DAP als Effizienz-Booster für Generative KI

Klappern gehört bekanntlich zum Handwerk, und Sam Altman ist in dieser Disziplin ein wahrer Meister. Laut einem LinkedIn-Post vom Handelsblatt hat der CEO von OpenAI auf dem Weltwirtschaftsgipfel in Davos gesagt, ChatGPT könne die Produktivität eines Unternehmens um das Zwei- bis Fünffache steigern. Was Altman nicht erwähnt hat, sind die vielen kleinen und großen Hürden, die aus dem Weg geräumt werden müssen, bevor die Organisation dank Generativer KI (GenAI) auch nur in die Nähe dieser Wachstumsdimension vorstoßen kann.

Dazu gehören Fragen zum geeigneten Business Case, zur Aufbereitung und zum Schutz der Daten sowie zur Integration der GenAI-Anwendungen in die Prozesslandschaft. Das ist aber erst der Anfang. Genauso wichtig ist eine umfassende Unterstützung der Mitarbeitenden beim Einsatz der neuen Tools. Klassische Trainings bzw. Schulungen sind dafür nur bedingt geeignet. Zum einen entwickelt und verändert sich die Technik schneller als jeder Lehrplan, zum anderen hängt die Qualität des KI-Outputs von einer Vielzahl von Variablen ab, deren Potenzial größtenteils auf der Strecke bleibt, wenn das Tool ohne Hilfestellung genutzt wird.  

Um die Gefahr einer schleichenden Erosion der Ergebnis- und Informationsqualität zu vermeiden, sollte diese Unterstützung auch am Arbeitsplatz erfolgen, z. B. durch eine Digital Adoption Platform (DAP). Im Rahmen des einzigartigen Side-by-Side-Ansatzes der tts performance suite zum Beispiel wird ein Hilfe-Fenster wie eine Seitenleiste neben die KI-Anwendung gelegt. So steht den Nutzer:innen Hilfe zur Verfügung, ohne dass sie das KI-Tool verlassen müssen. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass die Mitarbeitenden das GenAI-Programm jederzeit sicher, souverän und produktiv gemäß den KI-Richtlinien nutzen. Wie eine solche DAP-Unterstützung im Detail aussehen kann, zeigen die folgenden fünf Anwendungsfälle:

Ein mittelständisches Unternehmen entscheidet sich für den Einsatz eines KI-Assistenten (ChatGPT, Google Gemini, Microsoft Copilot o. ä.), um die Produktivität bei der Texterstellung in HR, im Produktmanagement, Marketing, Vertrieb und Support zu steigern. Nach einer Initialschulung sollen die Anwender:innen

• ihre Arbeitsroutine optimieren, indem sie im richtigen Moment daran erinnert werden, dass KI bei der anstehenden Aufgabe assistieren kann
• ohne Startschwierigkeiten hochwertige Texte generieren
• erfahren, wie sich GenAI-Tools zum Feintunen des KI-Outputs kombinieren lassen

Schritt-für-Schritt-Umsetzung mit einer DAP für GenAI

1. Die Anwender:innen öffnen Microsoft Word bzw. eine andere Textverarbeitung.
2. Es erscheint eine Push-Nachricht mit der Frage: „Möchtest du KI-gestützt bessere Texte schreiben?“. 
3. Beim Klick auf „Ja“ öffnet sich neben dem Textverarbeitungsprogramm das Hilfe-Fenster der DAP.
4. Passend zum Arbeitskontext und zur Rolle der User:innen zeigt die Digital Adoption Platform ihnen, welche KI-Tools von der für IT-Sicherheit zuständigen Stelle für die anstehende Aufgabe freigegeben wurden. Bei Bedarf lässt sich dort auch die aktuelle KI-Policy des Unternehmens nachlesen.
5. ChatGPT gehört zu den freigegebenen Tools. Beim Klick darauf öffnet sich der KI-Chatbot. Passend zur Anwendung und auf die Rolle der jeweiligen Nutzer:innen zugeschnitten, schlägt die DAP jetzt eine Auswahl verschiedener Textgattungen vor und liefert Beispiele für Prompts mit Platzhaltern zur effizienten Textgenerierung.
6. Zur Optimierung des ersten Textentwurfs durch die KI-Anwendung finden die Mitarbeitenden weiterführende Tipps in der DAP. Die Software hilft beim effizienten Prompting mit passenden Samples, etwa zu Tonalität, Textstrukturierung, Ausgabeformat oder zur produktiven Verwendung der verschiedenen Prompting-Frameworks.
7. Entspricht der Output den Anforderungen, bestätigen die Nutzer:innen eine entsprechende Abfrage in der DAP. Anschließend werden sie darüber informiert, dass sie den Entwurf mit DeepL Write sprachlich weiter optimieren können.

