Harmonisierte HR-Prozesse & digitales Lernen mit der Cloud

Im Zuge eines konzernweiten Rollouts profitieren auch Mitarbeiter weltweit von mehr Transparenz und Zuverlässigkeit von HR-Daten, Employee und Manager Self-Service Szenarien und digitalisierten Weiterbildungsangeboten. Vier Ziele standen bei der Auswahl der HCM Cloud Plattform für FUCHS PETROLUB SE im Vordergrund:

• Senkung des administrativen Aufwands und manueller Prozesse
• Globale Vereinheitlichung und Digitalisierung der HR-Prozesse
• Etablieren einer globalen E-learning Plattform
• Eine einheitliche, moderne und einfache Benutzererfahrung für die Endanwender

Die Entscheidung fiel auf die SAP SuccessFactors Suite, beginnend mit den Modulen „Employee Central“ und „Learning“. Bei der Auswahl des Implementierungspartners hatte besonderes Gewicht, dass neben der Einhaltung des Kosten- und Zeitplans umfangreiche Kenntnisse in Personalprozessen und dem Aufsetzen der richtigen Prozess-Governance notwendig waren. SAP SuccessFactors entsprach am besten dem Wunsch nach zentraler Administration der Mitarbeiterstammdaten und Personalentwicklungsprozesse. tts brachte langjährige Erfahrung in der Implementierung von SAP SuccessFactors mit entsprechenden vordokumentierten Best Practices sowie Kompetenz im E-learning für den Change Management Part mit. Angesichts knapper personeller Ressourcen und einem geplanten Go-Live nach nur sieben Monaten stand fest: Die Einführung kann nur über einen vordefinierten, schnell zu implementierenden Ansatz erfolgen. E-learnings als Trainingsstrategie sollten das neue HR-System für Endanwender verständlich und schnell nutzbar machen. Prämissen für die Konzeption der Lerneinheiten: Kurz gehalten, optisch und didaktisch professionell gestaltet und zielgruppenspezifisch verfügbar.

Nach Bestimmung der Systemanforderungen kam die SAP RDS (Rapid Deployment Solution) zum Einsatz. Hierzu wurden insbesondere die Bedarfe im globalen Reporting berücksichtigt. Nach einem Abgleich der Übereinstimmungen zwischen lokalen und globalen Anforderungen wurden diese systemseitig in ein Template überführt. Dieses Template bildete 80% der globalen Prozesse ab. Der Vorteil: Ein schnell umsetzbarer Rollout anhand des Templates mit hohem Maß an Standardisierung bei ausreichender Flexibilität für länderspezifische Anpassungen. Rollout Toolkits und Workbooks gaben dann den Mitarbeitern vor Ort Raum für individuelle Anpassungen und Übersetzungen. Die E-Learnings der tts lieferten den Endanwendern Knowhow zur neuen Applikation – Flexibel, rollenspezifisch, sowie jederzeit und überall mobil abrufbar.

Das Projekt war ein voller Erfolg: FUCHS PETROLUB SE ging mit SAP SucessFactors wie geplant nach sieben Monaten an allen deutschen Standorten live, das Budget wurde - trotz höherem Funktionsumfang als initial geplant - gehalten. So blieb Spielraum für die Weiterentwicklung des Systems und Innovationen an anderer Stelle. Durch proaktive Kommunikation und regelmäßige Updates zum Projektfortschritt war das HR-Netzwerk weltweit frühzeitig und umfassend auf die Systemeinführung vorbereitet. Der Ansatz stellte Transparenz sicher und führte zu hoher Nutzerakzeptanz. Im Zuge dessen wird schon an der globalen Nutzbarmachung des Systems gearbeitet und über neue Module nachgedacht, die das Potenzial integrierter HR-Prozesse voll entfalten.