"Inspecteren en aanpassen" - wendbare methoden voor elk team

Van softwareontwikkeling tot de hele wereld - het werken in agile teams heeft zich in de afgelopen jaren op vele gebieden gevestigd. Marketingteams, onderwijspioniers en productontwikkelaars uit de meest uiteenlopende sectoren oriënteren hun samenwerking op kaders zoals Scrum of Kanban. Altijd met het doel om de grootst mogelijke waarde voor de klant te creëren.

Een van de belangrijkste succesfactoren hierbij is communicatie. We hebben methoden samengesteld die ook door niet-agile teams kunnen worden gebruikt om waarde toe te voegen - vooral wanneer virtuele samenwerking de sleutel is tot het dagelijkse werk:

• werkafspraken
• Dagelijks opstaan
• Timeboxing
• Pomodoro techniek
• Continu verbeteringsproces (KVP)

Om teamwerk zowel waardetoevoegend als waarderend te maken, is het belangrijk om de behoeften van de individuele teamleden te kennen en te beslissen hoe de gemeenschappelijke werkdag moet worden gestructureerd. De routines die het team heeft afgesproken worden vastgelegd in de werkafspraken. Bijvoorbeeld:

• "Voor online vergaderingen, zetten we de camera aan."
  > Dit maakt ook communicatie mogelijk via gebaren en gezichtsuitdrukkingen.
• "We gaan elke vergadering goed voorbereid en op tijd binnen."
  > Dit omvat het testen of de gebruikte technologie werkt.
• "We houden de status in onze samenwerkingstool (Microsoft Teams) up-to-date."
  > Zodat collega's weten wanneer we buiten vaste vergadertijden beschikbaar zijn.
• "We richten ons op de inhoud van de vergadering, niet op andere taken die parallel lopen."
  > Voor privégesprekken zijn er virtuele koffiepauzes beschikbaar, waarbij teams die op afstand werken op een ongedwongen manier informatie kunnen uitwisselen.
• "Met regelmatige tussenpozen denken we na over onze samenwerking en beslissen we samen over aanpassingen."
  > Retrospectieven ondersteunen het continue verbeteringsproces.

Een korte dagelijkse vergadering creëert transparantie over de huidige status van het werk van elk teamlid. De Daily Stand-up (of Daily Scrum of gewoon Daily) vindt elke dag op hetzelfde tijdstip plaats en mag niet langer dan 15 minuten duren. Een uniforme structuur van de toespraken helpt om de tijd niet te overschrijden. Elk teamlid beantwoordt kort drie vragen:

1. Wat heb ik gisteren gedaan?
2. Wat ben ik vandaag van plan?
3. Waar heb ik hulp bij nodig?

Diepgaande discussies moeten uit de Daily worden verwijderd.

Een eenvoudige methode om vergaderingen efficiënt te maken is timeboxing. Bepaal van tevoren hoeveel tijd u aan de verschillende onderwerpen wilt besteden en maak de planning voor iedereen transparant. Als er na deze tijd nog steeds behoefte is aan discussie, beslist het team of de discussie wordt voortgezet of dat wordt overgegaan naar het volgende onderwerp. Een akoestisch of visueel signaal aan het einde van elk blok helpt het team om zich aan de geplande tijden te houden. Overigens kan iedereen in het thuiskantoor het juiste gereedschap hiervoor vinden: gebruik gewoon de keukenwekker.

Over keukenwekkers gesproken: dit kleine apparaat is ook ideaal om uw eigen productiviteit te ondersteunen. Met de Pomodoro technologie breng je structuur aan in je eigen taken:

1. Formuleer uw concrete taken schriftelijk.
2. Stel de wekker in op 25 minuten.
3. Werk gericht aan een taak totdat de wekker afgaat.
4. Neem vijf minuten pauze.
5. Begin de volgende ronde.

Aangezien zelforganisatie ook zelfzorg vereist, moet u op zijn laatst na vier ronden een langere pauze inlassen.

De kern van het continue verbeteringsproces (CIP) van agile teams is de terugblik. Het team herziet daarin regelmatig zijn eerdere werkmethoden om deze in de toekomst te optimaliseren en de samenwerking te verbeteren. Voor Scrum teams is het terugkijken het einde van elke sprint en geeft tegelijkertijd de ploeg oriëntatie voor de volgende cyclus. Als u geen Scrum Master, Agile Coach of Trainer in uw team heeft om de Retrospective te matigen, kunt u de gezamenlijke reflectie ondersteunen met bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Wat ging er goed?
• Waar zien we mogelijkheden voor verbetering?
• Wat willen we in de toekomst anders doen?

De documentatie kan eenvoudig worden bewaard. Maak de gemeenschappelijke beslissingen gewoon transparant voor iedereen.

Wendbaarheid staat onder meer voor behoeftegericht werken en flexibel reageren op veranderingen. Daarom: Probeer verschillende methoden uit en implementeer ze volgens de individuele behoeften van uw team. Inspecteer en pas aan!