Zu den Hauptverursachern von Stress, Unkonzentriertheit und sinkender Produktivität zählt der E-Mail-Verkehr. Zu viele und zu lange Mails kosten Zeit und Nerven. Um hier etwas zu ändern, setzt die Geschäftsführung auf den Einsatz von ChatGPT. Der Chatbot soll

• E-Mails zusammenfassen
• die Mitarbeitenden entlasten und Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten freischaufeln
• so genutzt werden, dass vertrauliche Informationen sicher geschützt bleiben

Schritt-für-Schritt-Umsetzung mit einer DAP für GenAI

1. In Microsoft Outlook wird die eine empfangene E-Mail angeklickt.
2. Anhand des Präfixes im Betreff erkennt die DAP, dass es sich um eine Pingpong-Mail handelt. Es öffnet sich eine Push-Benachrichtigung mit der Frage: „Möchtest du den E-Mail-Verlauf KI-gestützt zusammenfassen?“.
3. Beim Klick auf „Ja“ öffnet sich das Hilfe-Fenster der DAP neben dem Outlook-Fenster mit dem Hinweis, dass es nicht gestattet ist, die öffentliche Web-Version von ChatGPT für die Zusammenfassung zu nutzen. Stattdessen sollen Team oder Enterprise ChatGPT genutzt werden.
4. Nach dem Klick auf einen der sicheren Workspaces wird erklärt, was beim Prompten für das Zusammenfassen von E-Mails zu beachten ist (Rolle, Format, Tonalität). Des Weiteren zeigt die DAP zur Aufgabe passende Beispiel-Prompts.

Ein Unternehmen mit Standorten in Europa und Asien will die Kommunikation zwischen seinen Mitarbeitenden, Kunden- und Partnerunternehmen erleichtern und die internationale Zusammenarbeit fördern. Dazu sollen die Mitarbeitenden mit dem KI-Assistenten

• präzise und gut verständliche E-Mails schreiben, deren Tonalität auf die jeweiligen Empfänger:innen abgestimmt ist
• die Mails in jede Konzernsprache Sprache übersetzen und so helfen, Sprachbarrieren zu überwinden.

Schritt-für-Schritt-Umsetzung mit einer DAP für GenAI

1. Die Nutzer:innen klicken in Outlook auf „Neue E-Mail“.
2. Auf dem Bildschirm erscheint eine Push-Benachrichtigung mit der Frage: „Möchtest du KI-gestützt bessere E-Mails schreiben – ohne Sprachbarriere?“.
3. Beim Klick auf den Hinweis öffnet sich das Hilfe-Fenster der DAP. Es zeigt eine Übersicht aller vom Informationssicherheitsbeauftragten freigegebenen KI-Tools. Des Weiteren findet sich hier auch die aktuelle KI-Policy des Unternehmens.
4. Die DAP erkennt den Arbeitskontext und schlägt geeignete Prompts für das Verfassen einer E-Mail vor. Auf dieser Basis schreibt ChatGPT einen ersten Entwurf in der Muttersprache der Anwender:innen.
5. Mithilfe des KI-Assistenten wird der Entwurf im nächsten Schritt optimiert. Die dafür notwendigen Sample-Prompts werden ebenfalls von der DAP zur Verfügung gestellt.
6. Im letzten Schritt übersetzen die Anwender:innen den Text in die gewünschte Sprache. Auch hierfür stellt die DAP den entsprechenden Prompt bereit.

Um den Prozess des Erstellens von Anweisungen weitgehend zu automatisieren, setzt ein Unternehmen auf eine Kombination aus ChatGPT und einem KI-basierten Text-to-Speech-Tool. In diesem Fall sollen die Anwender:innen bei der Nutzung des KI-Assistenten

• Prozessunterstützung erhalten vom Entwurf bis zur fertigen Audio-Rede
• die nötige Hilfe bekommen, um Tonalität und Wirkung der Sprachausgabe zu optimieren

