Den Digital Workplace realisieren

Getreu dem Motto „Kenn ich nicht, mag ich nicht“ reagieren manche Mitarbeitenden bei der Einführung neuer Tools zunächst verhalten. Stehen nur kleine Änderungen in bestehenden Routinen an, etwa wegen neuer Funktionen in Excel oder Outlook, ist die Bereitschaft, sich mithilfe von Anleitungen oder kurzen Web-based Trainings einzuarbeiten, noch relativ hoch.

Anders sieht es bei der Einführung völlig neuer Softwarelösungen aus. Microsoft Planner, Teams, OneNote oder SharePoint sollen den Arbeitsplatz zu einem Digital Workplace weiterentwickeln. Damit verändern sie auch die gewohnten Arbeitsabläufe: Das Team wird zur Community, tritt, global vernetzt, über verschiedene Tools miteinander in Kontakt und arbeitet zur gleichen Zeit am gleichen Dokument, obwohl die Teammitglieder sich nicht am gleichen Ort befinden.

Für einen erfolgreichen Change ist es wichtig, über die gesamte Organisation hinweg zu entscheiden, wie künftig zusammengearbeitet werden soll, und entsprechende Strukturen dafür zu schaffen.

In einem Scoping Workshop entwickeln die Mitarbeitenden eine gemeinsame Vorstellung von den zukünftigen Arbeitsweisen. Sie legen eine projekt- bzw. teambezogene Strategie fest und entscheiden, welche Tools künftig zum Einsatz kommen. Hierzu empfiehlt es sich, die Abläufe genau unter die Lupe zu nehmen, indem sie beispielsweise einen kompletten Arbeitstag eines Teams analysieren. Dabei sollten sie u. a. folgenden Fragen klären:

• Welche Szenarien sind typisch?
• Wer ist in welchem Szenario auf welche Weise involviert?
• Wie arbeiten wir heute?
• Welche Tools nutzen wir aktuell wofür?
• Wie gestalten wir die Kommunikation?
• Wo sehen wir Potenzial für eine bessere Zusammenarbeit?
• Wie können wir welche Speicherorte für unsere Teamarbeit nutzen, um Varianten und Zusatzaufwand zu vermeiden?
• Wie können wir uns schnell mit den neuen Werkzeugen vertraut machen?
• Welches Tool nutzen wir, um Aufgaben zu planen und zu verwalten?
• Wie organisieren wir uns im Team?

Auch ein professionelles Change Management, das den gesamten Veränderungsprozess begleitet und mit der Schulung der Führungskräfte beginnt, ist empfehlenswert.

Damit wird gewährleistet, dass die Kommunikation über alle Ebenen hinweg reibungslos funktioniert und die neuen Erwartungen auch an die Mitarbeitenden herangetragen werden. Gehen die Führungskräfte mit gutem Beispiel voran, teilen sie Dokumente mit ihren Mitarbeitenden bspw. über One Drive, Teams, Planner oder SharePoint, anstatt sie per E-Mail zu versenden, rückt der Digital Workplace in greifbare Nähe.

Damit die Mitarbeitenden dem Change positiv gegenüberstehen und die Office-365-Tools annehmen, sollte das Lernen in zwei Schritten erfolgen:

1. Beim ersten Schritt geht es um die Aneignung von IT-Kenntnissen. Die Mitarbeitenden lernen die neuen Werkzeuge kennen und werden mit den neuen Funktionen vertraut gemacht.
2. Auf dieser Basis können nun Zusammenarbeit und Kommunikation neu gestaltet werden. Daher werden im zweiten Schritt Vereinbarungen zur gemeinsamen Nutzung der Applikationen getroffen.

Das notwendige Wissen zu den neuen Office-Kollaborationstools wird bspw. über Webinare, Virtual Classroom Trainings, Präsenzworkshops oder Collaboration Days vermittelt. Darüber hinaus hat sich in der Praxis auch die Ausbildung von Office-365-Botschaftern bewährt, die interne Expertencoachings anbieten.

Immer jedoch gilt: Jedes Unternehmen, jeder Lernende ist anders. Deshalb gibt es nicht die eine Musterlösung, um Arbeitsprozesse erfolgreich neu zu gestalten. Doch wer auf eine ganzheitliche Strategie, ein gutes Lernkonzept sowie ein solides Change Management setzt, schafft beste Voraussetzungen für die Entwicklung des Arbeitsplatzes zu einem Digital Workplace.