So führen Sie Ihre Mitarbeitenden erfolgreich an SAP S/4HANA heran

SAP-Kund:innen stehen spannende Zeiten bevor. Seitdem feststeht, dass die Wartung der SAP Business Suite 2027 enden wird, stellt sich den meisten Unternehmen heute nicht mehr die Frage, ob sie auf den Nachfolger SAP S/4HANA umsteigen wollen, sondern welche Migrationsstrategie für den Wechsel am besten geeignet ist. Wie eine aktuelle Lünendonk-Studie zeigt, wächst die Bereitschaft, monolithische Altlasten komplett über Bord zu werfen, um die Potenziale des neuen Echtzeit-ERP-Systems durch eine Neuimplementierung voll ausreizen zu können. Und tatsächlich macht SAP S/4HANA Lust auf mehr, je länger man sich mit der Lösung beschäftigt.

Zum Beispiel mit dem technischen Unterbau, der In-Memory-Datenbank SAP HANA und dem vereinfachten Datenmodell. Beide zusammen sorgen dafür, dass sich der bisherige Speicherbedarf halbiert und die Performance spürbar erhöht. Im Idealfall schrumpft die Zeit für Big-Data-Analysen, Reporting und die Simulation ganzer Geschäftsszenarien auf ein Hundertstel! Gleichzeitig entsteht mit dem digitalen Kern eine Single Source of Truth, die Systeme, Menschen, Technologien und Endgeräte über eine einzige Datenquelle verbindet. Darüber hinaus bieten vorkonfigurierte End-to-End-Prozesse in Kombination mit dem Cloud-Betrieb und KI-Technologien völlig neue Möglichkeiten bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA), der Echtzeitanalyse und der schnellen Umsetzung von digitalen Geschäftsmodellen und neuen Business Cases.

Das alles und noch viel mehr fasst SAP mit einem kleinen Wort zusammen, das ein großes Versprechen enthält: Simplicity. Dafür steht auch die einfach zu bedienende, webbasierte Benutzeroberfläche SAP Fiori. Die Unternehmen haben außerdem die Wahl, ob sie SAP S/4HANA On-Premise, in einer öffentlichen oder einer privaten Cloud oder in einer hybriden Umgebung betreiben wollen. Doch auch wenn SAP S/4HANA nach der erfolgreichen Neuimplementierung die Arbeit im Unternehmen erleichtert, der Weg ins digitale Zeitalter ist alles andere als einfach.

Das gilt zunächst natürlich für jede ERP-Implementierung. Sie gleicht einer Operation am offenen Herzen, ist diffizil und verlangt höchste Konzentration. Bei der Neuimplementierung von SAP S/4HANA ist das nicht anders. Trotzdem ist diese Operation noch komplexer, denn die Potenziale des neuen ERP-Systems lassen sich nur dann voll ausreizen, wenn zusätzlich auch das unternehmerische Nervensystem neu verdrahtet wird, die Geschäftsprozesse.

Der Grund: Im Vergleich zu anderen IT-Projekten sind erheblich mehr fachliche Themen zu berücksichtigen. Je nach Integrationstiefe muss minutiös festgelegt werden, welche Prozesse wieder näher an den Standard gerückt werden können und welche für SAP S/4HANA neu aufzusetzen sind. Tatsächlich bietet eine Neuimplementierung die Chance, den Grundstein zur Modernisierung des ganzen Unternehmens zu legen, also Systemabhängigkeiten und Geschäftsprozesse neu zu denken. Unter Umständen müssen dazu ganze Fachabteilungen neu organisiert und die Jobprofile der Mitarbeiter:innen auf das veränderte Prozessdesign abgestimmt werden.

Ob die angesprochene „Doppeloperation“ am Ende erfolgreich gelingt, liegt somit nur zum Teil bei der IT. Mindestens genauso wichtig ist ein ganzheitliches Change-Konzept, das frühzeitig die richtigen Weichen stellt, damit Ihre Mitarbeitenden die geplanten Veränderungen verstehen und motiviert unterstützen.