Schritt-für-Schritt-Umsetzung mit einer DAP für GenAI

1. Man öffnet die DAP und sucht nach „Anweisung schreiben“ oder „Corporate Wording“.
2. Im Hilfe-Fenster der Digital Adoption Platform findet sich ein Prozess, mit dessen Unterstützung Schritt für Schritt eine dem Corporate Wording gemäße Rede verfasst werden kann. Außerdem zeigt die DAP eine Übersicht der im Unternehmen freigegebenen KI-Tools, einen Link zur aktuellen KI-Policy und den Hinweis, dass Team oder Enterprise ChatGPT verwendet werden muss, falls die Rede vertrauliche Informationen enthält.
3. Wie in Use Case 1 beschrieben, finden die Anwender:innen im Hilfe-Fenster der DAP alle nötigen Tipps und Beispiel-Prompts zur Erstellung und anschließenden Optimierung des Redeentwurfs. 
4. Im nächsten Schritt werden die Mitarbeitenden aufgefordert, den Text in eines der freigegebenen KI-Tools für Text-to-Speech zu kopieren.
5. Auch im Text-to-Speech -Tool bietet die DAP umfassende Unterstützung, um ein ideales Ergebnis zu erhalten, etwa bei der Auswahl einer geeigneten Stimme, bei der Lokalisierung, bei Sprachstil und Sprechgeschwindigkeit.

Um die Kosten zu senken und den Informationsgehalt seiner Präsentationen zu optimieren, will ein Unternehmen auf Stockfotos verzichten und Bilder künftig selbst produzieren. Damit die Mitarbeitenden mit GenAI schnell perfekte Ergebnisse erzielen, sollen sie

• Schritt für Schritt durch den Prozess der Bildgenerierung geführt werden
• alle Variablen zur Output-Optimierung und zum Feintunen kennenlernen

Schritt-für-Schritt-Umsetzung mit einer DAP für GenAI

1. Um ein Bild auf der Titelfolie einer neuen PowerPoint-Präsentation zu platzieren, wird der „Einfügen“-Dialog geöffnet.
2. Es erscheint automatisch eine Push-Benachrichtigung mit der Frage: „Möchtest du KI-gestützt bessere Bilder für deine Präsentationen erstellen?“.
3. Mit einem Klick auf „Ja“ öffnet sich neben PowerPoint das Hilfe-Fenster der DAP. Hier findet man einen Prozess, der Schritt für Schritt zum perfekten Prompt führt. Des Weiteren erhält man dort eine Übersicht aller vom Unternehmen für diese Aufgabe zugelassenen KI-Tools sowie die aktuelle KI-Policy des Unternehmens.
4. Zusätzlich werden Sample-Prompts für für Visuals im Corporate Design angezeigt, mit denen sich überzeugende Ergebnisse erzielen lassen. Alternativ können die Anwender:innen dem Prozess aber auch weiter folgen, um tiefer in das Thema einzutauchen.
5. In diesem Fall erhalten sie zunächst eine Einführung ins Prompt Engineering, die auf verschiedenen Fragestellungen und Anwendungsfällen basiert.
6. Im nächsten Prozessschritt werden die fotografischen Elemente erläutert. Abhängig von Sensorgröße, Brennweite des Objektivs, Schärfentiefe, Bokeh, Beleuchtung und Perspektive lassen sich Bilder erzeugen, die von realen Fotos nicht mehr zu unterscheiden sind.
7. Abschließend erhalten die Nutzer:innen eine Übersicht über die Parameter zur Feinjustierung der Bilder, zum Beispiel für die Anpassung von Seitenverhältnis, Qualität und Stilisierung. In jeder Prozessstufe stehen Beispiel-Prompts zur Verfügung, mit denen sich die Auswirkungen der verschiedenen Manipulationen testen lassen.

Wie schnell und in welchem Ausmaß ein Unternehmen seine Produktivität durch GenAI steigern kann, hängt in erster Linie von der Bediensicherheit der Anwender:innen ab. Die beschriebenen Use Cases beweisen auf jeden Fall, dass eine Digital Adoption Platform wie die tts performance suite dabei eine wesentliche Hilfestellung leistet.

Nahtlos in die bestehende Prozesslandschaft integriert, macht sie die Mitarbeiter:innen proaktiv per Push-Benachrichtigung auf die Vorteile der generativen künstlichen Intelligenz aufmerksam. Sie versorgt die Anwender:innen, abhängig von deren Rolle und dem jeweiligen Kontext, mit maßgeschneiderten Informationen zur idealen Nutzung und zur bestmöglichen Kombination von KI-Tools, um das Ziel Produktivitätssteigerung zu erreichen. Darüber hinaus fördert sie den verantwortungsvollen Umgang mit KI-Technologien, indem sie über Richtlinien informiert und gegebenenfalls sichere Alternativen empfiehlt, die den Schutz vertraulicher Daten gewährleisten.