Mit Microsoft 365 zum Digital Workplace

Unternehmen agieren weltweit. Ihre Mitarbeitenden sind an verschiedenen Standorten beschäftigt oder reisen von einem Kunden zum nächsten. So sieht der Arbeitsalltag vieler Angestellter aus, auch der von meinen Kollegen und mir. Entsprechend gehören virtuelle Formen der Zusammenarbeit schon lange zu unserem Arbeitsalltag. Doch bisher waren diese wenig elegant.

Wir haben Dokumente per E-Mail verschickt, Kollegen via Skype for Business angerufen und kurze Nachrichten über Yammer gesendet. Wenn ich im Büro war, habe ich meine Daten auf dem Server abgelegt, damit dort zumindest vorläufig eine aktuelle Version vorhanden war. Und wehe, ein Kollege hatte versehentlich die neue Fassung überspeichert …

Mit Office 365 hat Microsoft endlich eine Alternative zu diesem Flickenteppich an Anwendungen auf den Markt gebracht. Das Besondere daran: Mehr als alle bisherigen Updates stellt die neue Office-Suite die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden in den Fokus und vereint Funktionen, die bisher nur über verschiedene Tools abgebildet werden konnten. Damit rückt der Digital Workplace in greifbare Nähe – und zwar ohne großen Aufwand.

Die Antwort von Microsoft auf die Frage, wie heute zeitgemäß zusammengearbeitet werden kann, heißt MS Teams. Diese App ist auch in unserem Unternehmen das Herzstück der Kollaboration geworden – sowohl innerhalb der Abteilungen als auch bereichsübergreifend.

In MS Teams kann ich virtuelle Arbeitsräume anlegen, in denen wir projektbezogen oder aufgabenorientiert mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeiten können. So arbeiten wir sehr einfach gemeinsam an Dateien, leiten Links weiter, setzen Besprechungen an und halten Videokonferenzen. Und wir können uns auch schnell mal mit einem anderen Teammitglied im Chat austauschen. Weitere Tools wie zum Beispiel MS Planner können eingebunden werden, um gemeinsam Projekte und Termine zu planen und Aufgaben im Team zu verteilen. Auch wenn jede Anwendung für sich genommen nicht revolutionär ist, sind sie doch alle in einer Software vereint und lassen sich intuitiv bedienen. Das ist für uns der entscheidende Vorteil.

MS Teams ist organisationsweit mit OneDrive, Outlook und Sharepoint online verbunden. Das macht den Arbeitsalltag deutlich leichter, weil wir von überall aus mobil auf unsere Daten zugreifen können. Und, mal ganz ehrlich: Wer vermisst schon veraltete Versionen oder überquellende Postfächer?

Bei uns hat MS Office 365 die mit den Jahren gewachsene Tool-Landschaft heute in weiten Teilen abgelöst, und nachdem wir uns an die neue Arbeitsweise gewöhnt haben, arbeiten wir damit deutlich produktiver als vorher.

Klar ist aber auch, dass so ein Wechsel nicht von alleine gelingt. So haben wir vor dem Wechsel einen internen Workshop organisiert, in dem wir die wichtigsten strukturellen Fragen geklärt haben: Welche Tools nutzen wir aktuell wofür? Wie wollen wir die Dateiablage künftig gestalten? Wie organisieren wir uns im Team? Et cetera.

Außerdem hat die Geschäftsführung allen Mitarbeitenden eine Leitlinie zur Verfügung gestellt, die den künftigen Einsatz der Kommunikationsmittel exemplarisch skizziert. So nutzen wir beispielsweise nach wie vor noch Outlook für die Eins-zu-eins-Kommunikation mit Kunden. Intern kommunizieren wir aber nur noch über Teams, es sei denn, der Kollege sitzt im Büro nebenan. Dann schnappe ich mir meine Kaffeetasse und setze mich auf einen kurzen Plausch zu ihm.

Gleich mehrere Studien stützen das gute Bauchgefühl, das wir bei der digitalen Zusammenarbeit haben. So schätzt Statista, dass die E-Mail-Flut zwischen den Jahren 2000 und 2018 auf mehr als das Zwanzigfache gestiegen ist. Gut, dass wir dazu mit der internen Kommunikation keinen Beitrag mehr leisten und stattdessen auf Chat-Apps setzen – so wie 61 Prozent der mittelständischen und 70 Prozent der großen Unternehmen auch (vgl. Spiceworks). Und wann wechseln Sie?