Ein wesentlicher Punkt dabei ist der frühzeitige Aufbau von Digital Adoption. Sie spielt eine Schlüsselrolle bei der Entwicklung einer digitalen Unternehmenskultur, weil sie den Menschen in Ihrem Unternehmen hilft, die Chancen, die die neue Technologie bietet, zu erkennen und sie erfolgreich einzusetzen. Gerade im Verlauf von komplexen Transformationsprozessen ist Digital Adoption ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, den viele Unternehmen ungenutzt lassen – was sie später bereuen, weil sie ihre Projektziele nicht erreichen, wie eine aktuelle Umfrage des Fraunhofer Instituts zeigt. Zwar gibt es für den systematischen Aufbau von Digital Adoption kein Patentrezept, trotzdem bieten sich in den verschiedenen Implementierungsphasen mehrere Optionen. Welche das sind und wie sie sich nutzen lassen, zeigen Ihnen die folgenden Tipps.

Die Zusammensetzung des Projektteams gehört zu den ersten und erfolgskritischsten Entscheidungen im Vorfeld der Implementierung von SAP S/4HANA. Achten Sie bei der Zusammenstellung Ihres Teams darauf, kompetente Mitarbeiter:innen aus allen wesentlichen Bereichen an Bord zu holen, in denen die Software zum Einsatz kommt. So binden Sie von Beginn an alle wichtigen Stakeholder:innen ein und vermeiden Reibungsverluste durch fachfremde Entscheidungen, die später, im Arbeitsalltag, nicht funktionieren.

Dazu ist es wichtig, dass die Mitglieder Ihres Teams alle relevanten Geschäftsprozesse abteilungs- und fachübergreifend genau kennen und zwischen den wechselseitigen Anforderungen von IT und Fachbereich ebenso kompetent wie kommunikationsstark vermitteln können. Widerstand gegen geplante Veränderungen wird sich auch damit nicht vollständig vermeiden lassen, aber Sie beugen unnötigen Emotionalisierungen vor, weil Sie von Beginn an ein sachliches, von Fachkompetenz geprägtes Klima schaffen, zu dem jede:r konstruktiv beitragen kann.

Unser Expert:innen-Tipp: Bauen Sie möglichst schnell ein Team von technikaffinen Multiplikator:innen in der Belegschaft auf, die bestens über die Vorteile und Potenziale von SAP S/4HANA informiert sind und selbst Skeptiker:innen für die Nutzung des neuen System begeistern können.

Rein top-down geprägte Projekte sind garantierte Akzeptanz-Killer, weil sich Veränderungen nicht von oben verordnen lassen. Das bedeutet aber nicht, dass sich die Geschäftsleitung nur unauffällig im Hintergrund mit dem Implementierungsprojekt beschäftigen soll, im Gegenteil: Die Neuimplementierung von SAP S/4HANA hat einen tiefgreifenden Einfluss auf Geschäftsprozesse und die Organisationsstruktur, greift also direkt in die bisherige Unternehmenskultur ein. Die Geschäftsleitung muss deshalb nicht nur unmissverständlich klarmachen, dass sie die geplanten Veränderungen wünscht und mitträgt, sie muss gegenüber den Mitarbeiter:innen auch aktiv für die neue Lösung werben, unbegründete Ängste zerstreuen und die Veränderungsbereitschaft fördern. Eine deutlich erkennbare Vision ist der beste Ausgangspunkt für den erfolgreichen Aufbau von Digital Adoption.

Unser Expert:innen-Tipp: Geben Sie Ihrer Vision ein erkennbares Gesicht, und ermuntern Sie alle Führungskräfte, die neue Lösung selbst zu nutzen, ihre Erfahrungen damit zu teilen und sich in Diskussionen aktiv für den geplanten Wandel starkzumachen.

Über den Implementierungserfolg entscheiden letztlich die Mitarbeitenden. Binden Sie die späteren Nutzer:innen deshalb so früh wie möglich ein. Informieren Sie sie über die anstehende Implementierung, über die Vorteile der neuen Software und über mögliche Einschränkungen in kritischen Projektphasen.

Bedenken Sie dabei aber auch, dass erfolgreiche Kommunikation keine Einbahnstraße ist. Fordern Sie Feedback aktiv ein, und nutzen Sie frühzeitige Rückmeldungen für Anpassungen oder weitere Informationsinitiativen und Einzelgespräche. Wichtig ist, dass Sie den Menschen in Ihrem Unternehmen nach und nach ein klares Bild davon vermitteln, was genau sich ändert und welchen Einfluss diese Veränderungen auf Prozesse, Arbeitsabläufe und individuelle Rollen haben. Das wird nicht allen gefallen. Erklären Sie deshalb bei jeder sich bietenden Gelegenheit, warum sich Ihr Unternehmen für den Umstieg auf SAP S/4HANA entschieden hat, welche Vorteile es sich davon verspricht, wie wichtig der Beitrag jeder einzelnen Person für den Gesamterfolg ist und wie die neue Lösung ihm oder ihr dabei hilft, im Arbeitsalltag noch erfolgreicher zu sein.

