„Onboarding ist längst kein Nice-to-have mehr“

Onboarding gilt als einer der entscheidenden Momente im Employee Lifecycle. Der erste Eindruck prägt, ob neue Mitarbeitende sich willkommen fühlen – oder ob Unsicherheit entsteht. Gerade HR-IT-Admins und Entscheider:innen in Deutschland, Österreich und der Schweiz stehen hier vor der Aufgabe, Prozesse nicht nur effizient, sondern auch erlebbar zu gestalten. Wir haben mit Kerstin Riess, Managing Consultant bei tts und aktives Mitglied der tts Onboarding-Community, über aktuelle Entwicklungen, Trends und Herausforderungen im digitalen Onboarding mit SAP SuccessFactors gesprochen.

[Hinweis: Der Text wurde für die schriftliche Veröffentlichung leicht angepasst und überarbeitet]

Frage: Der erste Eindruck entscheidet, heißt es so schön – insbesondere, wenn es um das Thema Onboarding geht. Ist das inzwischen so auch bei den meisten Unternehmen angekommen?

Bei den meisten Unternehmen schon – aber eben nicht bei allen. Ich erinnere mich an einen Kunden, der Onboarding zunächst mit Recruiting oder Einstellung gleichgesetzt hat. Das Verständnis, dass es eine eigenständige Phase zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag ist, war nicht da. Inzwischen sehen wir aber eine deutlich gestiegene Awareness. Besonders in der DACH-Region erkennen HR-IT-Entscheider:innen, dass Onboarding mehr ist als Formalitäten: Es geht um einen strukturierten Start, der Bindung und Motivation schafft. Onboarding hat sich von einem Randthema zu einem strategisch wichtigen HR-Baustein entwickelt.

Frage: Wie hat sich der Anspruch an digitales Onboarding in den letzten Jahren verändert?

Der Anspruch ist massiv gestiegen. Früher war es noch üblich, neuen Mitarbeitenden Word-Formulare zuzuschicken oder sie zu bitten, Unterlagen vor dem ersten Arbeitstag persönlich vorbeizubringen. Heute ist das weder zeitgemäß noch praktikabel. Unternehmen wollen durchgängige, digitale Prozesse, die Datenflüsse automatisieren und Informationssicherheit bieten.

Mit SAP SuccessFactors Onboarding lassen sich diese Prozesse abbilden: Daten können frühzeitig erfasst, geprüft und mit Modulen wie Recruiting oder Employee Central verknüpft werden. Gleichzeitig wächst die Bedeutung des Personalmarketings. Onboardees erwarten heute, dass sie schon vor dem Start Einblicke ins Unternehmen erhalten – sei es durch personalisierte Inhalte, Unternehmensvideos oder digitale Welcome-Pakete. Gerade HR-IT-Abteilungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz merken: Ohne digitale Lösungen ist modernes Onboarding kaum mehr denkbar.

Frage: Was sind aktuell die größten Hürden im Onboarding?

Die größte Herausforderung ist der Datenfluss – und zwar in Kombination mit dem richtigen Timing. Unternehmen müssen genau wissen, wann welche Informationen benötigt werden. Brauche ich bestimmte Angaben schon vor der Vertragsunterschrift oder erst danach? Diese Fragen klingen banal, haben aber direkte Auswirkungen auf Prozesse und Systeme.

Ein Beispiel: Wenn Bankdaten falsch eingegeben werden, hat das sofort gravierende Konsequenzen. Gleichzeitig bewegen wir uns in einem Spannungsfeld mit der DSGVO. Wir brauchen viele Informationen, dürfen aber längst nicht alles abfragen. HR-IT-Admins stehen hier vor der Aufgabe, Prozesse so zu gestalten, dass Informationen korrekt, datenschutzkonform und rechtzeitig verfügbar sind. Für Unternehmen im DACH-Raum, die oft strenge Compliance-Standards einhalten müssen, ist das eine zentrale Herausforderung.

Frage: Welche Trends werden das Onboarding in den kommenden Jahren prägen?

