Die drei Säulen einer Digital Adoption Platform
Britt Bürgy
Katrin Kulkowski
Digitaler Wandel verläuft nur dann erfolgreich, wenn parallel zur Einführung neuer Technologien auch ein Wandel der Unternehmenskultur stattfindet. Digital Adoption Platforms (DAPs) helfen den Organisationen bei diesem komplexen Unterfangen. Sie unterstützen die Unternehmen dabei, Verständnis für die Veränderungen zu schaffen und die Mitarbeitenden zu einem kompetenten Umgang mit den neuen Technologien zu befähigen, das heißt beim Aufbau von Digital Adoption. Bis 2025, so Gartner, Forrester Research und weitere Analysten, werden deshalb mehr als die Hälfte aller Unternehmen eine DAP einsetzen.
Digital Adoption Platform: Wie groß ist der Nutzen?
Digital Adoption mit der tts performance suite
Der Nutzen einer Digital Adoption Platform hängt maßgeblich davon ab, wie umfassend sie in die System- und Prozesslandschaft integriert wird.
Häufig werden DAPs bei der Implementierung einzelner Softwarelösungen eingesetzt, um einen Performance-Einbruch nach dem Go-live zu verhindern. Ein solcher projektbezogener Ansatz birgt allerdings mehrere Risiken. So erhalten die Nutzer:innen zwar eine punktuelle, nicht aber eine anwendungsübergreifende Unterstützung beim Erledigen ihrer Aufgaben. Die Folge: eine schlechte User Experience, fehlendes Prozessverständnis und Unsicherheit bei komplexeren Aufgaben. Hinzu kommt, dass bei einem projektbezogenen Einsatz von DAPs oft mehrere Digital Adoption Platforms parallel im Unternehmen betrieben werden. Entscheidet sich eine Organisation für eine punktuelle Integration, vergrößert sie zwar die Chancen auf Erfolge in Einzelprojekten, an der Anpassungsfähigkeit des Unternehmens als Ganzes ändert sie aber nichts.
Unternehmen, die ihre Digital Adoption Platform strategisch nutzen, beispielsweise im Rahmen eines organisationsweiten Transformationsprojekts, setzen dagegen auf eine umfassende Integration. Mit einem solchen „Think big“-Ansatz können die Mitarbeitenden an jedem digitalen Arbeitsplatz erreicht werden, und es ist möglich, ein unternehmensweites Mindset zu fördern, das von Offenheit geprägt ist gegenüber den vielen kleinen und großen Veränderungen, die sowohl heute als auch morgen anstehen. Nur so kann eine DAP auch dazu beitragen, die Wettbewerbs- und die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens nachhaltig zu steigern.
Die drei Säulen einer Digital Adoption Platform
Um die passende DAP für das eigene Unternehmen zu finden, muss eine Vielzahl von Aspekten berücksichtigt werden. Doch unabhängig der individuellen Faktoren gilt: Damit eine Digital Adoption Platform nachhaltig und organisationsweit eingesetzt werden kann, muss sie auf folgenden drei Säulen aufbauen:
-
Enterprise Readiness
-
Analyse- und Reportingmöglichkeit
-
Technology und Business Guidance
1. Eine DAP ist „Enterprise ready“
Das wertschöpfende Potenzial einer Digital Adoption Platform lässt sich nur dann vollständig heben, wenn sie „Enterprise ready“ ist – wie zum Beispiel die tts performance suite. Das bedeutet, dass die DAP nicht nur Teilaspekte des digitalen Wandels unterstützt, sondern die gesamte Transformation des Unternehmens. Und dass sich ihr Einsatz mühelos skalieren lässt, also ohne nennenswerten IT-Aufwand auf zusätzliche Applikationen, Anwender:innen oder Gesellschaften ausgeweitet werden kann. Zu den Eigenschaften, die „Enterprise Readiness“ ausmachen, zählen:
- Cross-Application-Fähigkeit
Mit einheitlichen Führungen in jeder beliebigen Windows- und Web-Applikation können die Nutzer:innen prozessübergreifend unterstützt werden. - Schnittstellenoffenheit
Über offene Schnittstellen inklusive Single Sign-on und Integrationsmöglichkeiten können die Nutzer:innen mühelos auf alle internen Wissensquellen zugreifen. So entsteht eine „Single Source of Truth“, Silos werden aufgelöst. - Effiziente Wissensvermittlung
Mittels unterschiedlicher Content-Formate kann die Vermittlung von Wissen effizient erfolgen. Verschiedene Lerntypen und Wissensniveaus können generationsübergreifend berücksichtigt werden. - Mehrsprachigkeit
Da Inhalte in vielen unterschiedlichen Sprachen angelegt und diese in Abhängigkeit der eigenen Oberflächensprache ausgespielt werden können, kann die DAP komfortabel auch global eingesetzt werden. - IT-Sicherheit und Datenschutz
Geltende Anforderungen wie DSGVO oder die EU-Datenschutzrichtlinie werden erfüllt. Gleichzeitig schränkt die DAP nicht die Flexibilität ein und kann sich an den vorhandenen Tech Stack anpassen, ohne eine Ausnahmeregelung zu benötigen. - Flexible Softwarebereitstellung
Die DAP steht sowohl als SaaS wie auch „on premises“ zur Verfügung und kann uneingeschränkt in die bestehende IT-Architektur eines Unternehmens eingebunden werden.
