Compliance vs. Arbeitsrecht? So schulen Sie Externe mit System

Das Projekt ist gestartet, die neue externe Kollegin ist vor Ort – motiviert, einsatzbereit, technisch ausgestattet. Doch der Fachbereich stellt fest: Der Zugriff auf interne Systeme fehlt. Kein Intranet. Kein Learning-Management-System (LMS). Keine Pflichtunterweisung. Warum? Weil sie formal keine Mitarbeitende ist. Beauftragt über einen Werkvertrag, eingeplant für mehrere Monate – aber nicht im HR-System erfasst. 

Was auf den ersten Blick wie eine Lücke wirkt, ist in vielen Fällen eine bewusste Entscheidung: Aus datenschutzrechtlichen und arbeitsrechtlichen Gründen – insbesondere zur Vermeidung des Risikos einer Scheinselbstständigkeit – ist es sinnvoll, externe Kräfte nicht direkt in die internen HR-Prozesse und -Systeme einzubinden. 

Solche Situationen begegnen Fachbereichen heute regelmäßig. In einer dynamischen, projektgetriebenen Arbeitswelt sind freie Mitarbeitende, externe Spezialist:innen und Dienstleister fester Bestandteil der betrieblichen Realität. Sie ermöglichen Flexibilität und operative Entlastung, stellen die verantwortlichen Teams aber gleichzeitig vor eine zentrale Frage: Wie lassen sich diese Personen rechtssicher, systemunabhängig und dennoch vollständig qualifizieren? 

Was auf den ersten Blick wie moderne Arbeitswelt aussieht, stößt schnell an rechtliche Grenzen, wenn die Rollen nicht sauber definiert sind. Der Begriff Scheinselbstständigkeit beschreibt Konstellationen, in denen eine Person als Selbstständige:r auftritt, tatsächlich aber wie eine angestellte Person eingebunden ist. Die Deutsche Rentenversicherung prüft solche Fälle systematisch – und orientiert sich dabei an Kriterien wie: 

• Weisungsgebundenheit: Arbeitet die Person nach Vorgaben des Unternehmens?
• Eingliederung: Nimmt sie regelmäßig an Teammeetings teil, nutzt interne Tools und Strukturen?
• Alleinige Tätigkeit für einen Auftraggeber: Besteht wirtschaftliche Abhängigkeit?
• Fehlendes unternehmerisches Risiko: Trägt sie keine eigenen Kosten, keine Haftung? 

Kommt es zur Feststellung von Scheinselbstständigkeit, drohen teils drastische Folgen: Reputationsverlust, Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen, Bußgelder, im Einzelfall sogar strafrechtliche Konsequenzen.

In der Praxis passiert genau das häufig: Externe Personen werden wie interne Mitarbeitende eingebunden. Sie erhalten – aus pragmatischen Gründen – Zugang zum LMS, zu Unterweisungen, zu internen Kommunikationssystemen. Sie werden „mal eben“ in die Prozesse gehoben, weil es einfacher scheint. 

Doch dieser Pragmatismus wird rechtlich zum Bumerang. Denn je ähnlicher der Arbeitsalltag interner und externer Personen ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis unterstellt wird. 

Typische Problem-Konstellationen:

• Pflichtschulungen über das interne LMS
• Gemeinsames Reporting mit internen Teams
• Feste Arbeitsplätze, E-Mail-Adressen oder Systemrollen 

Gleichzeitig können Unternehmen auf eine Schulungspflicht nicht verzichten – insbesondere in sicherheitsrelevanten, datenschutzkritischen oder regulierten Bereichen. Externe, die Zugang zu sensiblen Systemen oder Informationen haben, müssen nachweislich geschult sein. Es entsteht also ein Dilemma: Qualifizieren ja – aber ohne interne Integration. 

xLMS ist die Lösung für genau dieses Dilemma. Es handelt sich um ein cloudbasiertes Lernmanagementsystem speziell für externe Zielgruppen – entwickelt von tts, mit Fokus auf maximale Compliance, Usability und Skalierbarkeit. 

Die Grundidee: Externe Personen qualifizieren, ohne sie ins interne System zu integrieren. Und das mit demselben Anspruch an Professionalität, Steuerbarkeit und Nachweisfähigkeit wie im internen Bereich. 

Externe erhalten einen personalisierten Zugang, sehen nur die für sie relevanten Inhalte und können diese flexibel absolvieren – ob im Onboarding, projektbezogen oder rollenspezifisch. Für das Unternehmen entsteht damit ein auditfähiger Prozess, der sowohl rechtlichen Anforderungen als auch operativen Erwartungen gerecht wird.

xLMS ist nicht einfach ein „weiteres System“. Es ist eine strukturelle Antwort auf ein systemisches Problem. Denn das Einbinden externer Personen betrifft nicht nur Lerninhalte – es betrifft Haftung, Datenschutz, Steuerbarkeit und Integrität. 

Strukturell funktioniert xLMS wie ein BPO-Modell: Unternehmen lagern einen klar definierten Prozess – die Qualifizierung externer Personen – an ein dediziertes System aus. Damit wird: 

• die rechtliche Trennung gewahrt
• die Schulungspflicht erfüllt
• die Compliance dokumentiert
• die Administration automatisiert 

Auch die Verantwortlichkeiten sind sauber getrennt: Die Steuerung erfolgt über Rollen- und Rechtekonzepte, nicht über Einzelpersonen. Inhalte können zentral gepflegt und an spezifische externe Gruppen ausgespielt werden – z. B. Dienstleister, Partnerunternehmen, Temporärkräfte oder Zulieferer. 

Ein weiterer Vorteil? Die Lösung eignet ich auch für internationale Organisationen, die mit vielen Partnern und länderspezifischen Anforderungen arbeiten. Einheitliche Standards? Kein Problem. Unterschiedliche Zielgruppen? Leicht konfigurierbar. Rechtssicherheit über Ländergrenzen hinweg? Möglich – mit der richtigen Architektur. 

Die Arbeitswelt verändert sich – schneller, dezentraler, flexibler. Externe Personen werden in Zukunft noch stärker zum Arbeitsalltag gehören. Was sich nicht ändern darf: die Verantwortung für Rechtssicherheit, Schulungspflicht und Dokumentation. 

xLMS ist die professionelle Lösung, um diesen Herausforderungen souverän zu begegnen. Nicht als Kompromiss – sondern als klar strukturiertes, wartbares und rechtskonformes System. Für alle, die mit Externen arbeiten. Für alle, die Haftung vermeiden wollen. Für alle, die ihre Organisation zukunftssicher aufstellen möchten.