Acht Tipps wie Onboarding auch remote gelingt

„Der Jobstart ist spannend“, sagt Florian. „Vor meinem ersten Arbeitstag war ich natürlich neugierig: Was erwartet mich? Wie laufen die internen Prozesse? Wer sind meine Kolleginnen und Kollegen und woran arbeiten sie gerade?“

Florian war einer unserer ersten „Newbies“, die zu Beginn der Corona-Pandemie bei uns anfingen. Unsere Onboarding-Prozesse konnten wir ohne Live-Kontakt natürlich nicht so durchführen wie sonst. Das heißt: keine offizielle Vorstellung im Meetingraum, kein Plausch an der Kaffeemaschine, kein Über-die-Schulter-schauen der neuen Kolleginnen und Kollegen und kein gemeinsames Mittagessen zum Kennenlernen. Trotzdem fühlt sich Florian Fix inzwischen als Teil des Teams.

Wie hat das geklappt?

1. Falls Sie noch keinen haben: Entwickeln Sie einen Onboarding-Prozess

Wer hat welche Aufgabe? Was genau ist wann zu tun, wenn ein neues Teammitglied anfängt? Wer benötigt welche Informationen? Was einfach klingt, ist längst nicht selbstverständlich. Wenn neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter remote anfangen, werden sie leicht vergessen – umso wichtiger ist ein definierter Prozess.

2. Lassen Sie erfahrene Teammitglieder so früh wie möglich Kontakt zu den Newbies knüpfen

Willkommen fühlt sich, wer freudig erwartet wird: Teammitglieder kontaktieren neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestenfalls schon vor Arbeitsbeginn via XING, LinkedIn oder andere soziale Netzwerke. Ein kurzes „Schön, dass Du kommst“ steigert die Vorfreude auf den neuen Job und das neue Team.

3. Stellen Sie jedem Neuankömmling ein erfahrenes Teammitglied zur Seite

Der persönliche Kontakt ist wichtig. Wenn er nicht live und vor Ort möglich ist, dann eben online. Deshalb sollten Sie jedem Ihrer Neuankömmlinge – und seien sie auch noch so erfahren – ein Teammitglied zur Seite stellen, das täglich Kontakt zum Newbie aufnimmt.

4. Entwickeln Sie einen Einarbeitungsplan

Wer genau weiß, was auf ihn zukommt, fühlt sich sicher – und das ist gerade in der Einarbeitungsphase wichtig. Erstellen Sie für Ihre Neuankömmlinge detaillierte Pläne und To-do-Listen, damit sie die ersten Tage oder Wochen immer wissen, welche Aufgaben anstehen. Gerade am Anfang freuen sich neue Teammitglieder über weiterführende Informationen oder Onlinekurse, die sie auf den neusten Stand bringen.

5. Bieten Sie Online-Schulungen an

Je schneller Ihre Newbies die Abläufe und auch die fachlichen Details Ihres Unternehmens kennen, desto besser. Investieren Sie daher vorab etwas Zeit und entwickeln Sie Online-Schulungen, in denen Ihre neuen (und auch erfahrenen) Teammitglieder alles über Prozesse, Kunden und Herausforderungen Ihres Unternehmens lernen.

6. Organisieren Sie regelmäßige Check-in-Gespräche

In den ersten Wochen empfehlen sich regelmäßige virtuelle Gespräche – ein täglicher Fünf-Minuten-Austausch zum Tagesbeginn, wöchentliche Feedback-Runden und Meetings, in denen Neuankömmlinge das Team kennenlernen können.

7. Online-Kaffeepausen oder After-Work-Sessions

Ob Kaffeeküche oder abendliche Kickerrunde: Persönlicher Austausch findet meistens fernab des Schreibtischs statt. Im Homeoffice ist das nicht ganz so einfach – aber dennoch möglich. Organisieren Sie ein Online-Pub-Quiz oder etablieren Sie Fünf-Minuten-Kaffeepausen während der Arbeitszeit. So wächst Ihr Team schneller zusammen und der Newbie fühlt sich nicht alleine. Unseren neuen Kolleginnen und Kollegen halfen die täglichen Fünf-Minuten-Besprechungen vor Arbeitsbeginn, um sich ins Team zu integrieren.

8. Tools fürs Onboarding installieren

Von der Kaffeepause abgesehen: Bei den meisten der oben genannten Punkte kann ein Onboarding-Tool echte Erleichterung schaffen. Die Standardprozesse decken bereits die wichtigsten Funktionen ab, die Sie für ein erfolgreiches, systemgestütztes Onboarding brauchen. Ihr Team, Ihre Führungskräfte und Personaler haben einen Überblick über ihre Onboarding-Aufgaben und werden automatisch daran erinnert.

Die neuen Teammitglieder bekommen vorab alle Informationen, die sie an ihren ersten Arbeitstagen brauchen, und wissen, wie ihre Einarbeitung aussehen wird. Auch Schulungsmaßnahmen können Sie mit dem integrierten Lernmanagementsystem erstellen und so Ihren Newbies alles Wichtige über Ihr Unternehmen gleich am Anfang vermitteln.

Ob mit einer soliden Software oder ohne: Ein strukturierter Onboarding-Prozess hilft Ihren Newbies dabei, im Unternehmen anzukommen und schnell produktiv zu arbeiten. Und er unterstützt Ihre erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Einarbeitung der Neuen – sie haben mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Während man im Büro noch improvisieren kann, wenn der eine oder andere Ablauf nicht stimmt, ist das schon deutlich schwieriger, wenn das komplette Team im Homeoffice ist. Ohne persönlichen Kontakt geht das nur schwer. Umso wichtiger ist hier ein genauer Plan, damit die Einarbeitung gelingt.

Am Ende entscheiden viele Details über Erfolg oder Misserfolg. Um es mit den Worten unseres zweiten Homeoffice-Newcomers Daniel zu sagen: „Die wichtigsten Faktoren für meinen Onboarding-Prozess waren: stetiger Informationsfluss, regelmäßiger Austausch über Videoanrufe, interessante Aufgaben und unfassbar liebe Kollegen und Kolleginnen, die auch remote da waren und bei Fragen jederzeit ein offenes Ohr hatten.“