6 Bausteine erfolgreicher Zusammenarbeit – als Kompass in digital verteilten Setups

Die Corona-Pandemie hat unsere Arbeitswelt nachhaltig verändert. Die spannende Frage dreht sich nun darum, wie viel “alte Normalität” auf das “New Normal” folgen wird. Feststeht allerdings, dass digital verteilte Kollaboration uns erhalten bleiben wird. Sei es vor Ort im Großraumbüro, welches nun verstärkt durch die zunehmende Digitalisierung eine ganz neue Ebene erhält, oder in dezentral agierenden Business Units, deren Kommunikation ausschließlich digital stattfindet.

Ein “Digital First” Ansatz hat nicht nur zu Beginn der Corona-Pandemie für Startvorteile gesorgt, sondern wird auch nach deren Abklingen weiter von Nutzen für die Geschäftswelt sein. Weniger Geschäftsreisen, mehr Homeoffice, flexible Arbeitszeiten sowie dezentrale Teams werden vielerorts auch nach der Corona-Pandemie nicht mehr wegzudenken sein. Darum zahlt es sich aus, die Zusammenarbeit konsequent nach einem “Digital First” Ansatz auszurichten, und die damit verbunden Chancen zu nutzen: bspw. sind Informationen für alle einfacher auffindbar und Zusammenarbeit kann synchron sowie asynchron vonstattengehen.

Kurzfristig betrachtet, aber auch auf längere Sicht gesehen, lohnt es sich, bewährte On-Site-Prozesse und -Methoden nicht auf Biegen und Brechen in digital verteilte Setups zu zwingen. Eine ganzheitliche Betrachtung der digital verteilten Zusammenarbeit und die Implementierung entsprechender Maßnahmen, um die ortsunabhängige Kollaboration zu unterstützen, zahlen sich aus. Ganzheitlich betrachtet wird schnell auffallen, wo Effizienzgewinne möglich sind – und wo es Herausforderungen zu adressieren gilt. Jede Veränderung birgt auch Nachteile – aber bezieht man diese frühzeitig mit ein, fällt die Gesamtrechnung früher positiv aus. 

Gute Zusammenarbeit erhöht die Produktivität und den Spaß an der Arbeit – was wiederum in direktem Zusammenhang zu der Qualität der Arbeitsergebnisse steht. Es lohnt sich also, in ein stimmiges Konzept für die Zusammenarbeit zu investieren, dieses regelmäßig Reviews zu unterziehen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Um wettbewerbsfähig zu agieren, erfordern diese dynamischen Zeiten, in denen wir uns befinden, demnach nicht nur Veränderungsbereitschaft was die Arbeitsinhalte angeht, sondern auch Flexibilität hinsichtlich der Art und Weise der Zusammenarbeit.

Als Unternehmen, welches sich verhältnismäßig früh für einen “Digital First” Ansatz entschieden hat, haben wir über viele Jahre wertvolle Erfahrungen mit verschiedenen Bereichen der digitalen Zusammenarbeit gesammelt. Die tts ist dezentral strukturiert und weist jahrelange Erfahrung in sehr diversen Formen der Zusammenarbeit auf. Wir haben Teams von unterschiedlicher Größe und Struktur, darunter Linienteams, Backoffice Teams, häufig wechselnde, aber auch relativ konstante Projektteams sowie Scrum Teams. Wir beraten, erarbeiten Konzepte, implementieren Software, stellen den Betrieb sicher, führen Strategieworkshops durch, richten Trainings aus, planen große interne und externe digital verteilte Veranstaltungen und vieles mehr. Überdies haben wir aus der intensiven Kundenbetreuung viele Einsichten in nahezu jede erdenkliche Form der digitalen Kollaboration gewonnen.

Diese wertvollen Erfahrungen bündelten und strukturierten wir für uns. Auf diese Weise entstand eine Reihe an fördernden Faktoren, welche die digital verteilte Zusammenarbeit erfolgreich gestalten: der tts Digital Boost Ansatz. Auch wenn der Ansatz “digital” im Namen führt, baut er auf sechs Bausteinen auf, die in jedem Kontext der Zusammenarbeit ihre Bedeutung haben. Die individuelle Ausgestaltung der Bausteine sollte allerdings –je nach Setup und Kontext– variieren.

Unsere sechs Bausteine erfolgreicher Zusammenarbeit sind ebenso für die synchrone Zusammenarbeit vor Ort essentiell, als auch in digital verteilten sowie gemischten Setups.

