HR-Transformation: Fünf Gründe, warum sich eine Jobarchitektur lohnt

HR-Transformation: Fünf Gründe, warum sich eine Jobarchitektur lohnt

Die HR befindet sich im Umbruch – weg von einer verwaltenden hin zu einer werttreibenden Funktion. Ganz oben auf der Agenda: das Bestreben, die Unternehmensanforderungen schneller und effizienter zu erfüllen. Hierbei leistet eine Jobarchitektur wertvolle Unterstützung. Was Sie bei der Erstellung einer solchen Architektur beachten sollten und warum sich diese Arbeit auszahlt, das verraten unsere fünf Tipps.

Moderne Arbeitsformen, veränderte Organisationsstrukturen, neue Geschäftsmodelle – die Dynamik, mit der sich Unternehmen neu aufstellen, ist ungebrochen, die HR-Funktion kommt kaum noch hinterher. Schuld daran sind unter anderem auch unsystematisch gewachsene Stellen und Strukturen. Sie verursachen einen hohen Aufwand über das gesamte HR-Leistungsspektrum. Hier sollte man sinnvollerweise den Hebel ansetzen – bei der Jobarchitektur.

Richtig aufgesetzt, liefert sie das Gerüst für

  • unternehmensweite Transparenz
  • vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten
  • mehr Effizienz und eine beschleunigte Time-to-Market
  • die richtige Balance zwischen globalen Standards und lokalen Freiheitsgraden
  • eine verbesserte Employee Experience

1. Unternehmensweite Transparenz durch einheitliche und vereinfachte Stellenstrukturen

Herzstück einer globalen Jobarchitektur ist eine konsolidierte Stellenstruktur. Zu diesem Zweck werden vergleichbare Stellen nach funktionalen Kriterien zu unternehmensweit definierten Jobfamilien gebündelt. Den gemeinsamen Nenner bilden ähnliche Anforderungen an Fertigkeiten und Fähigkeiten. Sehr breit zugeschnittene Jobfamilien – z. B. Einkauf, IT oder Logistik – werden bei Bedarf in Subfamilien untergliedert, im Fall der IT also etwa in IT-Security, IT-Infrastruktur etc.

Vorteile

Je nach Unternehmensgröße lassen sich so selbst viele Tausend granular beschriebene Positionen zu wenigen Hundert global definierten Jobs verdichten, die wiederum wenigen Dutzend Jobfamilien zugeordnet werden. Das sorgt für Übersichtlichkeit und Klarheit. So lässt sich verlässlich filtern, wie viele Fachverkäufer:innen oder Data Scientists im Unternehmen beschäftigt sind, auch wenn sich die Jobtitel in den einzelnen Märkten oder Gesellschaften unterscheiden. Das Entkoppeln der Jobarchitektur von der Aufbauorganisation sorgt zudem für eine zeitlich stabile Grundlage.

2. Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten durch Karrierepfade

Organisationsübergreifende Karrierepfade – typischerweise Fach-, Projekt- oder Führungskarriere – sowie global definierte Joblevels ergänzen die Jobarchitektur. Die Joblevels korrelieren mit dem Einfluss des jeweiligen Job- und Rollenprofils auf den Unternehmenserfolg. Sie liefern damit eine wichtige Grundlage z. B. für das Vergütungsmanagement oder die Karriereentwicklung. Ähnlich wie bei den Jobfamilien gilt auch bei den Joblevels: Weniger ist mehr. Besser auf Granularität verzichten und zugunsten des flexibleren Handlings breiter fassen; den meisten Unternehmen reichen maximal zehn Joblevels.

Vorteile

Die Mitarbeitenden erkennen auf einen Blick, wo sie stehen und wie sie sich weiterentwickeln können. Hierbei heißt „Karriere machen“ nicht länger zwangsläufig „Führung übernehmen“. Denn Fach- beziehungsweise Projektexpertise wird als gleichwertiges Profil gewertet und fördert eine horizontale Entwicklung. Wer also seine Laufbahn vorantreiben möchte, kann dies jetzt entsprechend der persönlichen Neigungen tun. Die Jobarchitektur zeigt zudem, welche Kompetenzen noch ausgebildet werden müssen, um sich für die angestrebte Position auf einem bestimmten Joblevel zu qualifizieren.

