Die richtige Digital Adoption Platform für KIS-Projekte

Ein Krankenhausinformationssystem (KIS) lässt sich sorgfältig planen, implementieren und technisch abnehmen. Projektpläne werden eingehalten, Meilensteine erreicht, Abnahmen dokumentiert. Formal ist das Projekt erfolgreich abgeschlossen.

Doch diese formale Perspektive greift zu kurz. Denn sie beantwortet nicht die entscheidende Frage: Wird das KIS im Alltag so genutzt, dass es den Betrieb spürbar entlastet? 

Diese Frage stellt sich nicht im Projektmeeting. Sie stellt sich dort, wo unter Zeitdruck dokumentiert, angeordnet und entschieden wird. Wenn Ärzt:innen zwischen Patient:innenwechseln arbeiten. Wenn Pflegekräfte Übergaben durchführen. Wenn Prozesse ohne Umwege greifen müssen, weil dafür schlicht keine Zeit bleibt.

Genau hier entscheidet sich der Erfolg eines KIS-Projekts. Nicht im Go-Live – sondern in der täglichen Nutzung.

Mit dem Go-Live endet das Projekt. Zumindest organisatorisch. Operativ beginnt jedoch eine neue Phase, die in vielen Kliniken erstaunlich ähnlich verläuft: Kurz nach der Einführung steigen die Supportanfragen. Key User werden zur dauerhaften Anlaufstelle. Die IT beantwortet fachliche Rückfragen, die eigentlich im Prozess entstehen. Parallel etablieren sich Workarounds – nicht aus Ablehnung, sondern aus Pragmatismus.

Das KIS funktioniert technisch korrekt. Organisational ist es jedoch noch nicht stabil.

Der Grund liegt selten im System selbst. Häufig fehlt eine strukturierte Antwort auf die Frage, wie neue Prozesse im Alltag verankert werden. Nutzung wird vorausgesetzt, aber nicht aktiv begleitet. Wissen wurde vermittelt, ist im entscheidenden Moment jedoch nicht verfügbar.

Für CIOs und IT-Leitungen ist das ein kritischer Punkt. Denn Unsicherheiten bei der Nutzung führen zu fehlerhaften Daten im KIS, instabilen Abläufen und erhöhten Supportkosten. Damit wirken sie sich unmittelbar auf die Wahrnehmung der IT im Haus aus.

Schulungen sind ein unverzichtbarer Bestandteil jedes KIS-Projekts. Sie schaffen Orientierung und vermitteln Grundlagen. Was sie jedoch nur begrenzt leisten können, ist Sicherheit im laufenden Betrieb.

Zwischen Schulung und realer Anwendung liegen oft Tage oder Wochen. Wenn die konkrete Situation eintritt, ist das Wissen nicht präsent oder passt nicht exakt zum Kontext. Unter Zeitdruck greifen Mitarbeitende dann auf vertraute Muster zurück.

Hinzu kommt die Rollenvielfalt im Krankenhaus. Ärztlicher Dienst, Pflege, Funktionsbereiche und Verwaltung arbeiten mit demselben System, aber mit völlig unterschiedlichen Anforderungen. Generische Schulungskonzepte können diese Unterschiede nur eingeschränkt abbilden. Erschwerend wirken zusätzliche Sprachbarrieren, etwa durch internationale Teams oder wechselndes Personal. Gerade in komplexen Schulungssituationen führt das zu fehlender Handlungssicherheit im Alltag.

Erschwerend wirkt die hohe Veränderungsdynamik. Releases, neue Module, regulatorische Vorgaben und interne Prozessanpassungen erzeugen kontinuierlich neuen Schulungsbedarf. Der Aufwand steigt, die nachhaltige Wirkung bleibt begrenzt.

Dadurch wird deutlich: Eine Schulung ist zwar notwendig, aber nicht ausreichend, um die dauerhafte Nutzung abzusichern.

CIOs verantworten KIS-Projekte nicht nur als IT-Vorhaben, sondern als Bestandteil des laufenden Klinikbetriebs. Entscheidend ist, ob sich das System zuverlässig, sicher und wirtschaftlich betreiben lässt.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor liegt dabei außerhalb der klassischen IT-Steuerung: das Nutzungsverhalten der Anwender:innen. Eine fehlerhafte oder unsichere Nutzung wirkt sich unmittelbar auf die Datenqualität und somit auf die Patientensicherheit aus.

