Adoptie in RISE with SAP: van kostenpost naar strategische waarde

Bedrijven investeren grote bedragen in implementatie, migratie en integratie. De werkelijke waarde ontstaat echter pas wanneer medewerkers het nieuwe systeem begrijpen, accepteren en toepassen in hun dagelijkse werkzaamheden. Juist daar wordt bepaald of een RISE-project op de lange termijn leidt tot meer efficiëntie, wendbaarheid en transparantie of achterblijft bij de verwachtingen.

Adoptie is daarmee geen ‘zacht’ onderwerp, maar een doorslaggevende factor. Zij bepaalt of technologie waarde toevoegt of vooral kosten veroorzaakt. En succesvolle adoptie begint lang vóór de go-live: met een duidelijke visie, gerichte communicatie en een gestructureerde aanpak van verandermanagement.

Bij veel RISE-with-SAP-initiatieven ligt de nadruk sterk op de technische migratie. Systemen worden geconsolideerd, processen geharmoniseerd en data opgeschoond. De vakinhoudelijke en organisatorische kant van de verandering raakt daarbij vaak op de achtergrond — tenminste tot kort voor de go-live. Op dat moment ontstaat plots de verwachting dat ‘change management’ dit nog kan oplossen.

Echte acceptatie ontstaat echter niet door enkele trainingen of nieuwsbrieven. Ze is het resultaat van een doorlopend proces waarin alle betrokkenen - van management tot eindgebruikers - actief worden meegenomen. Adoptie betekent dat nieuwe systemen niet alleen worden gebruikt, maar ook worden begrepen, geaccepteerd en daadwerkelijk geïntegreerd in het dagelijkse werk.

Waarom is dit zo cruciaal? Als gebruikers blijven denken en werken volgens oude patronen en workarounds, blijven de mogelijkheden van SAP S/4HANA onbenut. Er ontstaan schaduwprocessen, het aantal supportvragen neemt toe en de verwachte projectwaarde verdampt.

RISE with SAP-projecten zijn complexe transformatieprogramma’s. En zoals bij elke transformatie geldt: mensen passen veranderingen niet automatisch toe. Zij hebben richting, betekenis en zichtbare voordelen nodig. Wie deze factoren vroegtijdig en consequent adresseert, bouwt vertrouwen op en legt daarmee de basis voor duurzaam succes.

Waarom mislukken zoveel RISE with SAP-projecten niet door technische problemen, maar door onvoldoende gebruik? In de praktijk gaat het vaak om dezelfde terugkerende hindernissen, die slechts verschillen in omvang en verschijningsvorm. Wie deze vroegtijdig herkent, kan gericht bijsturen en problemen voorkomen.

1. Gebrek aan betrokkenheid van de business

Wanneer IT het project grotendeels alleen aanstuurt, blijven belangrijke perspectieven onbenut. Key users weten als geen ander hoe processen in de praktijk verlopen en waar deze afwijken van de theorie. Zonder hun actieve betrokkenheid ontstaat het risico op een systeem dat technisch goed functioneert, maar in het dagelijkse werk onvoldoende wordt geaccepteerd.

2. Communicatie pas vlak voor de go-live

Veel projecten onderschatten hoe vroeg mensen behoefte hebben aan richting. Wanneer betrokkenen pas enkele weken vóór de start horen wat er verandert, leidt dat tot onzekerheid en vaak tot weerstand. Duidelijke en doorlopende communicatie daarentegen bouwt vertrouwen op en bevordert acceptatie.

3. Training zonder context

Gestandaardiseerde trainingen zijn belangrijk, maar onvoldoende. Medewerkers moeten begrijpen waarom veranderingen plaatsvinden en hoe deze hun werk eenvoudiger of beter maken. Alleen dan ontstaat echte waarde en daarmee de motivatie om het nieuwe systeem daadwerkelijk te omarmen.

4. Geen duidelijke governance

Adoptie is geen ‘zacht’ onderwerp voor HR of communicatie. Het is een lijnverantwoordelijkheid, met duidelijk gedefinieerde rollen, KPI’s en eigenaarschap. Als niemand zich verantwoordelijk voelt, blijft adoptie een goed voornemen zonder merkbaar effect.