Unser Expert:innen-Tipp: Mit einem anonymen Kummerkasten kommen Sie auch solchen Bedenken und Ängsten auf die Spur, die öffentlich nicht geäußert werden. In Kombination mit regelmäßigen User Groups können Sie diese und weitere Vorbehalte ansprechen, um gemeinsam Lösungen zu finden.

Mangelnde Softwareakzeptanz beruht häufig auf einer zu kurzen Testphase. Installieren Sie deshalb möglichst früh ein Testsystem, damit sich Ihre Mitarbeitenden ausgiebig mit SAP S/4HANA und der neuen Benutzeroberfläche SAP Fiori vertraut machen können. Wichtig dabei: Das Testsystem sollte das spätere Livesystem möglichst genau abbilden und idealerweise firmenspezifische Daten enthalten.

Durch ein umfassendes Testing unter realitätsnahen Bedingungen lassen sich noch vor der Liveschaltung Schwachstellen oder Unstimmigkeiten erkennen und beheben. Zudem können die Fachbereiche feststellen, ob alle Prozesse und Anforderungen berücksichtigt worden sind oder ob es noch Optimierungsbedarf gibt. Darüber hinaus hat das Testing auch einen positiven Effekt auf die Psyche: Es gibt Ihren Mitarbeiter:innen die Gelegenheit, sich stressfrei mit den ERP-System vertraut zu machen und seine Möglichkeiten ohne Angst vor Fehlern zu erkunden. Auch das kann Vorbehalte abbauen und Motivationsschübe freisetzen.

Unser Expert:innen-Tipp: Nutzen Sie die spezifischen Erfahrungen und Kompetenzen der Abteilung Learning & Development. Sie kann zum Beispiel Lernsimulationen für das Testsystem erstellen und damit einen wertvollen Beitrag zum Projektfortschritt leisten.

Ein durchdachtes, abgestuftes Schulungskonzept gehört zu den wichtigsten Voraussetzungen für den schnellen und nachhaltigen Erfolg jeder Neuimplementierung. Es spart Zeit, Frustrationen und hat erheblichen Einfluss auf den Return on Investment (ROI). Stellen Sie deshalb schon zum Projektbeginn einen Trainingsplan auf, der möglichst individuell auf den Wissensstand Ihrer Mitarbeitenden und auf die Ziele zugeschnitten ist, die sie jeweils erreichen sollen. Achten Sie dabei auch auf die verschiedenen Lerntypen, und stimmen Sie die Wahl der Lernformate – Präsenzeinheiten, Virtual Classrooms, Blended Learning oder E-Learning – möglichst darauf ab. Wichtig ist, dass Sie für Abwechslung sorgen, damit keine Langeweile aufkommt und jede:r die Chance hat, im Team, aber auch selbstbestimmt zu lernen.

Um den Lernerfolg zu messen, sollten Sie die Entwicklung der individuellen Performance aller Teilnehmer:innen auswerten und dabei auch erfassen, wie gut das neue System angenommen wird. Bleiben die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurück, müssen Sie nachsteuern und die Trainingsmaßnahmen entsprechend anpassen. Wichtig ist auch, einen Teil des Trainingsbudgets für Qualifizierungsmaßnahmen nach dem Go-live vorzuhalten, damit Sie bei anhaltenden Problemen flexibel bleiben und gezielt eingreifen können.

Unser Expert:innen-Tipp: Nutzen Sie möglichst auch Collaboration Tools und Social-Media-Plattformen, damit die User:innen ihr Wissen austauschen können. Das stärkt nicht nur den Teamgeist, sondern hilft Ihnen auch beim Aufbau einer Wissenssammlung.

Stellen Sie möglichst schon während der Konzeptionsphase Ihres Implementierungsprojekts die Weichen zur gezielten Förderung der User Adoption, damit Ihre Mitarbeitenden die Vorteile der geplanten Neuerungen erkennen und die Software erfolgreich einsetzen.

