Digital Workplace – was Sie wissen sollten

Arbeitest du noch, oder bist du schon produktiv? Zugegeben, die Idee für diesen Slogan ist nicht von uns. Die Frage trifft die Sache aber auf den Punkt. Denn laut Gartner Research verbringen Angestellte 61 Prozent ihrer Zeit mit der Verwaltung von Arbeit und nur 39 Prozent damit, zielgerichtet und effektiv zu handeln.

Das liegt vor allem an der komplexen Architektur der Softwarelandschaft, mit der wir arbeiten. Nahezu alle Mitarbeitenden sind mit Insellösungen konfrontiert. Die Schnittstellen zwischen den Anwendungen bringen die Abläufe und Prozesse ins Stocken und wirken sich nachteilig auf die Produktivität aus. Hinzu kommt, dass ein unzureichender Digital Workplace die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter:innen beeinträchtigt.

Spätestens mit der Verlegung vieler Arbeitsplätze ins Homeoffice sind in Unternehmen digitale Gräben aufgeklafft, etwa wenn die Mitarbeiter:innen von zu Hause nicht mehr auf wichtige Dokumente und Informationen zugreifen können. Oder wenn die virtuelle Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, Partner:innen und Kund:innen aufgrund der technologischen Rahmenbedingungen hakt.

Jetzt schlägt die Stunde des Digital Workplace. Der Begriff ist in der IT-Fachwelt gerade in aller Munde. Unweigerlich denken wir an moderne Technologien wie Artificial Intelligence, Chatbots, Mobile Devices, Virtual Reality und Cloud-Lösungen.

Geprägt haben den Begriff die IT-Spezialisten Charles Grantham und Larry Nichols bereits im Jahr 1993 in ihrem Buch „The Digital Workplace: Designing Groupware Platforms“. Sucht man nach dem Begriff im Internet, findet sich keine einheitliche Definition.

Von den einen wird Digital Workplace als Softwarelösung beschrieben, als zentrale digitale Arbeitsplattform, die den Nutzer:innen alle für ihre Arbeit wesentlichen Informationen, Programme oder Funktionen zur Verfügung stellt.

Die anderen betrachten ihn als nächste Evolutionsstufe des Arbeitsplatzes, wobei das Wort „Platz“ missverstanden werden kann, denn einen festen Ort zum Arbeiten sieht der Digital Workplace gar nicht mehr vor.

Der Digital Workplace befindet sich dort, wo der Mensch produktiv ist – das kann im Büro sein, im Homeoffice oder an jedem anderen Ort dieser Welt, vorausgesetzt, dieser „Platz“ verfügt über einen Internetanschluss.

Charakteristisch für den Digital Workplace ist eine gewisse Dynamik. Gartner definiert sie sogar als entscheidendes Merkmal und beschreibt den digitalen Arbeitsplatz als „das Ergebnis eines fortlaufenden Bemühens um eine benutzerfreundliche IT-Umgebung […], die das Engagement sowie die Agilität der Mitarbeiter steigert“, als einen anstrebenswerten, Idealzustand.

Beschäftigt man sich mit den verschiedenen Ansätzen, zeigt sich eine zentrale Erkenntnis: Jede Definition von Digital Workplace verfolget mit ihren Ansätze ein Ziel: den Benutzer:innen eine effektive Arbeitsumgebung bereitzustellen – egal, ob strategisch, konzeptionell oder technologisch –, damit sie ihre Aufgaben schnell und einfach ausführen können.

Daher muss der digitale Arbeitsplatz ganzheitlich betrachtet werden – als ein neues Konzept von Arbeit, Arbeitsplatz und Arbeitsumgebung.

In der Fachwelt findet dieser ganzheitliche Ansatz einen breiten Konsens. Doch wie sieht es in der betrieblichen Praxis aus? Angesichts der zunehmenden Bedeutung des Homeoffice sind die Unternehmen zum Handeln gezwungen. Sie müssen ihren Mitarbeiter:innen Hard- und Software sowie eine sichere Verbindung zum Unternehmen zur Verfügung stellen.