Gleichzeitig lässt sich Nutzung nicht verordnen. Sie entsteht dort, wo Prozesse verstanden, sicher beherrscht und im Alltag praktikabel sind. Fehlt diese Sicherheit, steigt der Unterstützungsbedarf. 

Adoption wird damit zu einem zentralen Thema.

Im Klinik-Umfeld bedeutet Digital Adoption mehr als eine zusätzliche Hilfe im System. Es geht nicht primär um Klickwege, sondern um Unterstützung, die genau im Moment der Anwendung greift.

Wissen wird nicht vorab vermittelt und später abgerufen, sondern kontextbezogen bereitgestellt. Rollenabhängig, situationsgerecht und eingebettet in den tatsächlichen Arbeitsfluss. Für Mitarbeitende fühlt sich das nicht wie Schulung an, sondern wie Orientierung im Alltag.

Für CIOs entsteht damit ein operativer Hebel. Digital Adoption wird vom abstrakten Ziel zu einem Instrument, mit dem sich Nutzung begleiten, Veränderung abfedern und Betrieb stabilisieren lässt.

Die tts performance suite versteht Digital Adoption nicht als Add-on, sondern als strukturelle Ergänzung des KIS. Sie schafft eine Enablement-Ebene, die Nutzung absichert und Veränderungen im Betrieb beherrschbar macht.

Ein Großteil der supportrelevanten Anfragen nach KIS-Einführungen entsteht durch Unsicherheiten in der Prozessausführung. Die tts performance suite setzt genau hier an und stellt kontextbezogene Unterstützung direkt im KIS bereit – Schritt für Schritt, rollenabhängig und ohne Medienbruch.

Erfahrungen aus vergleichbaren KIS- und Enterprise-IT-Projekten zeigen, dass sich der supportrelevante Anfrageumfang dadurch um etwa 25 bis 40 Prozent reduzieren lässt. Gleichzeitig sinkt die Abhängigkeit von Key Usern spürbar.

Auch bei Releases und Prozessänderungen wirkt sich dieser Ansatz aus. Anpassungen werden unmittelbar im System begleitet, statt nachgelagert erklärt. Dadurch verkürzen sich Hypercare-Phasen häufig um 20 bis 30 Prozent, da Mitarbeitende schneller stabile Routinen entwickeln.

Hinzu kommt die Skalierbarkeit. Inhalte lassen sich zentral pflegen und für unterschiedliche Rollen, Standorte und Schichten ausspielen. KI-gestützte On-Demand-Übersetzungen der kontextsensitiven Hilfen reduzieren dabei den manuellen Übersetzungsaufwand erheblich – in geeigneten Szenarien um bis zu 90 Prozent – und machen mehrsprachiges Enablement wirtschaftlich beherrschbar.

Die kontextbezogene Unterstützung im Arbeitsprozess sorgt zudem dafür, dass neue Mitarbeitende 25 bis 40 Prozent schneller Handlungssicherheit gewinnen, während der laufende Betrieb stabil bleibt.

Für CIOs bedeutet das vor allem eines: Planbarkeit.

Digital Adoption entfaltet ihren Nutzen dort, wo KIS-Projekte im Alltag unter Druck geraten. Für CIOs und IT-Leitungen sind das meist keine Ausnahmefälle, sondern wiederkehrende Situationen im Lebenszyklus eines Systems. Genau hier zeigt die tts performance suite ihre Stärke.

Go-Live und Hypercare-Phase

In den ersten Wochen nach dem Go-Live entscheidet sich, ob ein KIS stabil in den Betrieb übergeht oder dauerhaft Nachsteuerung erfordert. Fehlende Sicherheiten in der Nutzung führen in dieser Phase zu besonders vielen Rückfragen.

Die tts performance suite unterstützt Mitarbeitende direkt im KIS bei ihren täglichen Aufgaben. Standardfragen klären sich im Arbeitsfluss, ohne Umweg über Hotline oder Key User. Das reduziert den Druck auf IT und Projektteam und verkürzt die Phase erhöhter Aufmerksamkeit deutlich.

