaring alleen maar versneld. Uit een studie van IBM blijkt dat leren sowieso beter gaat op de computer dan in een opleidingsruimte. Volgens deze studie nemen lerenden vijf keer meer kennis op in een online-omgeving met multimedia-inhoud dan in een face-to-face-cursus.
Technology Guidance: applicatie hulp per klik
Digitale adoptie met tts performance suite
Covid-19 heeft bedrijven gedwongen digitale instrumenten en processen veel sneller te implementeren dan gepland. Uit een studie van McKinsey blijkt dat veel producten en diensten binnen een paar weken gedigitaliseerd waren in plaats van maanden of jaren zoals gepland. Zo is de mate van digitalisering van de interactie met klanten in zeer korte tijd drie jaar de toekomst in gekatapulteerd. Men zou kunnen denken dat de pandemie één goed ding in zich heeft. Maar zoals altijd zijn er winnaars en verliezers: alleen wie erin slaagt alle werknemers zo snel mogelijk voor de nieuwe processen te kwalificeren, zal er baat bij hebben.
Mensen verwerven 70 procent van hun kennis op het werk, 20 procent door sociaal leren en slechts 10 procent door formele opleiding. Maar wat gebeurt er wanneer de werkplek de huiskamer thuis wordt en de uitwisseling met collega's niet meer mogelijk is? Dan wordt performance support enorm belangrijk. De kern ervan is software die alle relevante informatie verschaft op basis van context en rol - precies op het "moment van de behoefte", d.w.z. direct in het werkproces.
Idealiter zijn er formats beschikbaar voor individuele behoeften in verschillende leersituaties. Als ze een vraag hebben, hebben medewerkers met één klik toegang tot content die is afgestemd op hun rol en gekoppeld aan alle applicaties die ze gebruiken. Ondersteuning wordt geboden in de vorm van een digitale assistent; stapsgewijze instructies voor schermelementen, stap-voor-stap instructies voor alle toepassingen, werkinstructies en cursussen zijn in de performance support software geïntegreerd.
Business Guidance: Processen onder controle
De versnelde transformatie verandert niet alleen de bedrijfsmodellen en werkwijzen, maar ook de processen, het beleid en de procedures. Een compliance-compliant transformatie kan echter alleen slagen als het team voortdurend op de hoogte wordt gehouden van wijzigingen: via rolgebaseerde contentfilters krijgen medewerkers de juiste hulp, afgestemd op hun daadwerkelijke activiteiten. Op die manier kunnen zij zich snel en efficiënt op de hoogte stellen van actuele documentatie, nieuwe regelgeving of wijzigingen in bedrijfsprocessen. Het bedrijf biedt oriëntatie en ondersteuning op maat voor beslissingen en zorgt zo voor processen die volledig in overeenstemming zijn met de regelgeving.
Het is ook belangrijk voor werknemers in een thuiskantoor om de processen en procedures te begrijpen. Met een digitale assistent krijgen ze meer vertrouwen in hun werk, worden ze aanzienlijk productiever en vermijden ze procesfouten zonder uit de workflow te worden gerukt. Dit helpt bij acute uitdagingen en versterkt de proces- en actievaardigheid op lange termijn. Vragen, bijvoorbeeld over het indienen van een aanvraag of het naleven van richtlijnen inzake veiligheid op de werkplek, zijn meestal onnodig. Dit stemt de gegevensbeschermingsfunctionarissen en de opstellers van de documentatie tevreden, want zij zijn merkbaar opgelucht. En het aantal - tijdrovende en budgettaire - opleidingssessies kan ook worden verminderd. Bovendien is op deze manier ook de controlezekerheid gewaarborgd, waardoor juridische gevolgen als gevolg van ontoereikende of ontbrekende instructie kunnen worden vermeden.
Digitale adoptieplatforms zijn de sleutel
Het spreekt vanzelf dat er enorme efficiëntie- en synergievoordelen zijn wanneer de drie gebieden - Corporate Learning, Technology Guidance en Business Guidance - in een centrale oplossing worden gebundeld. Op die manier krijgen de werknemers op een eenduidige wijze ondersteuning bij het gebruik van nieuwe software-oplossingen, advies over de relevante procedures en toegang tot alle kennis die zij voor hun werk nodig hebben. Digitale adoptie kan nauwelijks eenvoudiger en kosteneffectiever - tijdens de Covid 19 crisis en daarna.
