Hoe uw medewerkers succesvol kennis laten maken met SAP S/4HANA

Spannende tijden liggen in het verschiet voor SAP klanten. Aangezien duidelijk is geworden dat het onderhoud van de SAP Business Suite in 2027 afloopt, is de vraag voor de meeste bedrijven vandaag niet langer of ze willen overschakelen op de opvolger SAP S/4HANA, maar welke migratiestrategie het meest geschikt is voor de verandering. Zoals een recente studie van Lünendonk aantoont, is er een groeiende bereidheid om monolithische legacysystemen volledig overboord te gooien om via een nieuwe implementatie het potentieel van het nieuwe real-time ERP-systeem ten volle te kunnen benutten. En inderdaad, hoe langer men met de oplossing werkt, hoe meer SAP S/4HANA de honger naar meer aanwakkert.

Bijvoorbeeld met de technische onderbouwing, de in-memory database SAP HANA en het vereenvoudigde datamodel. Beide samen zorgen ervoor dat de vroegere opslagbehoeften worden gehalveerd en de prestaties merkbaar worden verbeterd. In het ideale geval krimpt de tijd voor big data-analyses, rapportage en de simulatie van hele bedrijfsscenario's tot een honderdste! Tegelijkertijd creëert de digitale kern één enkele bron van waarheid die systemen, mensen, technologieën en eindapparaten verbindt via één enkele gegevensbron. Bovendien bieden voorgeconfigureerde end-to-end processen in combinatie met cloudoperaties en AI-technologieën volledig nieuwe mogelijkheden op het gebied van robot procesautomatisering (RPA), realtime analytics en de snelle implementatie van digitale bedrijfsmodellen en nieuwe businesscases.

SAP vat dit alles en nog veel meer samen met een klein woord dat een grote belofte inhoudt: Eenvoud. De gebruiksvriendelijke, webgebaseerde gebruikersinterface SAP Fiori staat hier ook voor. Bedrijven hebben ook de keuze om SAP S/4HANA on-premise, in een publieke of private cloud, of in een hybride omgeving uit te voeren. Maar ook al maakt SAP S/4HANA het werk in het bedrijf gemakkelijker na de succesvolle nieuwe implementatie, de weg naar het digitale tijdperk is allesbehalve gemakkelijk.

In de eerste plaats geldt dit natuurlijk voor elke ERP-implementatie. Het is als een openhartoperatie, het is moeilijk en vereist uiterste concentratie. De nieuwe implementatie van SAP S/4HANA is niet anders. Deze operatie is echter nog complexer, omdat het potentieel van het nieuwe ERP-systeem alleen ten volle kan worden benut als ook het zenuwstelsel van de onderneming, de bedrijfsprocessen, opnieuw wordt bedraad.

De reden: in vergelijking met andere IT-projecten zijn er aanzienlijk meer technische aspecten waarmee rekening moet worden gehouden. Afhankelijk van de diepte van de integratie moet nauwkeurig worden bepaald welke processen weer dichter bij de standaard kunnen worden gebracht en welke processen opnieuw moeten worden opgezet voor SAP S/4HANA. In feite biedt een nieuwe implementatie de mogelijkheid om de basis te leggen voor de modernisering van het gehele bedrijf, d.w.z. om de systeemafhankelijkheden en bedrijfsprocessen opnieuw te overdenken. Het kan nodig zijn hele afdelingen te reorganiseren en de functieprofielen van de werknemers aan te passen aan de gewijzigde procesopzet.

Of de bovengenoemde "dubbele operatie" uiteindelijk succesvol is, ligt dus slechts gedeeltelijk aan de IT. Minstens zo belangrijk is een holistisch veranderingsconcept dat al in een vroeg stadium de juiste koers uitzet, zodat uw medewerkers de geplande veranderingen begrijpen en gemotiveerd zijn om deze te ondersteunen.

