Digitale adoptie in het bedrijf bevorderen

Digitale adoptie is geen sprint, maar een marathon waarbij managers voorop lopen en het tempo bepalen. Want de acceptatie van nieuwe technologieën, processen en nieuwe software slaagt alleen in een omgeving die de bereidheid tot verandering met alle gevolgen van dien bevordert en dagelijks beleeft.

De realiteit is echter ver verwijderd van dit ideaal, zoals blijkt uit een onderzoek van de International Data Group (IDG). Volgens het onderzoek heeft weliswaar 91 procent van de onderzochte bedrijven wereldwijd de trendslogan "digital first" overgenomen, maar slechts 37 procent volgt een strategie om interne processen, de bedrijfscultuur en de vaardigheden van hun werknemers te veranderen. De meerderheid van de bedrijven rijdt nog steeds op zicht als het gaat om digitale adoptie.

Daar zijn vele, volkomen begrijpelijke redenen voor, zoals budgettaire knelpunten of een dringende behoefte aan actie op andere gebieden van het bedrijf. Toch wordt vaak onderschat hoeveel invloed de invoering van nieuwe software heeft op het dagelijkse werk van werknemers en hoe centraal digitale adoptie staat voor het succes van een digitaliseringsproject.

Hoewel de meeste organisaties zich bewust zijn van de uitdagingen, ondernemen slechts weinige vroegtijdig actie om de werknemers op de veranderingen voor te bereiden. In plaats daarvan plannen zij opleidingsprojecten die pas in werking treden op het moment dat de verandering al om de hoek staat. Op die manier gaan ze er stilzwijgend van uit dat de werknemers klaar zijn voor verandering en over de nodige motivatie beschikken - en brengen ze hun veranderingsproject in gevaar.

Digitale adoptie kan alleen plaatsvinden als werknemers de nieuwe software graag en efficiënt gebruiken. Het is belangrijk dat

1. gebruikers mogen nieuwe dingen uitproberen en daarbij fouten maken
2. de werknemers worden voortdurend bijgeschoold en krijgen indien nodig te allen tijde ondersteuning
3. software en hardware met de best mogelijke bruikbaarheid worden gebruikt,
4. Kennis wordt gezien als een waarde die toeneemt door het delen ervan
5. zelfstandig werk en soepele samenwerking in het team worden bevorderd
6. Zowel bedrijfsanalyses als gebruikersfeedback worden vastgesteld als integrale onderdelen van een continu verbeteringsproces.

Om de gebruikers van meet af aan bij digitaliserings- en veranderingsprojecten te betrekken, is een aantal maatregelen nodig.

• Communicatie:
  Zoals bij alle veranderingsprojecten staat duidelijke communicatie centraal. Nog voordat het project van start gaat, wordt informatie verstrekt over welke veranderingen gepland zijn. Welke voordelen bieden de nieuwe digitale hulpmiddelen voor de organisatie? Hoe zal het individu profiteren? Want digitale adoptie kan alleen groeien vanuit een open houding.
   
• Opleidingen:
  De analyse van individuele opleidingsbehoeften vormt de basis voor een gedifferentieerd opleidingsconcept dat uitgebreide ondersteunende structuren integreert. Belangrijk: Alle gebruikers moeten te allen tijde de mogelijkheid hebben om de vaardigheden te verwerven die zij nodig hebben om hun werk succesvol uit te voeren - ook direct op de werkplek. Anders zal de digitale adoptie in het dagelijks leven eronder lijden.
   
• Middelen:
  De nodige middelen voor een efficiënt gebruik van de nieuwe digitale instrumenten en technologieën worden ter beschikking van de werknemers gesteld. Daartoe behoren vooral voldoende vrije ruimte en tijd alsmede moderne hardware waarmee het digitaliseringsproject ook op de werkplek concreet kan worden uitgevoerd.

De mix van vertrouwenwekkende communicatie, empowerment op de werkplek en adequate technische uitrusting zorgt voor een positieve benadering door de werknemers en een snel gevoel van succes. Dit bevordert ook de motivatie om de digitale adoptie op eigen verantwoordelijkheid op te bouwen.

Vooral bij digitale transformatieprojecten en de uitrol van bedrijfsapplicaties zoals CRM, ERP of PLM-oplossingen leveren Digital Adoption Platforms (DAP) waardevolle diensten. Dit is software gebaseerd op het concept van performance support en ondersteunt werknemers direct op de werkplek. Digital Adoption Platforms worden dus beschouwd als een belangrijke aanvulling op formele opleidingen.

Professionele DAP's zoals de tts performance suite bieden de juiste hulp direct op de werkplek of bij het werken met de nieuwe software - contextgebonden en precies wanneer ondersteuning nodig is. Afhankelijk van de eisen kan de hulp in verschillende formaten worden gebruikt - als stapsgewijze instructies, in de vorm van interactief leren, procesdocumentatie of een set regels.

De content die via een Digital Adoption Platform wordt aangeboden, speelt een belangrijke rol om medewerkers vanaf de eerste dag een positieve gebruikerservaring te geven. Ze krijgen vertrouwen in het gebruik van de nieuwe software en werken snel efficiënt. Dit verhoogt de acceptatie van de medewerkers voor de nieuwe oplossing en daarmee ook de digitale adoptie.

In feite kan zelfs het beste digitale adoptieplatform alleen zijn volledige potentieel ontwikkelen als het deel uitmaakt van een holistisch veranderings- en communicatieconcept. In plaats van afzonderlijke maatregelen te plannen, is het belangrijk om de vraag systematisch na te gaan:

Hoe kunnen de strategische doelstellingen van het bedrijf worden afgestemd op de behoeften van de werknemers?

Dat is gemakkelijk gezegd, maar in de praktijk vereist het stalen zenuwen en de vaste wil om oude gewoonten af te leren. Voor wie uit angst of gewoonte liever vasthoudt aan verouderde structuren, zal digitale adoptie ook in de toekomst buiten bereik blijven.