Datenschutz-Probleme? Nicht mit der digitalen Personalakte

Die digitale Personalakte sorgt dafür, dass alle Daten jederzeit online verfügbar sind. Mausklick statt Aktenschrank. Zugriff von unterwegs statt Fahrt ins Büro. Und das alles bei hoher Sicherheit und einfacher Handhabung – absolut zeitgemäß.

Die e-Akte ist die Basis für ein modernes Personalmanagement und für ein digital gut aufgestelltes Unternehmen. Sie enthält die Daten und Dokumente jedes Mitarbeiters in digitaler Form – sicher verwahrt gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Vom ersten Bewerbungsschreiben bis zur aktuellen Zielvereinbarung bildet die digitale Personalakte das berufliche Leben aller Mitarbeiter ab. Sie speichert Urlaubsanträge, Fehlzeiten, Abmahnungen, Lohnabrechnungen, Jahresmeldungen und Zertifikate von Fortbildungen. Der einzige Platz, den sie braucht, ist der digitale Speicherplatz.

Neben dem räumlichen Vorteil gibt es natürlich weitere zentrale Vorteile. Die e-Akte erleichtert die administrative Personalarbeit. Wo früher ein Kollege mühsam im Aktenschrank nach einem Ordner suchte, kann heute jeder Berechtigte darauf zugreifen – in Sekundenschnelle und im eigenen Büro oder – je nach Berechtigung – zuhause sitzend. Als hochmodernes Dokumentenmanagement-System erledigt sie Routinearbeiten präzise und zuverlässig, etwa indem sie automatisch Gehaltszettel generiert, Meldungen verschickt oder Statistiken erstellt. Um Medienbrüchen vorzubeugen, ist die digitale Personalakte kompatibel mit der Buchhaltungs- und Verwaltungssoftware im Unternehmen.

Auch den Bewerbungsprozess verändert die e-Akte. Job-Interessenten legen beim ersten Kontakt selbst eine Grundfassung der digitalen Personalakte an. Automatisch lassen sich im Anschluss Einladungsschreiben, Statusmeldungen und Entscheidungen generieren. Jeder, der am Auswahlprozess mitwirkt, kann die e-Akte digital einsehen und bearbeiten. Der gesamte Bewerbungsprozess wird schneller, einfacher, transparenter.

Über die Self-Service-Funktion können Mitarbeiter ihre Personalakten in bestimmten Bereichen selbständig ergänzen, etwa wenn es um Fehlzeiten geht, um Urlaubsanträge oder Fortbildungszertifikate – eine große administrative Erleichterung für HR, besonders dann, wenn die Kollegen nicht alle vor Ort greifbar sind, sondern an verschiedenen Standorten arbeiten. Andere Teile der Akte sind wie bisher nur von Vorgesetzten zu ändern.

Zusätzlich ermöglicht die elektronische Personalakte ein effizientes, systematisches Personalmanagement, weil Kennzahlen und Statistiken mit wenigen Klicks abrufbar sind. Brauchen wir in bestimmten Bereichen mehr Fachleute? Wie steht es um unsere Zukunftsfähigkeit? Welche Fähigkeiten fehlen? Wo sollten Fortbildungen angestrebt werden? Können unsere Mitarbeiter aktuelle Bedürfnisse des Markts erfüllen? Wie ist die Altersstruktur im Unternehmen? Haben wir ausreichend Diversität? Für das strategische Personalmanagement sind diese Zahlen Gold wert.

Wichtig: Auf dem sensiblen Sektor der Datensicherheit bieten digitale Personalakten größtmögliche Sicherheit. Die Experten der Software-Anbieter sorgen dafür, dass die e-Akte stets auf dem aktuellsten Stand der Gesetzgebung ist, und zwar bei der Datenschutzkonformität ebenso wie bei der Rechts- und Revisionssicherheit. Um eine ähnlich hohe Expertise zu gewährleisten, müssten Unternehmen ihren Personalern viele Weiterbildungen finanzieren.

Schutz vor Missbrauch der sensiblen Daten bieten außerdem streng begrenzte digitale Zugriffsrechte für einen festgelegten Kreis an Berechtigten. Darüber hinaus wird jede Aktivität rund um die e-Akte lückenlos protokolliert, so dass transparent aufgefächert werden kann, wer wann wo und wie Einblick in die Akte hatte.

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