Sieben Schlüssel für ideale HR-Performance

Warum digitalisieren wir? Diese Frage sollten sich alle Verantwortlichen stellen, bevor sie ein Digitalisierungsprojekt in Angriff nehmen. Denn die Antworten schaffen zum einen Klarheit über das Ziel, das erreicht werden soll. Zum anderen liefern sie die Argumente, die diese Investition rechtfertigen und leisten damit Überzeugungsarbeit.

Auch wir wollten von den Teilnehmenden unseres Webinars wissen: Was waren Ihre Beweggründe, HR zu digitalisieren? Vier von fünf nannten Effizienz. Tatsächlich hat Digitalisierung das Zeug, Ressourcen zu sparen und Prozesse zu beschleunigen. Durch den Wegfall lokaler Systeme gibt es weniger Schnittstellen, weniger manuelle Arbeit, weniger administrative Tätigkeiten; dafür mehr Freiraum für Beratung, Innovation und Projekte. Dieser Effizienzgewinn lässt sich prima in Zahlen ausdrücken. Die quantitativen Benefits verstellen jedoch oft den Blick auf den eigentlichen Nutzen. 

Wo also liegen die qualitativen Benefits, die viele Unternehmen gerade nicht auf dem Radar haben? Wir präsentieren sieben Schlüssel, die Ihnen dabei helfen, das gesamte Potenzial Ihres HR-Systems auszuschöpfen!

Zwei Paradebeispiele für unterschätzte qualitative Faktoren: Eine bessere Employee Experience (EX) und mehr Agilität. Beide sind zwar schwer zu quantifizieren, für den Geschäftserfolg aber entscheidend.

So erwirtschaften Unternehmen mit einer hohen EX, also solche, die verstärkt die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den Blick nehmen, einen um 18 Prozent höheren Umsatz pro Kopf als der Durchschnitt. Die Digitalisierung macht es möglich, diesen Mehrwert auch tatsächlich zu generieren. Ein mobiler Servicetechniker etwa, der bei Wartungsarbeiten an der Maschine Tipps und Hilfestellungen direkt auf sein Handy bekommt, ist eben schneller und erfolgreicher als einer, der diese Infos erst mühsam suchen muss.

Oft unterschätzt wird auch, dass Daten wichtige Entscheidungsgrundlagen liefern und die Arbeit so schneller und innovativer machen. Beispielsweise helfen sie, Fluktuationsursachen zu erkennen und die Effektivität von Recruiting-Kanälen zu ermitteln.

Zur Vorbereitung auf den Go-live sind Lernvideos wie Trainings unverzichtbare Maßnahmen. Damit ist es jedoch nicht getan. Gerade nach dem Start gilt es, diejenigen, die mit dem System arbeiten, eng zu begleiten. Dazu gehört, sich im Vorfeld gut vorzubereiten und zu organisieren. Folgende Fragen können dabei als Orientierung dienen:     

• Wissen alle, an wen sie sich mit ihren Fragen wenden können?
• Werden diese Fragen auch zeitnah beantwortet?

Idealerweise sollten alle Fragen und Antworten in ein Wissensmanagementsystem einfließen, damit die gesamte Community davon profitiert. Je mehr Personen das neue System nutzen, desto aufwendiger wird der Support. Wenn z.B. ein neues Payroll- oder Stammdatensystem live geht oder neue Employee Self Services zur Verfügung stehen, greifen am ersten Tag möglicherweise Hunderte oder Tausende auf das System zu. Die haben nicht nur Fragen, sondern auch Verbesserungsvorschläge und Erweiterungswünsche.

In dieser Situation ist es wichtig, Ruhe zu bewahren und sich auf den zunächst auf den laufenden Betrieb zu fokussieren.

Einer der sieben Schlüssel ist eine klare HR-IT-Organisation. Sie sollte die folgenden Prozesse vor Go-Live sicherstellen:

• Support-Management: Beantworten Sie zeitnah die Fragen Ihrer Mitarbeitenden.
• Incident-Management: Leisten Sie Unterstützung bei technischen Zwischenfällen. Diese dürfen auf keinen Fall den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen. Sofern Schnittstellen vorhanden sind, muss eine entsprechende Wartung gewährleistet werden.
• Release-Management: Da sich Systeme weiterentwickeln, gibt der Systemprovider mehrmals im Jahr Releases heraus. Hier können sich die Benutzeroberfläche und funktionale Eigenschaften ändern. Bleiben Sie am Ball!
• Change-Management: Impulse kommen auch aus dem eigenen Unternehmen. Diese Vorschläge gilt es aufzugreifen, um das System kontinuierlich zu verbessern.