Een belangrijk punt hier is dat digitale adoptie al in een vroeg stadium moet worden opgebouwd. Het speelt een sleutelrol in de ontwikkeling van een digitale bedrijfscultuur omdat het de mensen in uw bedrijf helpt de kansen die de nieuwe technologie biedt te herkennen en met succes te gebruiken. Vooral bij complexe transformatieprocessen is digitale adoptie een doorslaggevend concurrentievoordeel dat veel bedrijven onbenut laten - waar ze later spijt van krijgen omdat ze hun projectdoelstellingen niet halen, zo blijkt uit een recent onderzoek van het Fraunhofer-instituut. Hoewel er geen octrooimiddel is voor de systematische ontwikkeling van digitale adoptie, zijn er in de verschillende uitvoeringsfasen verschillende mogelijkheden. De volgende tips laten zien wat deze zijn en hoe ze kunnen worden gebruikt.

De samenstelling van het projectteam is een van de eerste en meest kritische beslissingen in de aanloop naar de implementatie van SAP S/4HANA. Zorg er bij het samenstellen van uw team voor dat u bekwame werknemers aan boord haalt uit alle sleutelgebieden waarin de software zal worden gebruikt. Op die manier betrekt u alle belangrijke belanghebbenden van bij het begin en vermijdt u verliezen ten gevolge van foute beslissingen.

Om dit te bereiken is het van belang dat de leden van uw team alle relevante bedrijfsprocessen over de afdelingen en disciplines heen kennen en in staat zijn om zowel bekwaam als met sterke communicatieve vaardigheden te bemiddelen tussen de wederzijdse eisen van IT en het vakgebied. Weerstand tegen geplande veranderingen kan niet volledig worden vermeden, maar u voorkomt onnodige emoties omdat u vanaf het begin een feitelijk klimaat schept dat wordt gekenmerkt door vakbekwaamheid, waaraan iedereen een constructieve bijdrage kan leveren.

Onze deskundige tip: Stel zo snel mogelijk een team samen van tech-savvy multipliers binnen het personeelsbestand die goed op de hoogte zijn van de voordelen en mogelijkheden van SAP S/4HANA en zelfs sceptici kunnen inspireren om het nieuwe systeem te gebruiken.

Puur top-down projecten zijn gegarandeerd acceptatiekillers, omdat veranderingen niet van bovenaf kunnen worden opgelegd. Dit betekent echter niet dat het management het implementatieproject slechts onopvallend op de achtergrond mag behandelen. Integendeel: de nieuwe implementatie van SAP S/4HANA heeft een diepgaande invloed op de bedrijfsprocessen en de organisatiestructuur, d.w.z. zij grijpt rechtstreeks in in de bestaande bedrijfscultuur. Het management moet daarom niet alleen ondubbelzinnig duidelijk maken dat het de geplande veranderingen wil en steunt, het moet de nieuwe oplossing ook actief onder de aandacht van de werknemers brengen, ongegronde angsten wegnemen en de bereidheid tot verandering bevorderen. Een duidelijk herkenbare visie is het beste uitgangspunt voor een succesvolle digitale adoptie.

Onze tip van de expert: geef uw visie een herkenbaar gezicht en moedig alle managers aan om de nieuwe oplossing zelf te gebruiken, hun ervaringen ermee te delen en in discussies actief te pleiten voor de geplande verandering.

Uiteindelijk zijn het de werknemers die beslissen over het succes van de implementatie. Betrek de toekomstige gebruikers er daarom zo vroeg mogelijk bij. Informeer hen over de aanstaande implementatie, over de voordelen van de nieuwe software en over mogelijke beperkingen in kritieke projectfasen.

Vergeet echter niet dat succesvolle communicatie geen eenrichtingsverkeer is. Vraag actief om feedback en gebruik vroege feedback voor aanpassingen of verdere voorlichtingsinitiatieven en één-op-één-vergaderingen. Het is belangrijk dat u de mensen in uw organisatie geleidelijk een duidelijk beeld geeft van wat er precies verandert en welke impact deze veranderingen zullen hebben op processen, werkstromen en individuele rollen. Niet iedereen zal dit leuk vinden. Leg daarom bij elke gelegenheid uit waarom uw bedrijf heeft besloten over te schakelen op SAP S/4HANA, welke voordelen het verwacht, hoe belangrijk de bijdrage van elke persoon is voor het algemene succes en hoe de nieuwe oplossing hem of haar zal helpen om in het dagelijkse werk nog succesvoller te zijn.