Einführung neuer KIS-Module und Funktionen

Neue Module bringen neue Prozesse mit sich. Auch gut geschulte Mitarbeitende stoßen hier im Alltag schnell an Grenzen, wenn Details fehlen oder selten genutzte Funktionen sicher angewendet werden sollen.

Durch kontextbezogene Guidance im KIS werden neue Abläufe schrittweise begleitet. Mitarbeitende können Funktionen nutzen, ohne den Prozess zu unterbrechen oder externe Hilfsmittel zu suchen. Für CIOs bedeutet das: schneller Nutzen aus Erweiterungen, bei geringerem Unterstützungsaufwand.

Prozessänderungen im laufenden Betrieb

Ob Anpassungen in der Dokumentation, neue Abrechnungslogiken oder veränderte interne Standards – Prozessänderungen sind im Klinikbetrieb an der Tagesordnung. Ohne gezielte Unterstützung entstehen schnell eine inkonsistente Nutzung.

Die tts performance suite macht neue oder geänderte Prozessschritte direkt anwendbar. Hinweise und Anleitungen erscheinen genau dort, wo der Prozess ausgeführt wird. So lassen sich Änderungen einführen, ohne den Betrieb zu bremsen oder neue Schulungswellen auszulösen.

Onboarding neuer Mitarbeitender

Hohe Fluktuation und Schichtbetrieb erschweren die strukturierte Einarbeitung. Neue Mitarbeitende treffen oft auf ein laufendes System mit begrenzten Begleitkapazitäten.

Mit der tts performance suite steht eine verlässliche Orientierungshilfe zur Verfügung. Neue Kolleg:innen finden schneller Sicherheit in ihren Aufgaben, unabhängig von Schicht oder Standort. Für CIOs zahlt das auf gleich mehrere Ziele ein: geringerer Einarbeitungsaufwand, stabilere Prozesse und weniger Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern.

Regelmäßige Releases und Systemupdates

Jedes Release bringt Veränderungen mit sich – auch dann, wenn sie auf den ersten Blick klein wirken. Ohne begleitendes Enablement führen sie dennoch zu Rückfragen und Unsicherheit.

Durch gezielte Hinweise und aktualisierte Guidance im System lassen sich Änderungen punktgenau erklären. Mitarbeitende verstehen, was sich geändert hat, und können sicher weiterarbeiten. Der Betrieb bleibt stabil, auch wenn sich das System weiterentwickelt.

Diese Einsatzszenarien zeigen: Digital Adoption ist kein einmaliges Projekt, sondern eine dauerhafte Aufgabe. Für CIOs und IT-Leitungen wird sie dann beherrschbar, wenn Unterstützung systematisch dort ansetzt, wo Arbeit tatsächlich stattfindet.

Eine Digital Adoption Platform entfaltet ihren Nutzen nicht durch maximale Funktionstiefe, sondern durch gezielten Einsatz an den richtigen Stellen. Gerade im Klinikbetrieb zahlt sich ein pragmatisches Vorgehen aus, das Entlastung schafft, statt neue Komplexität zu erzeugen.

Ein sinnvoller Startpunkt sind konkrete Pain Points im Betrieb. Prozesse oder Funktionen, die regelmäßig Rückfragen auslösen, eignen sich besser als ein flächendeckender Ansatz. Dort ist der Nutzen für Fachbereiche ebenso wie für die IT schnell sichtbar.

Ebenso wichtig ist eine klare Rollenverteilung. Die IT behält die steuernde Rolle und sorgt für Integration, Stabilität und Governance. Fachbereiche und Key User bringen ihr Prozesswissen ein und pflegen Inhalte dort, wo es fachlich sinnvoll ist. Diese Arbeitsteilung reduziert Abhängigkeiten und erhöht die Akzeptanz.

Auch die Definition klarer Ziele ist entscheidend. Statt abstrakter Erwartungen bieten sich messbare Größen an, etwa:

• Entwicklung der Supportticketzahlen,
• Dauer der Einarbeitung neuer Mitarbeitender,
• Rückmeldungen aus den Fachbereichen.

