Wie eine LMS-Implementierung remote gelingt

In diesem Liveticker können Sie dieses ungewöhnliche Projekt virtuell verfolgen. Lesen Sie, vor welchen Herausforderungen das Projektteam stand, und erfahren Sie, welche Chancen sich aus diesem besonderen Setting ergaben.

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Der Projektstart zur Einführung des Learning-Management-Systems (LMS) SAP SuccessFactors bei Randstad war für Mitte April 2020 geplant und fiel damit in die ersten Wochen des Corona-bedingten Lockdowns. Anstatt das Projekt jedoch auf unbestimmte Zeit zu verschieben, entschied sich Randstad dafür, die Software remote einzuführen. Das Ziel: Randstad wollte innerhalb nur weniger Monate über eine fertige Softwarelösung verfügen.

Die Rahmenbedingungen waren optimal: Da es sich bei SuccessFactors um eine Cloud-basierte Software handelt, wurden keine lokalen Rechner benötigt. Hinzu kam, dass alle Mitarbeitenden bereits mit Laptop, Kamera und Mikrofon ausgestattet waren. So konnten sie problemlos aus dem Homeoffice auf das LMS zuzugreifen. In der Folge fielen Reise- und Hotelkosten weg – ein guter Weg, um die finanziellen Ressourcen in Zeiten der Corona-Pandemie zu schonen.

Da bis zu diesem Zeitpunkt jedoch noch niemand ein System ausschließlich remote eingeführt hatte, gab es anfangs sowohl bei Randstad als auch aufseiten des Implementierungspartners Bedenken:

• Können die Fristen eingehalten und das LMS trotz der besonderen Umstände zum Zieldatum livegeschaltet werden?
• Lässt sich allein über Onlinemeetings eine kooperative Zusammenarbeit realisieren, bei der auch persönliche Aspekte zum Tragen kommen?

Anfang Mai fiel der Startschuss für das SuccessFactors-Projekt. Der offizielle Kick-off wurde jedoch nicht, wie üblich, als Präsenztermin gestaltet, sondern fand, nach ersten Absprachen und Vorbereitungen, via Google Hangouts statt, und zwar mit zwei unterschiedlichen Teilnehmergruppen:

Zuerst trafen sich alle, die im Verlauf des Projekts involviert sein würden – von der IT über die Projektleitung und den Datenschutzbeauftragten bis hin zum Fachbereich. In diesem Meeting wurden der Projektplan und die Meilensteine präsentiert sowie der Implementierungspartner vorgestellt.

Im Anschluss wurden innerhalb des Kernteams, bestehend aus Fachbereich, Projektleitung und Implementierungspartner, die nächsten Schritte besprochen wie: Was hat Priorität? Welche Termine müssen geplant werden? Welche Personen werden hinzugezogen?

Die konkrete Umsetzung des LMS-Projekts begann genau wie bei einer Vor-Ort-Implementierung mit der grundlegenden Konfiguration des Testsystems. Dabei wurde allerdings schnell deutlich, dass das unter „normalen“ Umständen übliche Implementierungskonzept an die außergewöhnlichen Umstände angepasst werden musste. Vor allem die Frage, wie die Implementierung trotz der zahlreichen durch Kurzarbeit, Teilzeit, Mutterschutz sowie den Corona-Lockdown bedingten Abwesenheiten zielgerichtet und pünktlich umgesetzt werden konnte, stellte das Team zu Beginn vor eine große Herausforderung.

Sie möchten erfahren, wie das Projektteam diese Aufgabe gemeistert hat? Im August veröffentlichen wir an dieser Stelle einen neuen Beitrag, der Einblicke in die Realisierung und in die Kommunikation innerhalb des Projekts gewährt.

Corona-bedingter Lockdown, Kurzarbeit, Teilzeitbeschäftigung, Mutterschutz – erfahren Sie in diesem Update, wie das klassische Implementierungskonzept an die ungewöhnlichen Rahmenbedingungen des Remote-Projekts angepasst wurde. Das Ziel: Die Arbeitspakete sollten zügig abgearbeitet und die Kommunikation so effektiv wie möglich gestaltet werden, um die Frist für den Go-live einzuhalten.

Implementierungsprojekte beginnen normalerweise mit einem eintägigen Kick-off-Workshop vor Ort beim Kunden. Dabei lernen sich die Projektmitglieder persönlich kennen, und es findet eine Einführung in den Verlauf und die Organisation des Projekts statt. In Zeiten des Corona-Lockdowns wäre eine solche Veranstaltung jedoch grob fahrlässig gewesen, deshalb fand sie – Stichwort Remote-Projekt – virtuell statt.

Zu diesem Zweck wurden zwei einstündige Auftaktmeetings mit Google Hangouts durchgeführt – das erste nur mit dem Kernteam, am zweiten nahmen alle am Projekt Beteiligten teil. So wurde sichergestellt, dass die Themen zielgruppenspezifisch besprochen und bei Bedarf in fachlicher Runde diskutiert werden konnten. Noch während des Kick-offs war das Team sehr optimistisch und ging davon aus, das Projekt im weiteren Verlauf „normal“ durchführen zu können. Doch diese Hoffnung wurde durch die anhaltende Corona-Pandemie schnell zerschlagen, und das weitere Vorgehen musste an die besondere Situation angepasst werden.