2. Eine DAP ermöglicht Analyse und Reporting
Ob sich eine Digital Adoption Platform für den strategische Einsatz im Unternehmen eignet, hängt auch stark von ihren Analyse- und Reportingfunktionen ab. Sie helfen, das Nutzungsverhalten und den Wissensbedarf der Mitarbeitenden im Blick zu behalten. Gleichzeitig liefern sie wichtige Hinweise zum Fortschritt der Digitalisierung und legen die Basis für eine datenbasierte Optimierung.
Ein übersichtliches Dashboard unterstützt das Unternehmen dabei, die wichtigsten KPIs buchstäblich im Auge zu behalten, denn visuell aufbereitete Nutzungsdaten werden erfahrungsgemäß intuitiv erfasst. Das Unternehmen erkennt direkt, welche Inhalte besonders intensiv genutzt werden, wo Content fehlt und an welchen Stellen ggf. digitale Reibungspunkte bestehen. Filterfunktionen – bspw. nach Rollen, Segmenten und Standorten – tragen dazu bei, den Content passgenau nachzubessern und Prozessabbrüche zu minimieren.
3. Eine DAP bietet Technology und Business Guidance
Die meisten Digital Adoption Platforms unterstützen die Anwender:innen, indem sie ihnen zeigen, wie eine konkrete neue Software korrekt bedient wird – reine Technology Guidance also. Damit sich eine DAP auch mittelfristig bewährt, bedarf es jedoch zweierlei Arten der Guidance:
- Eine DAP weist eine umfassende Technology Guidance auf, das heißt, auch über mehrere Geschäftsanwendungen hinweg gewährleistet sie einen reibungslosen Arbeitsablauf. Unsicherheiten bei der Bedienung neuer Software werden ausgeräumt.
- Eine DAP bietet prozessuale Business Guidance. Durch den direkten Zugriff auf Prozesswissen, Regularien sowie unternehmensspezifisches Know-how trägt sie zur autonomen Erledigung der Aufgaben bei – auch unabhängig von der zu bedienenden Software. Das Verständnis für geänderte Arbeitsweisen wächst.
Mithilfe einer Kombination von Technology Guidance und Business Guidance entwickeln die Mitarbeitenden eine hohe Akzeptanz für die Veränderungen. Es entsteht eine produktive Synergie zwischen Menschen, Prozessen und Technologien.
Fazit
Eine Digital Adoption Platform muss nicht nur die Gesamtstrategie eines Unternehmens unterstützen, sondern auch die Bedürfnisse der Endanwender:innen und Autor:innen erfüllen. Nur dann trägt sie dazu bei, Unsicherheiten zu beseitigen, Blockaden abzubauen und den Wandel zu einer technologieaffinen Kultur in Gang zu setzen.
Dazu muss eine DAP Enterprise Readiness mitbringen, Technology und Business Guidance bieten sowie Analysen und Reporting ermöglichen. Und zwar im Paket, damit die Jahrhundertaufgabe digitale Transformation auf einem soliden Fundament steht.
