KI im HR: So machen Sie Ihr HR fit für die Zukunft

Stellen Sie sich vor, Ihre HR-Mitarbeitenden könnten sich fast vollständig auf strategische Aufgaben konzentrieren. Also endlich das tun, wozu sie ausgebildet wurden: Entwickeln, Gestalten und beratend vor Ort für die Menschen im Unternehmen da sein.

Künstliche Intelligenz im Personalmanagement? Was lange Zeit belächelt wurde, nimmt bereits heute Gestalt an. Ob Chatbots im Recruiting oder Predictive Analytics im Talent Management – die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und werden von Personalabteilungen zunehmend genutzt.

In vielen Fällen liegt der Fokus jedoch zu stark auf Technologien und Tools, während nötige Anpassungen an der organisatorischen Basis liegen bleiben. Die Folge: Viele Initiativen für mehr KI im HR laufen ins Leere. Was häufig fehlt, ist ein KI-konformes Target Operating Model (TOM) – also ein Framework, in dem alle Komponenten so zusammenspielen, dass Sie das Potenzial von KI auch voll entfalten können.

Bevor HR Technologien, Prozesse oder Rollen neu denkt, braucht es ein gemeinsames Zielbild – einen strategischen Leitstern, der Orientierung gibt. Genau hier setzt das Target Operating Model (TOM) an. Dabei handelt es sich um ein flexibles Framework, das an die jeweiligen Gegebenheiten eines Unternehmens angepasst werden muss. Ein TOM schafft Klarheit über das „Warum“ und „Wie“ der Transformation. Es zeigt die notwendigen Schritte in Richtung Zielbild auf, setzt Prioritäten und verhindert Aktionismus.

Die sechs zentralen Leitfragen bei der TOM-Entwicklung sind:

1. Positionierung: Wie positionieren wir uns als Personalabteilung im Unternehmen? Sind wir effizienter Dienstleister, Transformationspartner oder Personalentwickler?
2. Governance: Inwieweit setzen wir einen globalen Rahmen? Welche lokalen Freiheiten bleiben bestehen?
3. Prozesse & Portfolio: Mit welchen Produkten und Prozessen bedienen wir unsere internen Kunden?
4. Organisation & Rollen: Mit welchen Rollen und Strukturen organisieren wir die Personalarbeit?
5. Kultur & Mindset: Welche Kultur, welches Mindset brauchen wir? Welche Skills und Kompetenzen, welche Kapazitäten?
6. HR-IT: Mit welcher Technologie unterstützen wir unsere HR-Prozesse? Welche Tools nutzen wir für unsere Personalarbeit und zur Unterstützung unserer Rollen?

Doch wie könnte ein TOM aussehen, das speziell auf die Anforderungen und Möglichkeiten von KI im HR ausgerichtet ist? Die folgenden Kapitel zeigen welches TOM dafür geeignet ist und wie Organisationen dieses Zielbild Schritt für Schritt entwickeln und einführen können.

Ein KI-fähiges TOM beginnt bei der Positionierung. Entwickeln Sie eine klare Vision, wie Künstliche Intelligenz Ihr Personalmanagement unterstützt und welchen Mehrwert sie für das gesamte Unternehmen schafft. Das Ziel: Sich einerseits bei der Geschäftsführung als Kompetenzträger für KI-getriebene Organisationsentwicklung zu positionieren. Und andererseits Ihre Rolle als unterstützende Moderator:innen bei den Auswirkungen von Künstlicher Intelligenz auf Workforce und Kultur systematisch auszubauen.

In einem AI-ready-TOM bedeutet das:

• HR steuert Transformationsprozesse aktiv statt reaktiv;
• HR wird zum Navigator in der digitalen Transformation – für Mitarbeitende, Führungskräfte und Geschäftsbereiche;
• Operative Entlastungen durch KI werden genutzt, um die Beratungs- und Entwicklungsarbeit auszubauen.

Die Governance-Struktur muss diesem neuen Rollenverständnis entsprechen. AI-ready HR etabliert globale KI-Standards für Datenschutz, Ethik und Compliance – nutzt aber gleichzeitig KI für intelligente Lokalisierung und kulturelle Anpassungen. Entscheidend sind agile Governance-Strukturen, die schnelle KI-Pilotprojekte im Rahmen der notwendigen Sicherheitsstandards ermöglichen.

