Update für die digitale Versorgung von Patient:innen
Julia Schmich
Auch wenn Deutschland lange Zeit gut durch die Covid-19-Pandemie gekommen ist, zeigen steigende Infektionszahlen immer wieder, wie groß die Defizite im Gesundheitswesen tatsächlich sind. Es gibt keine flächendeckende digitale Infrastruktur. An vielen Stellen fehlen wertvolle Informationen, während sich das ärztliche und das pflegerische Personal in den Kliniken bis an die Belastungsgrenze um die Patient:innen kümmert und dabei ständig gegen die Zeit kämpft, weil es von analogen Prozessen, veralteter Technik und unnötigem Mehraufwand ausgebremst wird.
Das hat im Regelbetrieb noch einigermaßen funktioniert, in einer Ausnahmesituation wie der Coronapandemie zeigt sich jedoch schnell, dass der jahrelange Innovationsstau in Unikliniken und Krankenhäusern auch ein gesamtgesellschaftliches Risiko darstellt.
Große Chance, riesige Herausforderung
Dank der bewilligten Fördermittel im Rahmen des „Zukunftsprogramms Krankenhäuser“ und des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) sehen Fachleute eine historische Chance, das Gesundheitssystem fit für die Zukunft zu machen. Gleichzeitig stellen der Umfang und der enge Zeitrahmen die Krankenhäuser aber auch vor eine historische Aufgabe, die nicht wenige überfordert.
So suchen Kliniken laut einer repräsentativen Umfrage der Wirtschaftsprüfergesellschaft BDO und des Deutschen Krankenhausinstituts DKI von 2019 händeringend nach Fachpersonal für die Krankenhaus-IT. Dieser Bedarf ist sprunghaft gestiegen, weil sich die geförderten Digitalisierungsprojekte nur mit zusätzlichem Personal zeitnah durchführen lassen. Doch schon jetzt kann jede zweite Klinik offene IT-Stellen nicht besetzen.
Die nächste Herausforderung besteht darin, die Mitarbeitenden in den Fach- und Funktionsbereichen abzuholen und mitzunehmen. Auch hier bieten die aktuellen Zahlen jedoch wenig Anlass für Optimismus: Mehr als die Hälfte der befragten Häuser sieht bei den Mitarbeitenden mangelnde Akzeptanz für die Digitalisierung. Zwei Drittel der Kliniken gehen davon aus, dass das vorhandene informationstechnische Know-how für die geplanten Vorhaben nicht ausreicht.
Akzeptanz wird zum erfolgskritischen Faktor
Auch staatliche Institutionen kennen diese Zahlen. Deshalb werden neben der Beschaffung von Hard- und Software auch die Kosten für die Implementierung, das Change Management und die Schulung von Mitarbeitenden gefördert. Für die Projektverantwortlichen in den Kliniken bedeutet das: Sie können die zukünftigen Nutzer:innen der neuen Lösungen frühzeitig einbeziehen und systematisch auf die damit verbundenen Prozessänderungen im Krankenhausalltag vorbereiten. Und das ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren für eine Systemeinführung.
Dass eine Implementierung nicht immer so verläuft, wie geplant, zeigt nämlich eine Gartner-Studie. Die kommt zu dem Schluss, dass 50 bis 75 Prozent aller ERP-Einführungen hinter den Erwartungen zurückbleiben oder gar scheitern. Und das kostet die Unternehmen eine hübsche Stange Geld.
Wie lässt sich die Akzeptanz für die neue Lösung erhöhen?
Durch systematische Förderung der User Adoption! Dabei handelt es sich um einen Prozess im Rahmen der Software-Neueinführung, der den User:innen mithilfe von Trainings oder durch die Unterstützung im Arbeitskontext dabei hilft, neue Anwendungen und Prozesse souverän zu nutzen. Als Teil des Change Management ist der gezielte Aufbau von User Adoption die Voraussetzung dafür, dass eine Organisation die mit einem Implementierungsprojekt verknüpften Ziele tatsächlich erreicht, weil die Anwender:innen mit zunehmender User Adoption die Potenziale der neuen IT-Lösung erkennen und die damit verbundenen Veränderungen akzeptieren.
Die erfolgreiche User Adoption wird daher zum kritischen Faktor der geplanten Digitalisierung, weil sie die betroffenen Mitarbeiter:innen beteiligt und sie im Idealfall zu Verbündeten macht, die den anstehenden Wandel aktiv unterstützen. Dafür gibt es gleich mehrere Gründe: Mit zunehmenden User Adoption wächst auch das Verständnis für die Ursachen und Ziele der geplanten Neuerungen. Das wiederum hilft den Mitarbeitenden, zu verstehen, welche Vorteile die neue Lösung für die Patient:innen, die Kolleg:innen und für sie selbst hat. Die Folgen sind
- eine bessere Akzeptanz für Veränderungen bei Prozessen, Arbeitsweisen oder Rollen,
- eine größere Motivation, alle wichtigen Funktionalitäten der neuen Lösung kennenzulernen und zu nutzen,
- weniger Fehlbedienungen und damit geringere Risiken für das Wohl der Patient:innen und den Krankenhausbetrieb,
- weniger Supportanfragen und damit eine Entlastung des IT-Teams.
Mitarbeitende benötigen kontinuierliche Unterstützung
Die oben erwähnten Vorteile zeigen, dass User Adoption kein Nice-to-have ist, auf das man notfalls verzichten kann, wenn Zeit oder Budget es nicht hergeben. Sie ist ein zentraler Hebel und entscheidet darüber, wie groß der Nutzen einer digitalen Lösung am Ende tatsächlich ist. Dazu darf das Konzept User Adoption allerdings nicht auf ein Kick-off-Gespräch und anschließender Schulung der Erstanwender:innen reduziert werden. Der Aufbau von Akzeptanz ist kein Sprint, sondern ein Marathon, es ist ein Prozess, der die Mitarbeitenden vor, während und nach dem Go-live kontinuierlich unterstützt.
Hierfür sind gerade im hektischen Krankenhausalltag sogenannte Digital Adoption Platforms besonders geeignet. Im Idealfall bieten sie den Anwendenden Unterstützung im konkreten Arbeitskontext, passgenau zugeschnitten auf die jeweilige Rolle.
Dadurch bekommen Ärzt:innen, Pflegekräfte und Mitarbeitende in der Verwaltung genau die Hilfe, die sie gerade benötigen, damit sie die Systeme ohne weitere Nachfragen mobil oder am Computer sicher und prozesskonform bedienen können. Zudem lassen sich Präsenztrainings und klassisches Onboarding minimieren. Gleichzeitig kann eine Digital Adoption Platform auch die Patient:innen im krankenhauseigenen Serviceportal unterstützen und und ärztliches wie auch pflegerisches Personal von zeitraubenden Nachfragen entlasten.
Einige Digital Adoption Platforms wie die tts performance suite bieten nicht nur am Arbeitsplatz kontextsensitive Hilfe, sondern auch am Krankenbett oder bei der Arbeit mit medizinischen Geräten. Genau das macht sie zum wirksamen Therapeutikum gegen mangelnde User Adoption.