Wenn Eile geboten ist, besteht allerdings die Gefahr, voreilig zu agieren und digitale Lösungen zu etablieren, die dem Konzept des Digital Workplace eher zuwiderlaufen. Da wird rasch hier eine Collaboration-Lösung ergänzt oder dort ein neues Tool angedockt. Heraus kommt ein digitaler Flickenteppich, mit dem man zwar arbeiten kann, jedoch nur indem Produktivität eingebüßt wird – ganz zu schweigen von den entstehenden Sicherheitsrisiken, Stichwort Schatten-IT bzw. IT-Sicherheit.

Nicht so mit dem Digital Workplace. An diesem Konzept führt in Zeiten der digitalen Transformation kein Weg vorbei. Der digitale Arbeitsplatz legt Zeiträubern das Handwerk und sorgt für höhere Produktivität. Die Vorteile:

• Er macht Prozesse, Kundenservice und die Zusammenarbeit effizienter.
• Er fördert Innovationen und beschleunigt die Markteinführung von neuen Produkten und Services.
• Er verbessert die Work-Life-Balance und beflügelt die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter.
• Er vereinfacht das Onboarding von Mitarbeitenden.
• Er reduziert Sicherheitsrisiken.

Drei Beispiele zeigen, warum sich Investitionen in Digitalisierung und virtuelle Zusammenarbeit positiv auswirken und wie der Gewinn messbar gemacht werden kann.

1. Digital Workplace macht Zusammenarbeit effizienter

Im Schnitt nehmen die Mitarbeitenden an 62 Meetings pro Monat teil; das sind 30 Stunden pro Woche, von denen laut einer Forschungsstudie 30 bis 50 Prozent von den der Teilnehmer:innen als verschwendete Zeit gewertet werden. Der digitale Arbeitsplatz hilft, unproduktive Meetings zu vermeiden, indem er zum Beispiel Status-Meetings überflüssig macht, in denen nur To-do-Listen abgeglichen werden – eine Ersparnis von rund 9.000 US-Dollar pro Mitarbeiter:in und Jahr. Eine Einsparung in ähnlicher Größenordnung ergibt sich, wenn sich mithilfe des Digital Workplace das lästige Verwalten von E-Mails erübrigt.

2. Digital Workplace beschleunigt Onboarding

Je schneller neue Mitarbeiter:innen im Job ankommen, desto früher profitiert das Unternehmen von der Arbeitskraft und desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Neuzugang das Unternehmen bald wieder verlässt. Untersuchungen von Glassdoor, dem Betreiber einer Website, auf der ehemalige und aktuelle Mitarbeitende ihr Unternehmen bewerten können, haben ergeben, dass die Wahrscheinlichkeit, Mitarbeiter:innen längerfristig zu halten, bei Unternehmen mit digitalem Onboarding um mehr als 80 Prozent höher liegt als bei Unternehmen mit einem traditionellen Einstellungsprozedere.

3. Digital Workplace erhöht Mitarbeiterengagement

Laut dem US-amerikanischen Meinungsforschungsinstitut Gallup haben motivierte Mitarbeitende einen besseren Draht zu ihrer Kundschaft, sind produktiver und agieren in der Summe um 21 Prozent effektiver als weniger motivierte Mitarbeitende. Im Umkehrschluss heißt das: Vorteil Digital Workplace! Denn das Engagement der Mitarbeiter:innen steigt im selben Maß wie die Qualität der technologischen und IT-technischen Ausstattung des Arbeitsplatzes zunimmt. Diesen Zusammenhang beachten viele Unternehmen noch zu wenig, obwohl sich fast die Hälfte der Mitarbeitenden bessere Anwendungen und digitale Optionen wünscht.

Es zahlt sich für eine Organisation also aus, eine Digital-Workplace-Strategie zu entwickeln und umzusetzen. Hierbei gilt:

Jeder Digital Workplace sollte individuell gestaltet sein.