5. Geen bijsturing na de go-live

Veel organisaties beschouwen de go-live als het einddoel, terwijl dit in werkelijkheid slechts het begin is. Zonder continue monitoring, feedback en gerichte verbetercycli dreigt een terugval in oude werkwijzen, waardoor behaalde vooruitgang snel verdampt.

Deze valkuilen maken duidelijk dat adoptie geen toeval is. Ze vraagt om planning, eigenaarschap en vooral de juiste mindset. Het succes van een RISE with SAP-project wordt uiteindelijk bepaald door het daadwerkelijke gebruik, niet door het afvinken van het projectplan.

Duurzame adoptie ontstaat niet vanzelf. Ze is het resultaat van een duidelijke aanpak waarin technologie, processen en mensen in balans worden gebracht. Wie RISE-with-SAP succesvol wil implementeren, heeft daarom een doordacht adoptieconcept nodig, een concept dat vanaf dag één met het project meegroeit en niet pas aan het einde wordt toegevoegd.

1. Adoptie als vast onderdeel van het projectplan verankeren

Adoptie is geen ‘bijzaak’, maar een volwaardige werkstroom. Plan middelen, mijlpalen en KPI’s voor het gebruik van het systeem net zo consequent als voor de technische deliverables. Zo wordt change management een meetbare succesfactor.

2. Management zichtbaar betrekken

Adoptie slaagt alleen wanneer het management zichtbaar overtuigd is en dat ook uitdraagt. Als het C-level en IT-management consequent communiceren waarom RISE with SAP strategisch van belang is, ontstaat richting en samenhang. Medewerkers begrijpen dan: dit is geen IT-project, maar een toekomstproject voor de hele organisatie.

3. Afdelingen als medeontwerpers betrekken

Betrek business niet pas wanneer processen al zijn vastgelegd. Haal key users vroegtijdig aan tafel bij ontwerp, testen en feedback. Dat creëert eigenaarschap en vergroot de acceptatie aanzienlijk.

4. Praktijkgericht trainen in plaats van functietraining

In plaats van puur functionele trainingsvormen zijn leeroplossingen nodig die het concrete nut laten zien. Welke taken worden eenvoudiger? Waar worden fouten voorkomen? En waar bespaart het systeem tijd? Zo ontstaat echt begrip en de motivatie om het nieuwe systeem daadwerkelijk te gebruiken.

5. Adoptie meten en borgen

Alleen wat wordt gemeten, kan worden gestuurd. Definieer daarom duidelijke KPI’s, zoals gebruikspercentages, doorlooptijden van processen of selfservicepercentages. Gebruik feedback om vroegtijdig te signaleren waar aanvullende ondersteuning nodig is.

6. Continue ontwikkeling stimuleren

Na de go-live begint de volgende verbeterfase. Een levende adoptiecultuur betekent dat teams regelmatig nieuwe functies verkennen, best practices delen en van elkaar leren. Zo wordt RISE-with-SAP niet alleen geïmplementeerd, maar ook duurzaam toegepast.

7. Digitale ondersteuning „in the flow of work“ bieden

Zelfs de beste training verliest haar waarde als deze in de hectiek van het dagelijkse werk niet toegankelijk is. Hier spelen Digital Adoption Platforms (DAP’s), zoals de tts performance suite, een belangrijke rol. Ze ondersteunen gebruikers precies op het moment van gebruik, daar waar vragen ontstaan en beslissingen worden genomen. Met stapsgewijze instructies, contextuele ondersteuning en microlearnings blijft kennis direct beschikbaar. Zo worden fouten voorkomen en verloopt de periode na de go-live aantoonbaar soepeler.

Wie adoptie op deze manier benadert, bereikt meer dan alleen systeemacceptatie. Hij legt de basis voor een wendbare, lerende organisatie, een organisatie die veranderingen niet vreest, maar actief benut.

Wanneer de implementatie daadwerkelijk slaagt, dat wil zeggen wanneer de business, IT en management op één lijn zitten, het systeem wordt begrepen en breed wordt gebruikt,kan RISE-with-SAP zijn volledige potentieel waarmaken:

Meer productiviteit in het dagelijkse werk

Goed getrainde en adequaat ondersteunde gebruikers werken sneller en nauwkeuriger. Taken worden efficiënter uitgevoerd en fouten nemen af. Dankzij digitale hulpmiddelen op het moment van behoefte kunnen taken direct worden uitgevoerd, waardoor tijdrovende vragen aan collega’s of omwegen via de helpdesk worden voorkomen.