Die organisatorische Neuaufstellung bildet das Rückgrat der KI-Transformation. Im Zentrum steht das KI-Kompetenz-Center als strategische Einheit für KI-Skalierung, Tool-Evaluation und Best-Practice-Transfer. Sie ist zentral verantwortlich für den schnellen Roll-out neuer KI-Lösungen und fungiert als interne Beratungseinheit für alle HR-Bereiche.

Auf lokaler Ebene wird die Personalabteilung so zum Navigator – als KI-kompetente Beratung, die der digitalisierten HR-Arbeit ein menschliches Gesicht gibt. Sie versteht die Funktionsweise von KI-Systemen, kann deren Ergebnisse kritisch bewerten und übersetzt technische Möglichkeiten in menschliche Lösungen. Diese neue Rolle erfordert sowohl technisches Verständnis als auch ausgeprägte Beratungskompetenzen.

Hochinformierte KI-Chatbots ergänzen diese Struktur durch 24/7-Unterstützung für Standardanfragen. Sie sind nahtlos in bestehende HR-Systeme integriert und schaffen die Grundlage dafür, dass sich Personaler auf beratungsintensive Aufgaben konzentrieren können. Der intelligente Mix aus automatisierter Erstbearbeitung und menschlicher Expertise wird so zum kritischen Erfolgsfaktor für Mitarbeiterzufriedenheit.

Als HR-Leiter:in stehen Sie vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen sowohl Ihr eigenes Team, als auch die gesamte Belegschaft fit machen für künstliche Intelligenz. Diese Transformation erfordert es, strategische Kompetenzen in gleich mehreren kritischen Bereichen zu entwickeln.

Dazu gehören unter anderem:

• KI-Literacy oder das grundlegende Verständnis davon, was KI kann und was nicht;
• Prompt Engineering, also die Fähigkeit, effektiv mit KI-Systemen zu kommunizieren;
• Data Thinking, um datengetriebene Entscheidungen in sämtlichen Entscheidungen zu stärken;
• Expertise in Ethik und Compliance, um verantwortlichen KI-Einsatz und Akzeptanz zu gewährleisten.

Dabei kombinieren bewährte Aufbau-Ansätze strukturiertes Lernen mit praktischer Anwendung, so etwa:

• Akademien mit spezifischen Lernpfaden für einzelne Rollen;
• Learning by Doing, also das Ausprobieren in risikoarmen Pilotprojekten;
• Communities of Practice für den kontinuierlichen Austausch von Erfahrungen.

Die technologische Infrastruktur entscheidet maßgeblich über den Erfolg Ihrer KI-Transformation. Eine Cloud-First-Strategie ermöglicht es, IT- und KI-Innovationen schneller und umfassender zu nutzen. Cloud-basierte HR-Suiten mit Embedded AI, wie SAP SuccessFactors oder Workday, bilden das Fundament. Ergänzt werden sie durch eine unternehmenseigene Custom AI mit eingebetteten Policies.

Automatisierte Daten-Pipelines für HR-Rollen schaffen die Grundlage für Echtzeit-Entscheidungen im Personalmanagement und ermöglichen individuelle, evidenzbasierte Empfehlungen. KI-Agenten zur Unterstützung von Self-Services und Beratung sorgen für eine durchgängige Employee Experience, während sichere APIs die nahtlose Verbindung verschiedener KI-Tools gewährleisten.

Kritisch für den Erfolg ist robuste Data Governance als Fundament für vertrauenswürdige KI-Anwendungen. Ohne qualitativ hochwertige Daten und klar definierte Ethik-Standards können auch die fortschrittlichsten KI-Systeme ihr Potenzial nicht entfalten.

KI ist kein Selbstzweck. Sie ist ein Werkzeug, damit HR wieder mehr Mensch sein kann. Die Entwicklung eines KI-konformen Target Operating Modells bringt HR diesem Ziel einen großen Schritt näher.

Dabei ist es wichtig, über den technologischen Tellerrand hinauszudenken und eine transparente Kommunikation zu etablieren: Welche Ziele verfolgt die Organisation mit KI? Wie werden Entscheidungen getroffen? Welche Verantwortung trägt der Mensch?

Nur wenn alle im Team diese Fragen klar beantworten können, wird die Transformation als gemeinsame Weiterentwicklung verstanden. Parallel dazu entwickeln Sie Ihre Strategie für die weitere Transformationen. Denn die ist unvermeidlich. Und vielleicht die größte Chance, die HR in den letzten Jahrzehnten hatte. Nutzen wir sie!