Onze tip: Met een anonieme ideeënbus kunt u ook zorgen en angsten die niet in het openbaar worden geuit, tot op de bodem uitzoeken. In combinatie met reguliere gebruikersgroepen kunt u deze en andere bedenkingen aan de orde stellen om samen oplossingen te vinden.

Gebrek aan software-acceptatie is vaak te wijten aan een te korte testfase. Installeer daarom zo vroeg mogelijk een testsysteem, zodat uw medewerkers zich uitgebreid vertrouwd kunnen maken met SAP S/4HANA en de nieuwe SAP Fiori-gebruikersinterface. Belangrijk: Het testsysteem moet het latere live-systeem zo goed mogelijk benaderen en idealiter bedrijfsspecifieke gegevens bevatten.

Door uitgebreide tests onder realistische omstandigheden kunnen zwakke punten of inconsistenties worden geïdentificeerd en geëlimineerd nog voor de live-gang. Bovendien kunnen de diensten nagaan of met alle processen en vereisten rekening is gehouden, dan wel of er nog behoefte is aan optimalisatie. Bovendien heeft testen ook een positief effect op de psyche: het geeft uw werknemers de kans om zich zonder stress vertrouwd te maken met het ERP-systeem en de mogelijkheden ervan te verkennen zonder bang te zijn fouten te maken. Dit kan ook de terughoudendheid verminderen en de motivatie vrijmaken.

Onze deskundige tip: Maak gebruik van de specifieke ervaring en competenties van de Learning & Development afdeling. Het kan bijvoorbeeld leersimulaties voor het testsysteem maken en zo een waardevolle bijdrage leveren aan de voortgang van het project.

Een goed doordacht, gegradueerd opleidingsconcept is een van de belangrijkste voorwaarden voor een snel en duurzaam succes van elke nieuwe implementatie. Het bespaart tijd en frustratie en heeft een aanzienlijke invloed op de return on investment (ROI). Stel daarom reeds aan het begin van het project een opleidingsplan op dat zo individueel mogelijk is afgestemd op het kennisniveau van uw werknemers en op de doelstellingen die zij in elk geval moeten bereiken. Besteed aandacht aan de verschillende soorten lerenden en pas de keuze van de leervormen - face-to-face eenheden, virtuele classrooms, blended learning of e-learning - zo veel mogelijk aan. Het is belangrijk dat u voor afwisseling zorgt, zodat er geen verveling ontstaat en iedereen de kans krijgt om in teamverband, maar ook op een eigen manier te leren.

Om het leersucces te meten, moet u de ontwikkeling van de individuele prestaties van alle deelnemers evalueren en ook bijhouden hoe goed het nieuwe systeem wordt geaccepteerd. Als de resultaten achterblijven bij de verwachtingen, moet u de opleidingsmaatregelen dienovereenkomstig aanpassen. Het is ook belangrijk om een deel van het opleidingsbudget te reserveren voor kwalificatiemaatregelen na de go-live, zodat u flexibel kunt blijven en gericht kunt ingrijpen als er problemen blijven bestaan.

Onze tip van experts: maak indien mogelijk ook gebruik van samenwerkingstools en socialemediaplatforms, zodat gebruikers hun kennis kunnen delen. Dit versterkt niet alleen de teamgeest, maar helpt u ook om een kennisverzameling op te bouwen.

Zet zo mogelijk al in de ontwerpfase van uw implementatieproject de koers uit voor gerichte bevordering van de gebruikersadoptie, zodat uw medewerkers de voordelen van de geplande innovaties inzien en de software met succes gebruiken.

