Der Faktor Mensch: Sechs Dinge, die Sie bei der Implementierung von SAP S/4HANA beachten sollten

Ein Geschäftsmodell kann noch so erfolgversprechend, eine Technologie noch so modern, eine Software noch so pfiffig, ein Prozess noch so effizient sein: Ein Unternehmen, das die Rechnung ohne die Mitarbeitenden macht, hat am Ende keinen Erfolg. Denn letztlich wenden sie die neue Technologie, die neue Software an – so gewinnbringend wie möglich – und helfen damit, den Unternehmenserfolg zu sichern. Eine Software ist aber nur so gut wie die Nutzer:innen, die damit arbeiten.

Damit sie dies mit Überzeugung und Engagement tun, ist es wichtig, dass sie den Mehrwert der neuen Lösung erkennen. Das fördert die Offenheit der Mitarbeitenden für neue Technologien und neue Software. Die Fachwelt hat für die Bereitschaft, digitales Neuland zu betreten, die Begriffe Digital Adoption und User Adoption geprägt. Je höher die User Adoption innerhalb der Belegschaft ist, desto leichter tut sich ein Unternehmen, eine neue Software und neue Prozesse einzuführen.

Aber so plausibel dies in der Theorie klingt, so schwer ist es in der Praxis umzusetzen. Warum? Weil sich eine hohe User Adoption nicht implementieren lässt wie eine Software. Sie ist vielmehr an eine bestimmte innovationsfördernde Haltung geknüpft. Eine solche Haltung unternehmensübergreifend einzuführen, geht nicht über Nacht, dazu bedarf es eines längeren Prozesses. Und der hat nur dann Aussicht auf Erfolg, wenn bestimmte Werte, die vor allem das Miteinander und das gemeinsame Hinarbeiten auf ein Ziel betreffen, von den Vorgesetzten vorgelebt und von den Mitarbeitenden als nachahmenswert erkannt und schließlich übernommen werden – eine große Aufgabe und ein weiter Weg.

Aber jeder Weg beginnt mit einem ersten Schritt. Er könnte darin bestehen, bei der Implementierung einer neuen Software – im folgenden Beispiel handelt es sich um SAP S/4HANA – folgende Regeln zu beachten.

Berichten Sie den künftigen Nutzer:innen von Ihrem Vorhaben und erklären Sie ihnen Sinn und Zweck der Entscheidung für SAP S/4HANA. Welche Ziele möchte das Unternehmen damit erreichen? Welche besonderen Vorteile haben sie als Anwendende von der Einführung? Starten Sie mit Ihren Informationsaktivitäten nicht erst mit Beginn der Implementierung, sondern schon in der Planungsphase. Weisen Sie vor allem auch auf mögliche Einschränkungen hin, die sich während der Implementierung ergeben können.

Durch die Einführung von SAP S/4HANA ändern sich Prozesse und damit Aufgaben und Rollen der Mitarbeitenden, mitunter ergeben sich auch neue Verantwortlichkeiten. Diese Veränderungen gilt es zu erläutern und kommunikativ zu begleiten, damit die Nutzer:innen die Neuerungen verstehen und ihre Vorteile – schnellere Abläufe, geringere Fehlerquoten, größere Effizienz – erkennen. Je früher dies geschieht, desto größer wird die Akzeptanz der Mitarbeitenden sein.

Wenn Sie die Mitarbeitenden früh einbeziehen, hat dies zwei Vorteile: Die Anwender:innen können sich schon vor dem Go-live mit SAP S/4HANA vertraut machen, das versetzt der Akzeptanz noch mal einen entscheidenden Push. Zweitens können Sie diese Testphase nutzen, um Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Sowohl das ERP-System als auch die Anwender:innen sind dann zum Zeitpunkt des Go-live im besten Wortsinn startklar. 

Betten Sie den Start von SAP S/4HANA in einen umfassenden Change-Management-Prozess ein. Wählen Sie statt eines groß angelegten Events aber lieber viele kleinere Maßnahmen um den Termin des Kick-offs herum: Kommunikationsmaßnahmen wie Meetings, bei denen die Fragen der Mitarbeitenden beantwortet werden, Blogmeldungen und Tipps, die via Push-Services an die Mitarbeitenden ausgespielt werden. Parallel dazu sollten Sie entsprechende Trainings kombiniert mit moderner Anwenderunterstützung anbieten.

Wer Neuland betritt, ist gut beraten, einen Kompass zurate zu ziehen. Diese Kompassfunktion können bei der Implementierung von SAP S/4HANA Key-User:innen übernehmen. Sie sind von Anfang an in das Projekt miteinbezogen, bestens geschult und mit der neuen Software vertraut. Sie sind die zentralen Ansprechpartner:innen für die übrigen Mitarbeitenden (Stichwort First-Level-Support) und können auf diese Weise die User Adoption entscheidend fördern.

Je schneller die Anwender:innen mit SAP S/4HANA vertraut sind, desto geschmeidiger gestaltet sich der Wechsel. Für einen guten Einstieg haben sich zum Beispiel Schulungen bewährt. Dennoch kann bei der Arbeit mit SAP S/4HANA gerade in der Eingewöhnungszeit die ein oder andere Frage auftauchen. Dann benötigen die Nutzer:innen direkte und schnelle Unterstützung. Performance Support leistet dies – und zwar genau im Moment of Need. Eine Digital Adoption Platform leitet die Betroffenen Schritt für Schritt durch die neue Anwendung und stellt ihnen die nötigen Informationen zur Verfügung, falls sie an einer Stelle im Arbeitsprozess hängen bleiben sollten. 

Diese Regeln sind nicht als starre Handlungsanweisung zu verstehen, die es nur abzuarbeiten gilt, und schon ist der Erfolg garantiert. Dazu sind die Unternehmen zu verschieden, und jedes Unternehmen setzt eigene Schwerpunkte. Aber jede Einzelne von ihnen hat das Potenzial, die User Adoption zu fördern und damit den Kulturwandel im Unternehmen zu begünstigen.