Stabielere systemen en minder supportbelasting

Een doordacht adoptieproces vermindert typische gebruikersfouten, waardoor het aantal supporttickets afneemt. Dit ontlast IT-teams, verlaagt de operationele kosten en creëert ruimte voor strategischere taken. Zo blijft de systeemomgeving niet alleen stabiel, maar ook duurzaam beheersbaar.

Meer vertrouwen tussen IT en de business

Niets versterkt de relatie tussen IT en business zo sterk als tastbare voordelen. Wanneer vakafdelingen ervaren dat nieuwe oplossingen hun dagelijkse werk daadwerkelijk verbeteren, groeit het vertrouwen. IT wordt dan niet langer gezien als een dienstverlener, maar als een volwaardige partner.

RISE-with-SAP is een ambitieus programma, technologisch, organisatorisch en menselijk. Het echte succes blijkt echter niet uit het aantal gemigreerde systemen of afgeronde werkstromen, maar uit de manier waarop mensen met het nieuwe systeem werken: hoe vanzelfsprekend zij het gebruiken, verder denken en blijven doorontwikkelen.

Adoptie is daarom veel meer dan change management alleen. Het is de sleutel tot het verankeren van verandering, het levend houden van kennis en het toekomstbestendig maken van de organisatie. Wie vroegtijdig investeert in een gestructureerde adoptieaanpak, verkleint risico’s, versterkt samenwerking en versnelt aantoonbaar de return on investment.

RISE with SAP nodigt uit om opnieuw na te denken over technologie, processen en leercultuur. En precies daar begint duurzaam succes: bij de mensen die elke dag met het systeem werken.

Wat betekent „adoptie“ in de context van RISE with SAP?

Adoptie beschrijft het proces waarin medewerkers nieuwe systemen, processen en werkmethoden niet alleen leren kennen, maar deze ook actief toepassen en verankeren in hun dagelijkse werkzaamheden. Het gaat daarbij niet alleen om het bedienen van een systeem, maar om het duurzaam en productief omarmen van de verandering.

Waarom is adoptie bij RISE with SAP zo belangrijk?

RISE with SAP verandert niet alleen het technische platform, maar ook rollen, verantwoordelijkheden en processen. Wanneer gebruikers vasthouden aan oude denk- en werkwijzen, blijven kansen onbenut. Pas met gerichte adoptie ontstaat echte meerwaarde, in de vorm van hogere efficiëntie, betere kwaliteit en meer vertrouwen tussen IT en business.

Hoe ondersteunt een Digital Adoption Platform (DAP) zoals de tts performance suite adoptie?

Een DAP zoals de tts performance suite begeleidt gebruikers direct binnen hun werkproces. Het biedt contextuele ondersteuning, stapsgewijze instructies en korte leerimpulsen precies op het moment dat ze nodig zijn. Dit vermindert de druk op support, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat kennis duurzaam behouden blijft.

Wanneer moet een DAP in het project worden ingezet?

Bij voorkeur wordt het platform vanaf het begin ingezet. Zo kunnen leerinhoud, procesinstructies en ondersteuning parallel aan de systeemimplementatie worden opgebouwd. Wanneer het platform pas na de go-live wordt geïntroduceerd, gaan waardevolle leereffecten verloren. Vroege integratie zorgt daarentegen voor een soepele overgang naar business as usual.

Welke meetbare voordelen levert consequente adoptie op?

• Snellere time-to-value door productief gebruik vanaf dag één
• Minder supporttickets en lagere belasting van IT
• Hogere datakwaliteit dankzij minder gebruikersfouten
• Betere samenwerking tussen IT en business
• Een duurzame leercultuur en grotere bereidheid tot verandering

Hoe kan het succes van adoptie worden gemeten?

Met KPI’s die verder gaan dan louter projectcijfers. Denk aan gebruikspercentages, foutfrequenties, procesdoorlooptijden of feedbackscores. In combinatie met kwalitatieve terugkoppeling ontstaat zo een compleet beeld van de mate waarin de nieuwe werkwijze daadwerkelijk wordt toegepast.