De beste manier om te beginnen is een kernteam samen te stellen dat de financieringsdoelstellingen vaststelt en bepaalt welke strategie moet worden gebruikt om deze doelstellingen te bereiken. Het is van belang te beschikken over een methodische aanpak waaruit een nauwkeurig stappenplan met evalueerbare resultaten kan worden afgeleid. Begin daartoe met de vraag wat uw werknemers als vooruitgang of succes beschouwen wanneer zij met de software werken, en welke kwalificatiebehoeften zij voor zichzelf zien. De bijbehorende antwoorden worden gegeven door interviews met belanghebbenden, persona's die van hen worden afgeleid en het opstellen van concrete toepassingsscenario's, die u vervolgens kunt prioriteren.

Met dit materiaal kunt u nu succescriteria vaststellen in de vorm van KPI's, die u in de loop van het project regelmatig evalueert om uw strategie zo nodig in een vroeg stadium te verbeteren. Zodra u de kwalificatieaanbiedingen op basis van de KPI's hebt ontwikkeld, moet u uw werknemers aan boord krijgen. U moet echter goed voorbereid zijn op dit moment - met een communicatieconcept dat het nodige bewustzijn voor uw project creëert, met een testpilot die de geprioriteerde toepassingsscenario's bestrijkt, en met een communityplatform voor beoordelingen en feedback voor de voortdurende ontwikkeling van uw kwalificatieaanbod.

Onze tip van experts: gebruik een User Adoption Canvas om uw KPI's en bedrijfswaarden uit te werken. De verschillende velden bieden waardevolle hulp bij het beantwoorden van de belangrijkste vragen voor uw project, bijvoorbeeld: Wie zal de software gebruiken en met welk belang (rol, team, enz.)? Hoe moet de software in de toepassingscontext worden gebruikt en met welk succes? Welke belanghebbenden worden in het bijzonder getroffen - in positieve of in negatieve zin? Welke bedrijfswaarde kan met de software worden bereikt? Welke steunmaatregelen zijn nodig om dit te bereiken?

Omdat het menselijk brein niet werkt als een harde schijf, moet u ervan uitgaan dat een groot deel van de opleidingsinhoud al vergeten is tegen de tijd dat deze kennis op de werkplek nodig is. Dit leer-"geheugenverlies" leidt tot prestatiedalingen op alle gebieden van het bedrijf na praktisch elke go-live en brengt een van de belangrijkste doelstellingen die met een nieuwe implementatie van SAP S/4HANA moeten worden bereikt, in gevaar: hogere gegevenskwaliteit.

Dit probleem kan op betrouwbare wijze worden vermeden door gebruik te maken van een Digitale Adoptie Oplossing (DAS): Als uw medewerkers op een bepaald punt vastlopen tijdens het werken met SAP S/4HANA of een procesrelevante cloud-app, biedt de Digital Adoption Solution hen met één muisklik precies de juiste informatie, zodat ze verder kunnen - passend bij de specifieke taak in het end-to-end proces en de individuele rol. Het snelle, voortdurende gevoel van succes verhoogt de tevredenheid van de werknemers bij het gebruik van de nieuwe software. Tegelijkertijd winnen zij aan proceszekerheid, omdat zij zonder lang zoeken steun kunnen vinden voor belangrijke beslissingen of achtergrondkennis krijgen over richtlijnen, documentatie en processen.

Onze tip: Gebruik de analysefunctie in het dashboard van de Digital Adoption Solution om probleemgebieden te identificeren, bestaande inhoud te verfijnen en ontbrekende leerinhoud toe te voegen.

Onze tips kunnen bijna naar believen worden aangevuld, want digitale adoptie is een dynamisch proces dat verder gaat dan de louter technische omschakeling. Uiteindelijk gaat het erom in het hele bedrijf een digitale mentaliteit te ontwikkelen die, op basis van positieve ervaringen in de werkcontext, verandering niet als een verstoring maar als een kans ziet. En dat is precies waar het om draait, want SAP S/4HANA vereist niet alleen een efficiënte toepassing, maar ook een hoge mate van bereidheid tot verandering, zodat het bestaande potentieel ook echt kan worden benut. Digitale adoptie wordt daarom een concurrentiefactor die steeds belangrijker wordt en dus niet aan het toeval mag worden overgelaten.