De vier fasen van een succesvolle learning journey

Van de "individuele reis", waarbij werknemers hun eigen leerroute uitstippelen, tot de "safari" in Silicon Valley, waar deelnemers kunnen proeven van moderne vormen van samenwerking en innovatieprocessen bij start-ups - learner journeys zijn erg in zwang bij corporate learning. De hierboven geschetste reeks laat echter zien: In bedrijven doen zeer uiteenlopende ideeën de ronde over hoe zo'n reis er eigenlijk uitziet. Dit blijkt uit het feit dat de termen "leer journey" en "leertraject" gewoonlijk synoniem worden gebruikt, zoals in dit artikel. Want hoe levendig het beeld van de reis ook is, in de praktijk wordt het door bedrijven verschillend geïnterpreteerd.

In een tijd die gekenmerkt wordt door snelle kenniscycli, hoge productiviteitsdruk en gediversifieerde werkorganisatie, zijn leerprocessen die los staan van het werk en gescheiden zijn in de tijd zelden succesvol. Eenmalige opleidingen alleen zijn niet voldoende om kennis en nieuwe competenties zoals de veelgeroemde "future skills" op een soepele manier en direct in het werkproces te verwerven. Een learning journey beschouwt leren dus als een individueel en een sociaal proces. Dit opent een nieuw perspectief op het leren zelf, maar ook op de instrumenten en vormen van leren.

De learning journey wordt gekenmerkt door drie kenmerken:

• Het is niet gericht op het comprimeren van leerinhoud in een enkele workshop, een klassieke nascholingscursus of een digitale opleiding. In plaats daarvan biedt een didactisch gekoppeld, digitaal leeraanbod ondersteuning aan werknemers totdat zij de nieuwe kennis hebben geïnternaliseerd en de relevante competenties hebben opgebouwd en deze correct kunnen toepassen in hun dagelijkse werk.
• Het is ontworpen vanuit het perspectief van de werknemer. Werknemers kunnen route en activiteiten kiezen op basis van hun individuele behoeften om het leerproces in hun eigen tempo te doorlopen en het doel op een zelfbepaalde manier te bereiken.
• Het is geen opeenvolging van leeractiviteiten in de zin van een vooraf gedefinieerd lineair leertraject in een leermanagementsysteem. Het leertraject beschrijft eerder alle activiteiten en methoden die werknemers gebruiken om een onderwerp te verkennen, te verwerven en uiteindelijk toe te passen. Dit omvat het laden met hun eigen ervaringen (bv. verwachtingen en zorgen), het uitwisselen van ideeën met collega's en het delen van kennis met anderen.

Nadenken over ervaringen, ervan leren en de nieuwe kennis in de praktijk toepassen kost tijd. Een leertraject kan dus weken, maanden, soms zelfs jaren duren.

Een learning journey begint bij het eerste contact met de leerstof en loopt door de initiële leerfase en de dagelijkse toepassing in de werkcontext tot het punt waarop de lerenden de leerstof beheersen en zelf bijdragen aan de totstandkoming en verdere ontwikkeling van het leerthema of leeraanbod.

Het concept gaat dus veel verder dan een formele opleiding. Het onderliggende begrip van het leerproces is gebaseerd op het 70:20:10 principe dat Morgan McCall, Robert W. Eichinger en Michael Lombardo in de jaren tachtig ontwikkelden. Volgens dit concept verwerft iemand - sterk vereenvoudigd - slechts ongeveer 10 procent van zijn of haar competenties via traditionele methoden van permanente educatie zoals seminars, e-learning of het lezen van een boek. Het merendeel van de leeroverdracht, ongeveer 90 procent, vindt plaats buiten de traditionele leercontext, bijvoorbeeld in uitwisseling met anderen.

Als het traject eindigt vóór deze gespreksfase, neemt de kans op mislukking toe, zo constateren wij keer op keer in de praktijk. Als bedrijven zich bijvoorbeeld bij de introductie van een samenwerkingstool als Microsoft 365 alleen richten op hoe de tool in het traject gebruikt moet worden, ontbreekt de belangrijke fase van gezamenlijk, sociaal leren, het onderhandelen over hoe de tool in het dagelijks werk gebruikt moet worden om de samenwerking te verbeteren. Met als gevolg dat de individuele basis wordt getraind, maar de elementaire fase van het samenwerken niet in aanmerking wordt genomen. Als gevolg daarvan worden talloze teams opgericht en worden alle collega's ermee overspoeld. Het gevolg: verwarring en frustratie, het project "vliegt" niet.

Nu moeten de vier fasen van de learning journey in detail worden uitgewerkt. In ons voorbeeld is het de bedoeling de samenwerking van het verkooppersoneel van een bedrijf beter te ondersteunen door het gebruik van Microsoft 365 en de digitale transformatie te bevorderen.