3. Höhere Effizienz durch digital integrierte HR-Prozesse

Die einzelnen HR-Funktionsbereiche greifen auf die globalen Strukturelemente der Jobarchitektur zu und nutzen sie als eine Art Navigationssystem, um effiziente und konsistente Abläufe zu etablieren. Der Bereich Recruiting hinterlegt beispielsweise für jeden Job generische Anforderungsprofile entsprechend der jeweiligen Jobfamilie, des Joblevels und des Karrierepfads. Das Onboarding erstellt jobspezifische Standards, etwa zur Ausstattung des Arbeitsplatzes oder für die Einarbeitung. Und das Compensation Management legt anhand der Joblevels die granularen, häufig lokal geprägten Gehaltsbänder fest.

Vorteile

Bei Stellenausschreibungen muss das hinterlegte Anforderungsprofil nur noch an die spezifische Stelle angepasst werden, also etwa durch das Ergänzen von bestimmten Sprachkenntnissen. Ist die geeignete Person für die Stelle gefunden, dann weist die Jobarchitektur anhand des Jobprofils das entsprechende Onboarding zu. Dies geschieht automatisch durch das HR-System. Der Aufwand für administrative Tätigkeiten, den größten Zeitfresser im Personalbereich, reduziert sich deutlich.

4. Richtige Balance zwischen globalen Standards und lokalen Freiheitsgraden

Die im HR-System hinterlegten Attribute (z. B. Kompetenzen oder Fertigkeiten) werden auf breiter Ebene weltweit einheitlich für Jobfamilien, Joblevels und Karrierepfade definiert und vererben sich auf den jeweiligen Job der Jobarchitektur. Die Jobarchitektur fungiert dadurch als zentrale Treiberin für harmonisierte Prozesse über Gesellschaften, Märkte und Regionen hinweg. Dabei lässt sie jedoch Spielraum für spezifische Ausprägungen.

Vorteile

Wo man spezifisch sein muss, kann man das auch sein. Dies trifft beispielsweise auf den Stellentitel, das konkrete Gehalt oder lokale Onboarding-Erfordernisse zu. Entscheidend ist das richtige Austarieren zwischen lokalen Freiheitsgraden und globalem Konzernstandard. Für die HR-Funktion empfiehlt es sich, einen klaren Rahmen vorzugeben: Wie viel Compliance ist nötig, wie viel Freiheit möglich?

5. Verbesserte Employee Experience durch datengetriebene HR-Prozesse

Die Jobarchitektur liefert jedoch nicht nur das Fundament für stabile und effiziente HR-Arbeit, sie dient darüber hinaus als Sprungbrett in Richtung hochwertige Employee Experience (Mitarbeitenden-Erlebnisse), indem sie datenbasierte Erkenntnisse nutzt.

Vorteile

Der Personalbereich kann personalisierte Angebote für die Mitarbeitenden bereitstellen. Das HR-System erkennt beispielsweise, für welche Jobs welche Lerninhalte besonders relevant sind, und kann auf Basis der persönlichen Lernhistorie und Entwicklungsambitionen individuell zugeschnittene Lerninhalte vorschlagen. Oder es generiert gezielte Vorschläge zur Vernetzung mit Kolleg:innen, die über relevante Erfahrungen verfügen. Das trägt dazu bei, die Mitarbeitenden durch positive Erlebnisse zu motivieren und ihre Entwicklung zu beschleunigen.

Iteratives Vorgehen für schnelle Erfolge

Natürlich gilt es beim Erarbeiten einer globalen Jobarchitektur, zahlreiche Interessengruppen mit einzubeziehen – die Verantwortlichen für die HR-Prozesse genauso wie Stakeholder:innen aus den einzelnen Regionen. Dennoch ist das Ganze nur vermeintlich ein Kraftakt. Statt Perfektionismus empfiehlt sich ein 80/20-Denken sowie ein Vorgehen in Iterationen, um aufgrund der Rückmeldungen aus der Praxis gezielt nachzujustieren. Beherzigt man dieses Vorgehen, ebnet die Jobarchitektur zügig den Weg zu größerer Effizienz in der HR-Arbeit und zu einer hochwertigen Employee Experience.