Nicht zuletzt sollte Digital Adoption als kontinuierlicher Prozess verstanden werden. KIS-Systeme entwickeln sich weiter, ebenso die Organisation. Eine Lösung wie die tts performance suite begleitet diesen Wandel im Betrieb. Schritt für Schritt, ohne zusätzlichen Druck.

Für CIOs und IT-Leitungen entsteht so ein Enablement-Ansatz, der sich in den Alltag integriert und dauerhaft Wirkung entfaltet.

Ein Krankenhausinformationssystem ist erst dann erfolgreich, wenn es im Alltag zuverlässig funktioniert. Nicht technisch, sondern organisational. Genau hier entscheidet sich, ob eine KIS-Investition ihren Nutzen entfaltet oder dauerhaft Ressourcen bindet.

Für CIOs und IT-Leitungen bedeutet das: Das Projekt endet nicht mit dem Go-Live. Es setzt sich im Betrieb fort – in der Stabilität der Prozesse, in der Sicherheit der Nutzung und in der Entlastung von IT und Fachbereichen.

Die tts performance suite adressiert diesen Punkt konsequent. Sie ergänzt das KIS um eine Enablement-Ebene, die Mitarbeitende im Arbeitsprozess unterstützt, Veränderungen begleitet und Adoption steuerbar macht. Damit wird Nutzung nicht dem Zufall überlassen, sondern systematisch abgesichert.

So entsteht aus einem eingeführten System ein beherrschter Betrieb. Und aus Digitalisierung ein verlässlicher Bestandteil des klinischen Alltags.

FAQ: Häufige Fragen von CIOs und IT-Leitungen zu Digital Adoption in KIS-Projekten

Ist eine Digital Adoption Platform nicht einfach ein weiteres Schulungswerkzeug?

Nein. Schulungen vermitteln Wissen vorab. Eine Digital Adoption Platform wie die tts performance suite unterstützt Mitarbeitende im Moment der Anwendung. Der Fokus liegt nicht auf dem Lernen, sondern auf dem sicheren Ausführen von Aufgaben im KIS. Schulungen bleiben sinnvoll, werden aber durch Performance Support im Alltag ergänzt.

Worin unterscheidet sich eine Digital Adoption Platform von einem LMS?

Ein LMS organisiert Schulungen und dokumentiert Lernfortschritte. Eine Digital Adoption Platform unterstützt Mitarbeitende direkt im KIS während der Arbeit. Während das LMS Wissen vermittelt, sorgt eine DAP dafür, dass dieses Wissen im Alltag sicher angewendet wird. Beide Systeme ergänzen sich, verfolgen aber unterschiedliche Ziele.

Lässt sich der Nutzen einer Digital Adoption Platform messbar belegen?

Ja. Typische Kennzahlen sind unter anderem:

• Entwicklung der KIS-bezogenen Supporttickets,
• Dauer der Einarbeitung neuer Mitarbeitender,
• Nutzungshäufigkeit von Unterstützungsinhalten.

Diese Daten schaffen Transparenz und ermöglichen gezielte Steuerung.

Ist der Einsatz auch sinnvoll, wenn das KIS bereits produktiv ist?

Gerade dann. Viele Herausforderungen entstehen im laufenden Betrieb, etwa bei Releases, Prozessänderungen oder Personalwechseln. Die tts performance suite lässt sich unabhängig vom Projektstatus einsetzen und unterstützt die nachhaltige Nutzung bestehender KIS-Landschaften.

Wie fügt sich die tts performance suite in KHZG- und Digitalisierungsprogramme ein?

Enablement ist eine Querschnittsfunktion. Die tts performance suite unterstützt KHZG-Vorhaben, indem sie sicherstellt, dass neue digitale Lösungen im Alltag angenommen und korrekt genutzt werden. So wird aus technischer Umsetzung tatsächlicher Mehrwert für den Betrieb.

Erhöht eine DAP nicht die Komplexität der Systemlandschaft?

Im Gegenteil. Richtig eingesetzt reduziert sie Komplexität, weil Wissen dort verfügbar ist, wo es gebraucht wird. Statt zusätzlicher Dokumente, Schulungstermine oder Rückfragen entsteht eine integrierte Unterstützung im KIS selbst.