Eine ganzheitliche Herangehensweise, die das sich ändernde Arbeitsumfeld berücksichtigt und den digitalen Arbeitsplatz ggf. anpasst, ist der beste Weg. Das folgende Schaubild erklärt, worauf es ankommt.

Mitarbeitende berücksichtigen

Auf der einen Seite sollten die Mitarbeiter:innen betrachtet werden: Wie muss der Digital Workplace beschaffen sein, damit sie ihren Tätigkeiten bestmöglich nachgehen kann? Welche IT-Anwendungen sind nötig, um ihnen den Arbeitsalltag zu erleichtern? Denn mit bestmöglicher Unterstützung arbeiten die Mitarbeitenden engagierter, flexibler und produktiver.

Technologien auswählen

Auf der anderen Seite steht die richtige Auswahl der Tools, Technologien und Anwendungen. Die zentralen Fragen lauten hier: Nutzen die Mitarbeitenden mobile Devices oder Desktops? Wie findet der Austausch von Informationen statt und wo sind diese zu finden? In der Beantwortung dieser Fragen sollten die vorherigen Antworten zu den Anforderungen der Nutzer:innen einbezogen werden.

Von einer gelungenen Employee Experience können Unternehmen sprechen, wenn die Mitarbeitenden harmonisch mit den Tools, Technologien und Mobile Devices arbeiten, die ihnen ihr digitaler Arbeitsplatz bietet. Und wenn sie bei Bedarf den Support erhalten, den sie benötigen.

Dann werden sich die Mitarbeiter:innen auch mit den Werten und der Gesamtausrichtung des Unternehmens identifizieren. Das ist die Basis für eine positive Unternehmenskultur – und das Idealmodell eines Digital Workplace.

Um erste Schritte auf dem Weg hin zu einer Digital-Workplace-Strategie zu gehen, unterstützten Sie die folgenden 9 Fragen zur Ausgangssituation:

1. Wer sind unsere Mitarbeitenden, und welche Ausstattung und Anwendungen benötigen sie, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen?
2. Wie ist unsere IT-Infrastruktur konzipiert, und welche Technologien und Anwendungen setzen wir bereits ein?
3. Wo gilt es, Lücken zu schließen zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den verfügbaren Anwendungen?
4. Inwieweit ist jede:r Mitarbeitende in der Lage, auf die Informationen und Tools zuzugreifen, die er oder sie benötigt, unabhängig von Gerät und Standort?
5. Wie gut kennen unsere Mitarbeitenden Botschaft, Werte und Gesamtausrichtung des Unternehmens, und inwieweit wissen sie, wie sie zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen können?
6. Wie gut sind unsere Systeme integriert, und wie effektiv und effizient greifen sie ineinander?
7. Wie ist die digitale Arbeitsumgebung beschaffen, und welche digitalen Lösungen (Plattform oder Intranet) sind bereits verfügbar?
8. Welche Erfahrungen haben die Mitarbeitenden mit ihrem aktuellen digitalen Arbeitsplatz und mit virtueller Zusammenarbeit gemacht?
9. Wie stellen wir uns den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft vor, und inwieweit stimmt dieser Entwurf mit der Botschaft, den Zielen und der Kultur unseres Unternehmens überein? Wie trägt der Digital Workplace dazu bei, die Ziele zu erreichen?

Die Fragen zeigen, wie wichtig es ist, die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen zu kennen und zu verstehen. Nur dann können Unternehmen auch die passenden digitalen Lösungen für ihre Teams auswählen und eine fundierte Digital-Workplace-Strategie entwickeln.

Der Digital Workplace berücksichtigt verschiedene Faktoren, darunter Raum, Umwelt, Technologien und Tools. Unternehmen, die den digitalen Arbeitsplatz strategisch einführen, können von den Chancen des digitalen Wandels profitieren. Denn Investitionen in individuelle und dynamische Maßnahmen, die hierfür nötig sind, zahlen sich erfahrungsgemäß aus – sei es durch höhere Produktivität und effizientere Zusammenarbeit, durch schnelleres Onboarding oder höheres Mitarbeiterengagement. So erhöhen die Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit als gesamte Organisation.