Bei allen Punkten dienen die folgenden Fragen als Kompass:

• Wie laufen diese Betriebsprozesse ab?
• Wer ist dafür verantwortlich?
• Inwieweit sind die Mitarbeitenden informiert?

Wenn der Start erfolgreich war und das System funktioniert, ist die Zeit reif für den nächsten Schritt. Er beginnt mit einer Analyse, ausgehend vom ursprünglichen Business Case und den definierten Zielen. 

• Wo stehen wir?
• Was muss noch getan werden?
• Wie priorisieren wir unsere Aufgaben?

Ein Erfahrungsaustausch ist hier Gold wert. Zu hören, wie es andere Unternehmen machen, was erfolgreich war und was man unbedingt vermeiden sollte. Bewährt hat sich auch zu erkunden, welche Strategie der Provider verfolgt. Dazu gehört insbesondere, welche Forschungsergebnisse und Trends er seinem Handeln zugrunde legt.

Klar ist: Eine neue Lösung erhält zu Beginn jede Menge Feedback. Klar ist aber auch, dass nicht alle Anregungen und Wünsche umgesetzt werden können. Umso wichtiger ist der zielgerichtete und gut kommunizierte Ausbau der Funktionalität. So stärken sie die Akzeptanz immer weiter.

IT allein kann das Leistungspotenzial von HR nicht ausschöpfen. Zum einen haben technische Lösungen ihre Grenzen. Zum anderen ist  nicht alles, was technisch machbar ist, auch sinnvoll. Anforderungen sollten daher immer auf ihren Nutzen abgeklopft werden.

Am erfolgreichsten sind Unternehmen, deren HR sich zunächst um Stabilität im Stammdatenmanagement und in den Kernprozessen kümmert, bevor sie in Maßnahmen investiert, die ihre Employee Experience und Agilität erhöhen. Um das HR-Geschäftsmodell anzupassen, ist es nicht nötig, HR als Ganzes umzukrempeln. Sinnvoller ist, sich zu überlegen, in welchen Bereichen von HR Digitalisierung die Dinge grundlegend verändert oder mitunter auf den Kopf stellt.

Beispiel Recruiting. Während früher die Kandidat:innen auf Jobsuche waren, ist es in Zeiten von Social Media und Fachkräftemangelumgekehrt: Die Jobs suchen ihre Kandidat:innen. Hierzu verfügt HR über eine Unmenge von Daten und Profilen und der Kontakt zur Zielperson ist oft nur ein Klick entfernt. Dies muss HR in seinen strategischen Überlegungen berücksichtigen.   

Ein HR-System liefert ständig neue Daten, z.B. über Anwendungsreports: Von wem, wann und wie oft wird das System für welche Prozesse genutzt? Solche Daten sind es wert, ausgewertet zu werden. Sie zeigen, welche Ziele erreicht wurden und welche nicht. Diese Transparenz schafft Sicherheit und Vertrauen für  nächste Schritte und weitere Investitionen.

Neben Daten können auch Ambassadoren eine echte Hilfe sein. Das sind User:innen, die das System bereits erfolgreich nutzen und diesen Benefit gerne anderen vermitteln. Schöner Nebeneffekt: So wird die EX gefördert und das Vertrauen in die Arbeit von HR gestärkt.

Manchmal hilft es auch, neue Impulse von außen zu bekommen. Trainees, Hospitant:innen und Praktikant:innen bereichern  Projektteams und können mit ihren Ideen und Aussenperspektiven viel bewegen. 

Jedes Projekt bringt neue Erfahrungen. Diese bilden die Basis für die Planung der nächsten Schritte. Sie helfen den HR-Verantwortlichen, ihre Strategie, vor allem aber ihre Digital HR Roadmap weiter zu optimieren. Ein Leitgedanke sollte alles Handeln begleiten: Die Digitalisierung verlangt eine ganzheitliche Sichtweise. Deshalb ist es wichtig, Digitalisierungsprojekte nicht als IT-Projekte zu verstehen. Sie bieten vielmehr die einmalige Chance, auch Rollen, Strukturen und Governance auf die digitale Welt auszurichten. So wird HR auf eine neue Stufe gehoben. Bühne frei für eine neue HR Excellence.