Clear Structure

Der Baustein “Clear Structure” betont die Wichtigkeit klarer Strukturen als Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Das Schaffen von Rahmenbedingungen, wie die Bereitstellung entsprechender Kollaborationskanäle und gemeinsamer Ablageorte, fördert eine transparente, effiziente Arbeitsweise. Gute Vorbereitung, standardisierte Rituale, bekannte Ansprechpartner:innen und gemeinsame (virtuelle) Räume helfen beim Zurechtfinden im Alltag und geben Halt. Bereits eine einheitliche Ablagestruktur und Benennung relevanter Dokumente kann in der Summe viele Stunden unnötig mit Suchen verbrachter Arbeitszeit reduzieren.

Sense of Belonging

Zwei Hauptkomponenten machen “Sense of Belonging” aus: Zum einen ein Gefühl der Zugehörigkeit und andererseits ein Gemeinschaftsgefühl. Es geht um ein Zugehörigkeitsgefühl zum Team, zum Unternehmen und zum Zweck der eigenen Arbeit. Dabei fördert ein Punkt in ganz besonderem Maße die intrinsische Motivation, nämlich das Bewusstsein, die Bedeutung und den Mehrwert des persönlichen Beitrags in den Gesamtkontext einordnen zu können (vgl. Drive von Daniel Pink). Soziales Miteinander und gegenseitiges Vertrauen fördern die Gemeinschaft und Produktivität in einem Team. Eine angenehme und vertrauensvolle Atmosphäre sorgt für eine gute Grundstimmung, in welcher Zusammenarbeit besser gelingt.

Readiness to Change 

Der Baustein “Readiness to Change”: In der heutigen dynamischen Zeit, ist die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren zu können, häufig wettbewerbsentscheidend. Allerdings fordern Veränderungen im ersten Augenblick heraus – und provozieren schnell Ablehnung. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Veränderungsprozesse mehr Anklang finden, wenn die Gründe nachvollziehbar sind. Um die Notwendigkeit und das Potential für Veränderungen zu erkennen, ist eine Unternehmenskultur geprägt von Offenheit und Reflektionsfähigkeit erforderlich. Beispielsweise stoßen regelmäßige Retrospektiven kollektive Lernprozesse an, welche Offenheit für Neues fördern. Nach ersten Erfolgserlebnissen bei Veränderungsprozessen steigt tendenziell die Veränderungsbereitschaft weiter.

Result Orientation 

Der Fokus der Zusammenarbeit sollte gemäß dem Baustein “Result Orientation” stets auf der Wertgenerierung liegen – je nach Arbeitskontext für interne oder externe Anspruchsgruppen. Voraussetzung Wert zu schaffen, ist das Kennen der Bedürfnisse der Anspruchsgruppen. Sind diese –z.B. durch Verwendung von Personas, Design Thinking oder User Journey Maps– bekannt, kann das Team eine gemeinsame Vision entwickeln. Gemeinsam definierte Ziele und Planungen erhöhen das Commitment. Dadurch werden Ziele mit Fokus verfolgt. Auch können Lean-agile Ansätze herangezogen werden, um Prozesse möglichst schlank und kundenzentriert zu halten. Kaum etwas drückt dies besser aus, als das agile Prinzip Nr. 10 aus dem Agilen Manifest: Simplicity – the art of maximizing the amount of work not done – is essential (d.h. nichts Unnötiges tun, vgl. https://agilemanifesto.org/principles.html).

Learning-friendly Culture

Der Baustein “Learning-friendly Culture”: Insbesondere in der heutigen sogenannten “VUCA-Welt” (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität, Mehrdeutigkeit) stehen wir immer wieder vor der Herausforderung mit veränderten Rahmenbedingungen umzugehen. Für Unternehmen ist es deshalb wichtig, eine Kultur und einen organisationalen Rahmen zu schaffen, in denen Wissen und Erfahrungen geteilt und diskutiert werden. Außerdem möchten Mitarbeitende nicht nur die Gelegenheit, sich mit ihren Fähigkeiten einzubringen – sie möchten auch die Chance erhalten, sich in diesen weiter zu verbessern und Tätigkeiten sprichwörtlich zu meistern (vgl. Daniel Pink, Drive). Das gestillte Verlangen, Neues zu lernen, fördert neben der Motivation erfahrungsgemäß auch die Kreativität und Innovationslust. Deshalb ist es elementar wichtig, dass Unternehmen Lernzeit einräumen – sowohl individuell als auch als Team.