Ganz klar das Thema Personalisierung. Früher hat man allgemeine Inhalte bereitgestellt – vielleicht ein Unternehmensvideo oder ein Standardhandbuch. In Zukunft wird es darum gehen, zielgruppenspezifische Inhalte zu liefern: Führungskräfte benötigen andere Informationen als Berufseinsteiger, Fachkräfte im Vertrieb andere als IT-Spezialist:innen.

Ein zweiter Trend ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI). Einerseits auf der Nutzerseite – etwa in Form von Chatbots, die Fragen beantworten, durch den Prozess führen oder die Eingabe von Daten erleichtern. Andererseits auch auf der administrativen Seite: KI unterstützt bei der Übersetzung, beim Korrekturlesen oder beim Erstellen von Texten, sodass HR-IT-Teams Zeit sparen und schneller konsistente Ergebnisse liefern. Das erleben wir auch schon konkret bei Kunden in Deutschland und der Schweiz, wo KI-basierte Tools erste Erfolge bringen.

Frage: SAP SuccessFactors Onboarding lässt sich auf verschiedenen Wegen einführen – tts selbst etwa bietet den vorkonfigurierten QuickStart zum Festpreis oder die ganz individuelle Implementierung als echtes Projekt. Wann empfiehlst du welche Vorgehensweise?

Das hängt stark von der Unternehmensgröße und den bestehenden Prozessen ab. Für kleinere Unternehmen oder Start-ups, die noch keinen formalen Onboarding-Prozess etabliert haben, ist der QuickStart ideal. Er bietet vorkonfigurierte Standardprozesse, die am SAP-Standard orientiert sind. So wird man schnell arbeitsfähig und spart sich viel konzeptionelle Grundlagenarbeit.

Für größere Unternehmen oder Konzerne, die oft bereits klar definierte Prozesse haben, empfiehlt sich eine individuelle Implementierung. Hier können wir spezifische Anforderungen umsetzen, Sonderlösungen entwickeln und die bestehenden Strukturen in SAP SuccessFactors abbilden. Das ist aufwendiger, bringt aber den Vorteil, dass die Lösung nahtlos zu den internen Abläufen passt – ein wichtiger Aspekt, gerade für Organisationen mit komplexen HR-Strukturen in der DACH-Region.

Frage: Was bringt euch der Austausch innerhalb der tts Onboarding Community und was merken am Ende dann auch die Kund:innen konkret davon?

Der Austausch in unserer Community ist für uns extrem wertvoll. Jede:r von uns hat unterschiedliche Kundenprojekte erlebt, andere Use Cases gesehen und individuelle Anforderungen umgesetzt. Dieses Wissen bringen wir zusammen – und davon profitieren am Ende alle. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass ein Onboarding-Szenario völlig neu ist. Meistens hat jemand in der Community schon Erfahrungen gesammelt, die wir direkt weitergeben können.

Darüber hinaus entwickeln wir einheitliche Standards für Prozessdesigns und Vorgehensweisen. Das sorgt für konsistente Qualität in unseren Projekten – ein echter Mehrwert für unsere Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die dadurch eine Beratung auf gleichbleibend hohem Niveau erhalten.

Frage: Wenn du den typischen Onboarding-Prozess in fünf Jahren beschreiben müsstest, was wäre heute daran noch gleich und was wäre komplett anders?

Die grundlegenden Komponenten – also Informationssammlung und Personalmarketing – bleiben bestehen. Aber die Art und Weise, wie wir sie umsetzen, wird sich deutlich verändern.

Ich erwarte, dass die Informationssammlung niederschwelliger und einfacher wird. So wie Bewerbungsprozesse in den letzten Jahren schneller und unkomplizierter wurden, wird auch Onboarding stärker auf Benutzerfreundlichkeit setzen. Gleichzeitig wird das Personalmarketing noch individueller: Keine generischen Portale mehr, sondern maßgeschneiderte Inhalte, angepasst an Rolle, Level und Standort.

KI wird diese Entwicklung unterstützen – nicht als Ersatz, sondern als Enabler. Sie sorgt dafür, dass Prozesse reibungslos ablaufen und HR-IT-Admins mehr Zeit für die strategischen Aspekte haben. Für Unternehmen in der DACH-Region bedeutet das: Onboarding wird zu einem echten Wettbewerbsvorteil, wenn es gelingt, Technologie, Datenqualität und Personalisierung miteinander zu verbinden.