Am besten starten Sie mit der Zusammenstellung eines Kernteams, das die Förderziele definiert und festlegt, mit welcher Strategie diese Ziele erreicht werden sollen. Wichtig dabei ist eine methodische Vorgehensweise, aus der sich eine präzise Roadmap mit evaluierbaren Ergebnissen ableiten lässt. Gehen Sie dazu von der Frage aus, was Ihre Mitarbeitenden als Fortschritt bzw. Erfolg werten werden, wenn sie mit der Software arbeiten, und welchen Qualifizierungsbedarf sie bei sich sehen. Die entsprechenden Antworten liefern Ihnen Interviews mit Stakeholder:innen, daraus abgeleitete Personas und die Erstellung von konkreten Anwendungsszenerien, die Sie anschließend priorisieren.

Mit diesem Material können Sie nun Erfolgskriterien in Form KPIs definieren, die Sie im Projektverlauf regelmäßig auswerten, um Ihre Strategie bei Bedarf frühzeitig nachzubessern. Sobald Sie anhand der KPIs die Qualifizierungsangebote erarbeitet haben, holen Sie Ihre Mitarbeitenden an Bord. Auf diesen Moment sollten Sie allerdings gut vorbreitet sein – mit einem Kommunikationskonzept, das Ihrem Projekt die nötige Awareness verschafft, einem Test-Piloten, der die priorisierten Anwendungsszenarien abdeckt, und mit einer Community-Plattform für Reviews und Feedback zur kontinuierlichen Weiterentwicklung Ihrer Qualifizierungsangebote.

Unser Expert:innen-Tipp: Nutzen Sie für die Ausarbeitung Ihrer KPIs und Business Values eine User Adoption Canvas. Die unterschiedlichen Felder geben eine wertvolle Hilfe bei der Beantwortung der wichtigsten Fragen für Ihr Vorhaben, zum Beispiel: Wer setzt die Software mit welchem Interesse ein (Rolle, Team etc.)? Wie soll die Software im Anwendungskontext genutzt werden und mit welchem Erfolg? Welche Stakeholder:innen sind besonders betroffen – positiv oder negativ? Welcher Business Value lässt sich mit der Software erreichen? Welche Fördermaßnahmen sind dazu erforderlich?

Weil das menschliche Gehirn nicht wie eine Festplatte funktioniert, müssen Sie davon ausgehen, dass ein Großteil der Schulungsinhalte schon wieder in Vergessenheit geraten ist, wenn dieses Wissen am Arbeitsplatz gebraucht wird. Diese Lern-„Amnesie“ führt in allen Unternehmensbereichen nach praktisch jedem Go-live zu Performanceeinbrüchen und gefährdet eines der wichtigsten Ziele, die mit einer Neuimplementierung von SAP S/4HANA erreicht werden sollen: die höhere Datenqualität.

Dieses Problem lässt sich durch den Einsatz einer Digital Adoption Platform (DAP) zuverlässig vermeiden: Kommen Ihre Mitarbeitenden während der Arbeit mit SAP S/4HANA oder einer prozessrelevanten Cloud-App an einer bestimmten Stelle nicht weiter, bietet ihnen die Digital Adoption Platform per Mausklick genau die richtige Information, damit sie fortfahren können – passend zu der konkreten Aufgabe im End-to-End-Prozess und zur individuellen Rolle. Durch die schnellen, kontinuierlichen Erfolgserlebnisse steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen im Umgang mit der neuen Software. Gleichzeitig gewinnen sie Prozesssicherheit, weil sie ohne lange Suche Unterstützung bei wichtigen Entscheidungen finden oder Hintergrundwissen zu Richtlinien, Dokumentationen und Prozessen erhalten.

Unser Expert:innen-Tipp: Nutzen Sie die Analytics-Funktion im Dashboard der Digital Adoption Platform, um Problemfelder zu identifizieren, vorhandenen Content nachzuschärfen und fehlende Lerninhalte zu ergänzen.

Unsere Tipps lassen sich nahezu beliebig ergänzen, weil Digital Adoption ein dynamischer Prozess ist, der über die rein technische Umstellung hinausreicht. Letztendlich geht es darum, im gesamten Unternehmen ein digitales Mindset zu entwickeln, das auf Grundlage von positiven Erfahrungen im Arbeitskontext Veränderung nicht als Disruption, sondern als Chance begreift. Und genau darum geht es, weil SAP S/4HANA setzt neben der effizienten Anwendung nämlich ein hohes Maß an Veränderungsbereitschaft voraus, damit das vorhandene Potenzial wirklich genutzt werden kann. Digital Adoption wird deshalb zu einem Wettbewerbsfaktor, der immer mehr an Bedeutung gewinnt und daher nicht dem Zufall überlassen werden sollte.