Während die Standardkonfiguration des LMS SAP SuccessFactors allein durch den Implementierungspartner vorgenommen wird, müssen die zu dem Basispaket hinzugebuchten Pakete detailliert mit den entsprechenden Ansprechpartnern aus IT und Fachabteilung beim Kunden besprochen werden. Denn nur durch eine enge Abstimmung kann gewährleistet werden, dass die spezifischen Anpassungen auch zur vollen Zufriedenheit des Kunden im System konfiguriert werden. Im Falle von Randstad handelte es sich vor allem um kundenspezifische Reports, automatische Systembenachrichtigungen, ein Rollen- und Berechtigungskonzept, den Datenschutz, Virtual-Classroom-Trainings und die Integration von Quiz und Prüfungen.

Unter Normalbedingungen finden dazu üblicherweise ein- bis zweitägige Workshops zu den verschiedenen Themen statt. Hier wird dem Kunden nicht nur das nötige theoretische Wissen vermittelt, es fallen auch erste Entscheidungen zur Umsetzung. Doch es wäre nicht zielführend gewesen, diese Workshops eins zu eins in ein virtuelles Format zu übertragen, verlangen Remote-Termine den Teilnehmern doch eine deutlich höhere Konzentration ab. Hinzu kam in diesem Fall, dass es den Beteiligten aufgrund von Kurzarbeit und Mutterschutz kaum möglich war, sich einen ganzen Arbeitstag für diese Termine freizuhalten. Ein neues Konzept musste also her.

Das Projektteam entschied sich deshalb dafür, die kundenindividuellen Anforderungen nicht in einem großen Meeting, sondern in einzelnen themenspezifischen Sessions zu klären. Mit dem Resultat, dass die virtuellen Termine deutlich kürzer ausfielen (durchschnittliche Dauer ca. zwei bis drei Stunden), dafür aber öfter stattfanden.

Wie das in der Praxis aussah, verdeutlicht das Beispiel „Quiz und Prüfungen“. Zu diesem Thema wurden mehrere kurze Termine mit unterschiedlichen Zielsetzungen geplant:

• In der ersten Session mit der Hauptansprechpartnerin bei Randstad wurden die Anforderungen aufgenommen und die systemseitigen Möglichkeiten besprochen. Erörtert wurden dabei unter anderem die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten im System in Bezug auf die Umfragen, die systemseitigen Möglichkeiten bei der Nutzung der Funktion „Prüfungen“ wurden exemplarisch aufgezeigt und die Soll-Ist-Prozesse des Kunden wurden analysiert.
• Im Nachgang fanden mehrere kurze Rücksprachen statt, bei denen die Anforderungen und Möglichkeiten im Detail abgeglichen und erste Arbeiten vorgenommen wurden. Randstad entschied sich dafür, die Prüfungsoption zu nutzen und definierte auch bereits die Konfigurationseinstellungen, die im LMS abgebildet werden sollten. Um das Unternehmen bei der Erstellung seines Prüfungskonzeptes zu unterstützen und die Deadline zur Umsetzung im System einzuhalten, wurde außerdem kurzfristig ein Abstimmungstermin angesetzt, bei dem der Implementierungspartner die offenen Fragen beantwortete.
• In einer ca. dreistündigen Schulung zum Abschluss erlernten die Mitarbeiter der implementierenden Abteilung, wie sie künftig selbst Prüfungen erstellen. Dass der Implementierungspartner Randstad auch bei der darauffolgenden Umsetzung jederzeit für Rückfragen zur Verfügung stand, versteht sich von selbst.

Dieses Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt. Neben einem positiven Effekt auf die Stimmung im Team trug es vor allem zu einer guten Koordination, zu hoher Flexibilität sowie letztendlich zu einer zügigen und ressourcensparenden Umsetzung des Projekts bei. Und auch das persönliche Miteinander profitierte. Denn durch die Camera-on-Policy und die regelmäßigen Termine wurden die Beteiligten schnell vertraut miteinander, trotz der physischen Distanz entstand ein Wirgefühl.

Zusätzlich zu den fachspezifischen Terminen fand einmal wöchentlich eine halbstündige Statuskonferenz per Google Hangouts statt, um die vorausgegangenen Termine und geplante Aktivitäten zu besprechen und den Projektfortschritt zu dokumentieren. An diesem Regelmeeting nahmen alle Projektmitglieder teil – vom Projektmanager über den Fachbereich und die IT bis zum Implementierungspartner. Damit sie alle stets Zugriff auf sämtliche Dokumente hatten, wurde während des gesamten Projekts Google Drive als Dokumentenablage verwendet. So war eine zielgerichtete und effiziente Projektdurchführung möglich.