1. Trigger

In welke context komen medewerkers voor het eerst in aanraking met het onderwerp dat zij in de learning journey gaan behandelen? Dit kan toevallig gebeuren, bijv. Bij de koffiemachine of via informele aanbevelingen van collega's, maar meestal is het in het belang van het bedrijf om de inleiding bewust vorm te geven en de inzichten die zijn ontstaan door de ontwikkeling van de persona's erin te verwerken. Welke relevantie heeft het voor de werknemers? Hoe moeten de werknemers ermee in contact komen? Op welke manier hebben zij er baat bij om ermee om te gaan?

Deze fase legt de basis voor de leerervaring en de verdere beleving van de learning journey door de werknemers en vraagt daarom speciale aandacht.
 

2. Eerste leerfase

De nadruk ligt op de "klassieke" ontwikkeling van kennis en competenties, het gaat bijvoorbeeld om fundamentele vragen: Wat zijn de doelstellingen van de verandering? Wat is het idee erachter? Hoe gebruik ik de hulpmiddelen? Hoe maak ik een team? Hoe willen we de nieuwe mogelijkheden voor onze samenwerking in de toekomst gebruiken? Voor het initiële leren wordt een gecoördineerde mix van leervormen gekozen. Er kunnen bijvoorbeeld blended learning-concepten worden ontwikkeld waarin online training, workshops, virtuele klaslokalen, leerkringen of learning nuggets worden gecombineerd.

Deze fase staat traditioneel centraal in Learner Journeys. Leerlingen leren wat ze moeten kunnen. Alle noodzakelijke fundamenten worden gelegd voor latere toepassing.
 

3. Toepassingsfase

Hier ligt de nadruk niet meer op het leren, maar op de dagelijkse toepassing van het geleerde en de directe ondersteuning van het werk. Als bijvoorbeeld een zelden gebruikte functie van Microsoft 365 wordt gebruikt, wil niemand een complete training doorlopen; in dit geval hebben de gebruikers behoefte aan snelle en ongecompliceerde antwoorden op de relevante vragen. Het is belangrijk om hen in dit "moment van behoefte" efficiënt te ondersteunen met het juiste aanbod. Performance Support (bv. stapsgewijze instructies), communities of sociale leeraanbiedingen waarmee gebruikers zichzelf kunnen helpen, zijn geschikt. 

Deze fase wordt door bedrijven vaak verwaarloosd - met als gevolg dat werknemers het hulpmiddel niet effectief gebruiken en de verwachte productiviteits- of efficiëntiewinst uitblijft.
 

4. Consolidatie fase

Hier ligt de nadruk op de uitwisseling met collega's, die dient om het onderwerp vooruit te helpen en te verbeteren, bijvoorbeeld in het kader van een gemeenschap. In ons concrete voorbeeld zouden ervaren verkoopmedewerkers in een "community of practice" kunnen werken aan de opbouw van een kennisbeheersysteem op basis van Microsoft 365 en de bevindingen daaruit overbrengen naar het leerpad voor toekomstige gebruikers. Wanneer zij deze fase bereiken, kunnen lerenden zelf als mentor optreden en collega's ondersteunen bij hun ontwikkeling of onboarding, bijvoorbeeld door middel van door gebruikers gegenereerde inhoud.

Deze fase wordt beschouwd als de "kers op de taart", omdat niet alle deelnemers de nodige deskundigheid verwerven of een dergelijke inzet tonen.

Hoewel de vier fasen chronologisch zijn weergegeven, betekent dit niet dat zij ook daadwerkelijk in deze volgorde worden gevolgd. Werknemers kunnen flexibel heen en weer springen tussen de fasen, de indeling dient slechts als oriëntatie bij het structureren van het leertraject. Zelfs in fase 4 kan het nodig zijn terug te keren naar het aanvankelijke leren (fase 2), bijvoorbeeld omdat een nieuwe technische functie relevant wordt in het kader van de digitale transformatie.

Eigenlijk moeten wij ons als HR-managers en leerprofessionals afvragen: wat is onze rol als "reisaanbieder"? Niet alle factoren die bijdragen tot het leerproces kunnen worden gepland. Daarom is het belangrijk om werknemers alle formats en mogelijkheden te bieden die ze nodig hebben - zelfs op afstand. We moeten het traject zo ontwerpen dat leerlingen de mogelijkheid hebben om bepaalde inhoud over te slaan via een reeks in- en uitstappunten. Want: Het zou een ongelooflijke verspilling van potentieel zijn als we ons uitsluitend richten op het aanvankelijk opbouwen van kennis en na fase 2 stoppen.