Bedrijven moeten sneller kunnen leren

Is het een bedrieglijke indruk of is het waar dat veranderingscycli steeds korter worden en dat bedrijven steeds meer hun grenzen bereiken? 

Het tempo is zeker opgevoerd. Nagenoeg alle ondernemingen hebben enorme inspanningen geleverd om adequaat te reageren op de uitdagingen van de voorbije jaren. Nu ervaren zij dat één grote maatregel tot vele kleinere leidt. En dat leidt tot een verdere toename van het stressniveau in de bedrijven.  

Wat voor soort maatregelen bedoel je? 

Bijvoorbeeld de agile-methoden, die veel organisaties hebben ingevoerd om flexibeler te worden. In de praktijk leidt voortdurende evaluatie en verbetering echter ook tot een eindeloze reeks kleine aanpassingen. Dit is opzettelijk, maar het creëert permanente onrust. Bovendien maken steeds meer bedrijven gebruik van cloudoplossingen zoals Salesforce, Workday of Office 365. Aan de ene kant bieden ze veel gemak, maar aan de andere kant vereisen ze ook een hoge mate van bereidheid tot aanpassing - steeds weer bij elke update. 

Hoe kunnen bedrijven meer grip krijgen op het probleem van de vele kleinschalige veranderingen? 

Eerst en vooral door hun kennisbeheer en opleidingsprogramma's aan te passen aan de kortere veranderingscycli. Het probleem is niet de veranderingen zelf, maar het feit dat organisaties zich niet snel genoeg kunnen aanpassen. Traditionele concepten voor bij- en nascholing, gebaseerd op een eenvormige aanpak, zijn te weinig flexibel om de frequente vernieuwingen te kunnen verwerken. Het leren moet meer modulair, flexibel en kleinschalig worden. 

Hoe slagen bedrijven erin om passende leermogelijkheden te bieden?  

In de eerste plaats moet het leerbudget verstandig worden verdeeld en worden gericht op waar de meeste kennis wordt vastgehouden. Namelijk op de werkplek, waar werknemers meer dan 80 procent van hun kennis verwerven. In plaats daarvan wordt nog steeds gemiddeld 80 procent van het leerbudget besteed aan traditionele vormen, d.w.z. face-to-face training of formele leerinhoud, wat gewoon niet efficiënt is omdat werknemers 80 procent ervan al na een paar weken vergeten zijn.   

Hoe zou moderne kennisoverdracht eruit kunnen zien? 

Als algemene regel geldt dat leereenheden kleiner en meer modulair moeten worden met een minimum aan onderhoud . De inhoud moet op een aantrekkelijke manier worden gepresenteerd, maar niet telkens tot in het kleinste detail worden geïndividualiseerd. Content templates zijn hier bijvoorbeeld geschikt. Bewerkingsmogelijkheden op het web zijn ook nuttig omdat daarmee snel en gemakkelijk inhoud kan worden gecreëerd of bewerkt zonder de hindernis van software-installatie. Door gebruikers gegenereerde inhoud is ook een belangrijk onderdeel dat helpt om kennishiaten in het bedrijf te identificeren en te dichten.  

Het is echter ook belangrijk dat de inhoud aansluit bij de individuele behoeften van de lerenden, d.w.z. dat hij relevant is. Hoe krijg ik dit voor elkaar? 

Door mezelf altijd af te vragen wie de doelgroep is bij het creëren van content. Met korte inhoud is deze vraag veel gemakkelijker te beantwoorden dan met grote leereenheden. Met de juiste etikettering kunnen lerenden snel beoordelen of de leereenheid voor hen relevant is of niet. En het bespaart hen de frustratie dat ze na het doorwerken van een twee uur durende trainingsvideo moeten vaststellen dat 90 minuten ervan voor hen niet relevant was.  

Zijn er formats die bijzonder goed werken bij de overstap naar agile learning of die meer aandacht zouden moeten krijgen? 

Wat het formaat betreft, zijn er geen beperkingen of voorkeuren. Doorslaggevend is veeleer dat de gekozen formats op een kleinere manier worden gebruikt - of het nu gaat om een stappenlijst, een verkorte klassieke e-learningeenheid of een paginaturner met 15 afbeeldingen.  

Hoe is het met de jongere werknemers, sleutelwoord TikTok generatie? Zijn hier speciale leergewoonten waar rekening mee moet worden gehouden?  

In ieder geval speelt de amusementswaarde een rol. De formats moeten ook werken op de mobiele telefoon bij de bushalte en leuk zijn. Uitgebreide leereenheden gaan voorbij aan de informatiebehoeften en de realiteit van jongeren. Bovendien willen jongeren actief betrokken worden. Soms zijn bedrijven nog bang dat dit de verkeerde kant op zou kunnen gaan. Maar ik denk dat het belangrijk is om het nodige vertrouwen op te bouwen en meer door gebruikers gegenereerde inhoud toe te staan zonder de kwaliteitsborging te verwaarlozen. 

Als het communiceren van processen, voorschriften en procedures zo belangrijk is, hoe kunnen deze nogal saaie onderwerpen dan meer aandacht krijgen? 

Ik vind vaak dat de inhoud over deze onderwerpen op een zeer kritiekloze manier wordt gepresenteerd. Helaas staat dit niet in verhouding tot hun relevantie, want gegevensbescherming is bijvoorbeeld in het eigen belang van een bedrijf - dit gaat veel verder dan het afvinken ervan in het LMS. Juist hier heeft een kleinschalige, op de doelgroep afgestemde presentatie de potentie om werknemers in hun volle verstand te bereiken, zodat ze de innovatie begrijpen en er in hun dagelijkse werk rekening mee houden. 

Welke rol speelt informatie-efficiëntie, d.w.z. ervoor zorgen dat werknemers geen tijd verliezen met het zoeken naar relevante inhoud? 

De verspreiding van kennis is een essentieel aspect. Voor mij als werknemer is het alleen ideaal als de kennis mij vindt en als ik precies weet waar ik moet klikken om bij een kennisbron te komen in plaats van willekeurig te zoeken in Teams, op SharePoint of in een wiki. Daartoe moet de kennis op een gecentraliseerde manier beschikbaar zijn en zo gemakkelijk en intuïtief mogelijk toegankelijk zijn voor de gebruikers. 

Hoe kan dit worden uitgevoerd? 

Idealiter met een oplossing voor digitale adoptie, waarvoor er naar mijn mening op middellange termijn geen alternatief is. Het is belangrijk dat de oplossing past bij de complexe eisen van de digitale werkplek. Dit betekent dat het niet alleen werknemers moet ondersteunen bij individuele taken, maar ook moet functioneren over processen en toepassingen heen, omdat het hoge tempo en de verscheidenheid aan toepassingen op de digitale werkplek zullen toenemen. Daarom geloof ik ook dat performance support of een oplossing voor digitale adoptie de komende jaren een beslissende invloed zal hebben op het concurrentievermogen van ondernemingen. Er zal een verschil zijn tussen bedrijven die digitale adoptie beleven en bedrijven die dat niet doen, daar ben ik vrij zeker van.