Thanks to knowledge assets that can be accessed anytime and anywhere, doctors and practitioners receive support right in the moment of need.

Rund um die Uhr verfügbares Wissen für flexible und mobile Mitarbeitende

Als Novicare ein neues System für die elektronische Patientenakte in den Betriebsalltag einführte, galt es, das medizinische Personal so schnell wie möglich damit vertraut zu machen. Dank eines Wissenspools, der jederzeit verfügbar und von überall abrufbar ist, erhalten Ärzte und das Klinikpersonal nun bei Bedarf passgenaue Unterstützung bei Fragen rund um das neue System.

Novicare ist ein unabhängiger Anbieter von medizinischen und paramedizinischen Dienstleistungen mit Sitz in den Niederlanden. Die multidisziplinären und eigenverantwortlich handelnden Behandlungsteams des Unternehmens kümmern sich um Patientinnen und Patienten, die unter chronischen und komplexen Erkrankungen leiden. Darüber hinaus unterstützt Novicare auch andere Organisationen im Gesundheitswesen mit Angeboten zu Schulung, Beratung und Interimsmanagement.

Für eine innovative und effiziente Patientenversorgung

Um den Patientinnen und Patienten die bestmögliche Behandlung zu bieten, benötigen die Ärztinnen und Ärzte sowie die Klinikmitarbeitenden von Novicare Zugang zu umfassenden Patientendaten. Basierend auf seinem Arbeitskonzept, hat sich das Unternehmen daher für die Implementierung einer neuen Lösung der elektronischen Patientenakte (ePa) entschieden. Das System mit dem Namen Nova spielt eine entscheidende Rolle im Arbeitsalltag von Novicare. Nova bietet einen vollständigen Einblick in die Akte jedes Patienten und seine Behandlung. Außerdem stattet es das Gesundheitspersonal darüber hinaus mit Planungsinformationen und unterstützenden Dokumenten wie Protokollen aus. Mit der neuen Software unternimmt Novicare einen weiteren Schritt, um seine in der Gesundheitsbranche wegweisende Zukunftsvision umzusetzen, die einen klaren Mehrwert für seine Kunden schafft. Der medizinische Dienstleister stand jedoch bei der Einführung von Nova vor einer entscheidenden Herausforderung: Wie können alle Mitarbeitenden so schnell wie möglich für diese neue Arbeitsweise geschult werden?

Da sowohl die ärztlichen Teams als auch das übrige Klinikpersonal von Novicare selbstorganisiert und multidisziplinär arbeiten und an unterschiedlichen Standorten tätig sind, war es nicht einfach, die Belegschaft auf den neuesten Stand zu bringen. Außerdem war wegen der regelmäßig anfallenden System-Updates eine traditionelle Schulung im Klassenzimmer auch auf lange Sicht keine praktikable Option – Novicare benötigte eine flexible und intuitive Lösung, die E-Learning und Performance Support ermöglicht.

Wir haben tts als Partner gewählt, da wir sowohl unseren Endanwendern als auch unseren Administratoren eine benutzerfreundliche Lösung bieten wollten. Der persönliche Projektansatz, die Qualität der Beratung und niedrige Gesamtbetriebskosten waren ausschlaggebend für unsere Wahl. Nach Abschluss des Implementierungsprozesses hat sich gezeigt, dass wir die richtige Entscheidung getroffen haben!

Ruud Hofland, ICT-Manager, Novicare

Eine flexible E-Learning-Lösung finden

Da die Nova-Software den Mitarbeitenden völlig neu war, benötigten sie fortwährende Unterstützung, unabhängig von Zeit und Ort. Der medizinische Dienstleister war auf der Suche nach einer Lösung, die die Erstellung und Verwaltung von E-Learning-Inhalten mit Performance Support verbindet. Nach einem Vergleich verschiedener Optionen war Novicare von dem persönlichen Implementierungsansatz von tts und der Expertise der Consultants überzeugt. Darüber hinaus bot die tt performance suite ein sehr intuitives Autorensystem zu niedrigen Gesamtbetriebskosten an.

Um den Prozess der Inhaltserstellung zu vereinfachen, entwickelte tts für Novicare maßgeschneiderte E-Learning-Vorlagen sowie ein Webportal im Corporate Design des Unternehmens. Durch Frage-und-Antwort-Sessions ermittelte der tts Berater den Schulungsbedarf und führte On-the-Job-Schulungen für Novicare durch. In einem eintägigen Training erlernte eine ausgewählte Gruppe von Autorinnen und Autoren den Umgang mit der tt performance suite. Die ttps ist so benutzerfreundlich, dass Novicare in der Lage war, weitere Autorenschulungen intern durchzuführen.

Außerdem ermöglichte die Lösung eine einfache Versionsverwaltung vor dem Go-live. Software-Updates, E-Learning-Module und Support Guides wurden so konzipiert, dass sie aufeinander abgestimmt sind. Um eine detailliertere kontextsensitive Unterstützung für Nova zu ermöglichen, hat tts auch die QuickAccess-Funktion auf die Bedürfnisse von Novicare zugeschnitten.

Umfassende, einheitliche und kontextbezogene Unterstützung

Das neue Webportal und der QuickAccess haben für die gewünschte flexible Erreichbarkeit gesorgt. Und durch die Entwicklung kontextsensitiver, schrittweiser Anleitungen für Nova hat tts es den Expertinnen und Experten von Novicare erleichtert, eigene E-Learning-Kurse zu erstellen. Damit konnte man zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Sowohl Endanwender als auch Autoren meistern den Umgang mit Nova nun spielend.

Mithilfe des On-the-Job-Supports erhält der Endanwender genau dann genau die Unterstützung, die er innerhalb der Nova-Anwendung  benötigt. Die kontextsensitive Hilfe sorgt dafür, dass keine Zeit verloren geht: Der Zugriff auf Arbeitsanweisungen und Qualitätsrichtlinien soll innerhalb von zehn Sekunden und mit nur zwei Mausklicks zur Verfügung stehen.

Content-Autoren und -Managerinnen arbeiten dank der hinterlegten Vorlagen und einer automatisierten Recording-Funktion schneller und effizienter – das erleichtert den Wissensaustausch zwischen den Novicare-Mitarbeitenden. Kollaborative Workflows sorgen für einen reibungslosen Ablauf bei der Überprüfung und Freigabe neuer Inhalte.

Nachhaltige Leistungsunterstützung – selbst bei veränderten Anforderungen

Nach Abschluss des Projekts kann Novicare neue Benutzer nun schnell und konsequent einarbeiten, alle auf dem gleichen Wissensstand sind, wenn sie mit dem neuen System starten. Und selbst wenn sich die Anforderungen eines Tages ändern sollten, kann das Autorenteam problemlos Schulungsmaterial erstellen, das auf das neueste Software-Update abgestimmt ist. Mit diesem zusätzlichen Wissen ist Novicare optimal für die effektive Arbeit mit dem neuen ePA-System gerüstet.