Method Diversity 

Da jeder Mensch anders reagiert, ist “Method Diversity” ein essentieller Baustein gelingender Zusammenarbeit, um Abwechslung in die Kollaborationsformen zu bringen. Denn jede:r fühlt sich durch andere Formate und Methoden besser aktiviert – und somit auch ermutigt, etwas beizutragen. Außerdem fördern wechselnde Formate die Reflektionsfähigkeit, Konzentration sowie die Aktivierung der Beteiligten (Stichwort Liberating Structures: https://liberatingstructures.de/liberating-structures-menue/ ). Wichtig ist hierbei, ein gesundes Maß einzuhalten, das die Beteiligten nicht überfordert. Also lieber mit Augenmaß gelegentlich die Methoden erweitern / wechseln, als ständig neue Methoden und Tools einführen. Wichtig bei der Auswahl ist, dass der Zweck an erster Stelle steht, dann folgt die Methodenauswahl und zuletzt die Auswahl des Tools.

Statt einer strikten Checkliste für den Weg zum Erfolg, dienen die Bausteine vielmehr als Rahmen für eine regelmäßige Selbstüberprüfung und lassen sich wunderbar auf digital verteilte Setups anwenden. Sie geben Inspiration und helfen, Verbesserungspotential zu identifizieren, Fortschritte festzustellen und die nächsten Schritte sowie die gesamte Entwicklung festzulegen. Wie ein Kompass weisen sie den Pfad zu einer effektiveren Form der digital verteilten Zusammenarbeit – und genau wie dieses Hilfsmittel, zeigen sie den Weg, liefern jedoch keine detaillierte Landkarte. Der individuelle Weg variiert je nach Voraussetzungen und Vorlieben.

Die Orientierung an diesen Bausteinen hilft im konkreten Fall, die Veränderung der Zusammenarbeit durch die verstärkte Ortunabhängigkeit zunehmend erfolgreicher zu gestalten und ebenfalls für die Zusammenarbeit nach dem Ende des Social Distancing optimale Prozesse, Strukturen, Methoden, Setups, Tools, zu finden.

Zu berücksichtigen gilt, dass es bei dem tts Digital Boost Ansatz nicht nur darum geht, ein einziges Meeting oder Training in sich abgeschlossen effizient zu gestalten, sondern vielmehr darum, ein stimmiges, holistisches, vertrauensvolles, effizientes Miteinander in digital verteilten Szenarien zu gestalten. Die Bausteine helfen, die wesentlichen Faktoren dafür jeweils im Blick zu behalten und manchmal auch, diese wieder aus dem blinden Fleck in das Zentrum der Aufmerksamkeit zu holen.

Wie bereits erwähnt, ist die digitale Zusammenarbeit über Raum und Zeitzonen hinweg auch für uns als tts seit Jahren gelebte Realität. Die vorgestellten Bausteine fußen auf diesen Erfahrungen – sind aber mehr als nur ein Tool zur Beratung unserer Kund:innen. Vielmehr sind sie Bestandteil unserer intern gelebten Kultur – und spielen eine wichtige Rolle in Konzepten und Reflektionen.

Aber auch unsere, teilweise ortsunabhängige, Zusammenarbeit mit unseren Kund:innen trägt die “Handschrift” der aufgeführten Bausteine. Wir wissen, dass als vertrauensvolle:r Partner:in nicht nur die Orientierung an den konkreten Ergebnissen wichtig ist, sondern ebenfalls die Freude an der Zusammenarbeit. Und diese Freude –sowie die notwendigen Rahmenbedingungen dafür– sind ein elementarer Bestandteil der “Denkweise” der Bausteine.

Deshalb laden wir Sie gerne ein: Betrachten Sie doch einmal Ihre Zusammenarbeit unter den Gesichtspunkten der sechs Bausteine! Ich bin mir sicher, Sie werden einiges in neuem Licht sehen. Apropos neues Licht: Gerne werfen wir natürlich auch einen fachkundigen Blick auf die Zusammenarbeit in Ihren Kontexten, wenn Sie das Thema gerne vertiefen möchten. Damit bald nicht nur New Normal, Breakout Session oder Zoom Fatigue zum erweiterten Wortschatz gehören – sondern auch das ein oder andere Wort rund um das Thema Digital Boost.