Besser mit 80 Prozent starten

Lange Zeit legte man die Priorität innerhalb von HR-Software überwiegend auf klassische Themen wie Personalabrechnung und Zeitwirtschaft. Das hat sich inzwischen grundlegend geändert. Digitalisierung und Mitarbeiter-Enablement, sowie die ehemals „weichen“ Themen wie Lernen und Mitarbeiterbeurteilung, sind heute Kernziele einer modernen Personalwirtschaft und damit auch Kernziele einer HR-Software. Die Frage ist nicht mehr, ob man diesen Weg geht, sondern wie. Dazu ein paar Gedanken und Empfehlungen.

Vor der Implementierung einer HR-Software, stehen sie in vielen Fällen vor einer Grundsatzentscheidung: Welche Ziele möchten sie erreichen? Wollen sie auf eine Standard-Software setzen oder benötigen sie individuelle Anpassungen? Um darauf die richtige Antwort zu finden, hilft es, ausgehend von Ihren Zielvorstellungen weitere Fragen zu klären:

• Können sie dank einer starken Unternehmens-Governance auch unbequeme Entscheidungen treffen, die bei der Wahl Ihres Standards anstehen?
• Können sie damit umgehen, dass eine Software ihre Prozesse nicht immer 100% vollständig abbildet, dafür aber eine Reihe an Best Practices mitbringt, mit denen ein Workaround möglich ist?
• Können sie diesen Workaround vielleicht sogar zu Ihrem Vorteil nutzen? Zum Beispiel, indem sie eine überfällige Datenbereinigung durchführen und so mit einem sauberen Stand ihre neue HR-IT-Systemlandschaft starten?
• Was trägt zu Ihrem Wettbewerbsvorteil bei?

Zur Klärung dieser Fragen sollten sie überlegen, wann es für sie sinnvoll ist, abseits des Standards zu agieren und wann nicht. Beachten sie dabei, dass Abweichungen vom Standard zu unterschiedlichen Strukturen und damit auch zu unterschiedlichen Daten-Wahrheiten im System führen können. Die Folge im Betrieb: mehr Aufwand bei weniger Effizienz, weil Pflege, Vergleichbarkeit und Wartung erschwert werden.

Eine mögliche Lösung mithilfe der Expertise von erfahrenen Beratern: Sie verzichten zunächst auf 20 Prozent, erreichen dafür aber in einem Schritt eine 80-prozentige Übereinstimmung aller Anforderungen Ihrer Zielgruppen im System. Vorhandene Abweichungen nehmen sie anschließend im Rahmen eines Change-Request-Verfahrens in Angriff. Dabei wird untersucht, ob eine Anpassung wirklich notwendig ist und welche Auswirkungen sie haben würde. Alternativ können sie eine Zusatzsoftware implementieren, die sich nahtlos integrieren lässt und Funktionen ergänzt, die Ihnen im Standard fehlen.

Hier ein Beispiel aus unserer Praxis. Für ein international tätiges Unternehmen haben wir ein neues HR-System of Record eingeführt. System of Record bedeutet in diesem Fall die Harmonisierung der verschiedenen eingesetzten Systeme und der jeweiligen Betriebsarten. Ein Projekt dieser Art war für das Unternehmen Neuland. Zudem gingen die geplanten Veränderungen weit über die reine Software-Implementierung hinaus.

Um mögliche Probleme von Beginn an auszuschließen und weil wir seit mehr als zwei Jahrzehnten HR-Software wie SAP-HCM- oder SucessFactors erfolgreich implementieren, holte der Kunde uns ins Boot. Wir unterstützten das Projekt mit einer Projektvision, HR- und IT-Governance, mit prozessseitiger und technischer Expertise sowie mit einem starken Change Management innerhalb von Projekt und Organisation.

Die Implementierung einer stark konfigurierbaren Lösung, und damit meine ich keine Customized Software, hat zur Folge, dass massive Veränderungen im Unternehmen stattfinden. Das führt unter anderem dazu, dass sich Fach- und Technikexpertise im Unternehmen deutlich annähern. Was aber noch wichtiger ist: Die Organisation und die Rollen von HR und IT werden ebenfalls transformiert. Die digitale Transformation, von der heute so oft die Rede ist, geht also ganz erheblich weiter, als viele denken.

In unseren Projekten erleben wir häufig Verwandlungen in den Organisationen unserer Kunden. Das individuelle Redesign der zukünftigen Ablauforganisation ist inzwischen ein wesentlicher Bestandteil bei der Implementierung eines HR-IT Systems geworden.

Wichtig zu beachten: Die Voraussetzungen für diese tiefgreifenden Veränderungen müssen sie bereits schaffen noch bevor sie mit dem neuen System überhaupt gestartet sind. Schon im Vorfeld kommt es darauf an, ihre Organisation neu zu durchdenken, für die entsprechenden Qualifizierungen zu sorgen und Vertrauen aufzubauen. Gut, wenn man dabei einen Partner an seiner Seite hat, der sich mit solchen Projekten auskennt. Sie haben Fragen? Gerne berate ich sie persönlich.

Abschließend noch ein Hinweis in eigener Sache: Nach dem Motto „Practice what you preach“ erzählen wir Ihnen gerne, wie wir den Weg von Excel nach SAP SuccessFactors gemeistert haben.