Mehr Flexibilität für mehr Produktivität: Sinnvolle Tools, damit Remote Work gelingt

Meer flexibiliteit voor meer productiviteit

Nuttige hulpmiddelen om van werken op afstand een succes te maken

Draaipunt in de wereld van het werk. Een virus dwingt miljoenen mensen naar het thuiskantoor. Waar onlangs nog een debat werd gevoerd over de vraag of werken op afstand wel zinvol is, schept het jaar 2020 feiten. Hoe gaat u en uw bedrijf hiermee om? Maakt u gebruik van de mogelijkheden die Remote Work biedt? Bent u zich bewust van de valkuilen? Dit artikel laat zien hoe moderne technologie u kan ondersteunen en welke obstakels u moet vermijden.

Certificeringsstudies: Juist gebruikt, motiveert werknemers die op afstand werken, maakt ze productiever en maakt bedrijven aantrekkelijker. Maar werken op afstand is geen self-runner. Het is niet voldoende om de computer thuis te installeren in plaats van op kantoor, want in het thuiskantoor verandert veel meer dan alleen de omgeving. Werken op afstand betekent het opzetten van nieuwe workflows en het vinden van andere vormen van samenwerking. Het gaat om het effectief uitwisselen van informatie met collega's en bazen over grote afstanden en om het samen doorzetten van projecten zonder binnen te lopen in het naastgelegen kantoor.

Trefpunt is het scherm

Dit alles is absoluut haalbaar - want er is een breed scala aan technologische hulpmiddelen voor de meest uiteenlopende behoeften van het werk op afstand. Trefwoord: uitwisseling tussen collega's. Er zijn onderwerpen die in de groep besproken moeten worden, daar zal het werken op afstand niets aan veranderen. Betekenis: Tijd voor een online conferentie waar telewerkers thuis en onderweg net zo goed kunnen deelnemen als uw lokale medewerkers.

Bildschirm-Konferenzen sind beispielsweise bei Microsoft Teams möglich

Breed scala aan vergaderhulpmiddelen

Dergelijke schermconferenties zijn bijvoorbeeld mogelijk met Microsoft-Teams. De tool is geschikt voor projectbijeenkomsten, maar ook voor de dagelijkse stand-up en informele uitwisseling binnen het team. Tijdens de vergadering kunnen bestanden worden gedeeld en kunnen Microsoft-apps worden geïntegreerd. Medewerkers kunnen meedoen via notebook, PC, smartphone of tablet, elkaar zien en discussiëren. De cloudconferentieleverancier Zoom biedt vergelijkbare mogelijkheden. Goed om te weten: Tijdens de videochat kunnen teams van twee of kleine groepen in aparte ruimtes bijeenkomen en bilateraal vragen bespreken alvorens terug te keren naar de grote conferentie. Andere vergaderhulpmiddelen zijn Join.Me, Go ToMeeting en WebEx.

Projecten online beheren

Voor degenen die samen aan projecten werken, zijn projectmanagementhulpmiddelen nuttige hulpmiddelen. Hier vindt u een duidelijk overzicht van de verantwoordelijkheden, taken en deadlines van alle betrokken medewerkers. De toegang is online, zodat de informatiestatus van alle projectleden gelijk is, ongeacht waar ze zich bevinden. Met een paar blikken kun je zien wie welk werk krijgt toegewezen, welke onderwerpen al zijn afgerond en waar nog actie nodig is. De voortgang van het project wordt in het systeem ingevoerd zodra deze is gemaakt, wat te allen tijde een vrij nauwkeurig beeld geeft van de status van het project. Een voorbeeld van projectmanagement tools het Amerikaanse organisatietool Trello. Het is bijzonder bekend en wordt veel gebruikt.

Uitwisseling en beheer online

Zelfs buiten de projectplanningstools zijn er nuttige technologieën voor de constructieve samenwerking van werknemers op afstand. Documenten kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk worden uitgewisseld via de eigen netwerkstations van het bedrijf of via cloudopslag. Lange e-mails naar brede distributielijsten kunnen worden vermeden door gebruik te maken van Slack's open en gesloten groepsgesprekken. Maar wat als de collega in het thuiskantoor problemen heeft met zijn technologie? Zijn alle nuttige online tools dan niet ineens nutteloos? Zelfs voor zulke onaangename situaties is er hulp van het internet. Met behulp van de Teamviewer kunnen IT-medewerkers van uw bedrijf verbinding maken met de computer in uw thuiskantoor en computerproblemen over grote afstanden online oplossen.

Online leren en bijscholing

Overigens: Het belangrijke thema van opleiden is ook goed uitvoerbaar. E-learning is beschikbaar voor elk gebied, alle eisen en op de meest uiteenlopende kanalen. SAP SuccessFactors (LMS) is naast Workday Oracle Cloud of Cornerstone On Demand, beschikbaar voor alle HR-processen met een breed scala aan opties - aanpasbaar aan alle individuele behoeften en specificaties.