Patientendaten richtig und sicher dokumentieren - mit einem positiven Mindset gegenüber der Digitalisierung

Patientendaten richtig und sicher dokumentieren

Weniger Doppeluntersuchungen, mehr Zeit für die medizinische Versorgung – mit der Anfang 2021 eingeführten elektronische Patientenakte (ePA) sind hohe Erwartungen verbunden. Allerdings auch ein Berg an Arbeit. So müssen vor allem Krankenhäuser erst noch auf eine durchgängige digitale Behandlungsdokumentation umstellen. Zusätzlich müssen sie die Online-Patientendaten vor unbefugtem Zugriff schützen. Beides gelingt aber nur mit einem positiven Mindset gegenüber der Digitalisierung – mit Digital Adoption.

In ganz Deutschland ist es zwar noch nicht so weit, aber zumindest in Berlin und in Westfalen-Lippe gibt es sie schon – die elektronische Patientenakte (ePA). Seit Januar 2021 können Patienten und Arztpraxen in den beiden Pilotregionen erste Erfahrungen mit der ePA sammeln, auf die gesetzlich Krankenversicherte seit Jahresbeginn Anspruch haben. Nach der Testphase wird die elektronische Patientenakte schrittweise bundesweit ausgerollt. Zum Stichtag 1. Juli 2021 müssen alle Arzt- und Zahnarztpraxen die ePA über ihr Praxisverwaltungssystem nutzen und befüllen können. Krankenhäuser haben sechs Monate mehr Zeit, damit die Vision vom digitalen Gesundheitssystem nach jahrelangen Diskussionen tatsächlich Realität werden kann.

Hoher Digitalisierungsdruck

Wirklich groß ist der zusätzliche Zeitpuffer allerdings nicht angesichts der damit verbundenen Herausforderungen. Bislang können nämlich nur wenige der rund 2.000 Kliniken in Deutschland die nötigen technischen Infrastrukturen und Arbeitsabläufe vorweisen, mit denen die ePA wie vorgesehen funktioniert. Das heißt: Bis Anfang 2022 müssen sie die Pflegedokumentation digitalisieren sowie den klinikweiten Datenaustausch in ihre etablierten Prozesse integrieren. Zusätzlich müssen sie ihre IT an die Telematikinfrastruktur (TI) anschließen, die Ärzte, Apotheken, Therapeuten, Krankenhäuser und Krankenkassen miteinander vernetzt. Scheitert eine Klinik an dieser nicht gerade kleinen Herausforderung, ist ab 2022 ein Abschlag in Höhe von einem Prozent des Rechnungsbetrags für jeden voll- und teilstationären Fall vorgesehen.

Der Gesetzgeber macht also mächtig Druck, um die Entwicklung beim Thema elektronische Patientenakte in die gewünschten Bahnen zu lenken. Davon sollen nicht nur die 70 Millionen gesetzlich Versicherten in Deutschland profitieren, sondern auch alle weiteren Leistungserbringer im Gesundheitssystem. Die ePA ist dabei zwar nur ein Digitalbaustein von vielen, an ihr lässt sich aber am besten ablesen, wohin die Reise geht und welche Vorteile sie bringt.

Bessere Pflege, weniger Kosten

Denn die elektronische Patientenakte bündelt Gesundheitsdaten und medizinische Unterlagen in einem digitalen Dokument. Dazu gehören Laborergebnisse, Therapie- und Behandlungsberichte, Befunde, das Zahn-Bonusheft, der Mutterpass, Arztbriefe, der Medikationsplan des Patienten und seine Notfalldaten. All das lässt sich in einer Smartphone-App verwalten lassen. Die Nutzung der App ist für Versicherte freiwillig. Sie allein bestimmen auch, welche medizinischen Daten oder Informationen in der ePA gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf.

Verglichen mit heutigen Zuständen ist die elektronische Patientenakte wie der Umstieg von der Pferdekutsche in einen Hochgeschwindigkeitszug. Schließlich lagern persönliche Daten von Patienten derzeit in den meisten Fällen in Papierform in eingestaubten Ordnern an verschiedenen Orten, auf die der Versicherte keinen direkten Zugriff hat: Einige sind bei der Hausärztin deponiert, andere beim Facharzt, wieder andere im Krankenhaus, manche sind womöglich längst verloren. Die Vorteile der ePA liegen also auf der Hand:

  • Alle medizinischen Dokumente und Informationen liegen als transparent gespeicherte Daten in einer einzigen elektronischen Krankenakte vor.
  • Der Patient kann diese Informationen mit Leistungserbringern im Gesundheitssystem wie zum Beispiel der Krankenkasse oder der Praxis gezielt teilen und übernimmt damit eine aktivere Rolle bei der eigenen Gesundheitsversorgung.
  • Teure Doppeluntersuchungen lassen sich vermeiden, und damit auch die Umstände und Risiken für den Patienten.
  • Ärzte und Apotheker können dank der ePA Unverträglichkeiten wie auch individuelle Medikationspläne bei der Gesundheits- oder Notfallversorgung berücksichtigen.

Die elektronische Patientenakte: Neue Dimension der Pflegedokumentation

Damit Krankenhäuser die technischen und organisatorischen Herausforderungen bis zur bundesweiten Einführung der elektronischen Patientenakte stemmen können, stellen Bund und Länder bis Ende 2021 über vier Milliarden Euro Fördermittel bereit. Bezuschusst werden verschiedene Maßnahmen, die minuziös in der dazugehörigen Förderrichtlinie beschrieben sind. Mit Blick auf die digitale Bearbeitung von Patientendaten ist hier vor allem der Fördertatbestand „Digitale Pflege- und Behandlungsdokumentation“ interessant, und das aus mehreren Gründen. Denn damit die elektronische Dokumentation förderfähig ist, muss sie unter anderem

  • papierlos und rein elektronisch erfolgen, damit parallele Dokumentationsstrukturen verhindert werden,
  • klinikweit einheitlich durchgeführt werden und für alle am Behandlungsprozess beteiligten Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verfügbar sein,
  • vollständige Interoperabilität zu krankenhausinternen Geräten und Systemen sowie zu externen telemedizinischen Netzwerken mit der entsprechenden Berechtigung aufweisen.

Allein diese drei Punkte zeigen, wie umfangreich und komplex die Veränderungsprozesse sind, die die Krankenhäuser in verhältnismäßig kurzer Zeit durchlaufen müssen, wenn sie den geforderten Dokumentationsstand erreichen wollen. Dabei sind nicht nur die technischen Hürden hoch. Auch die Anforderungen an die Ärzte und andere beteiligte Mitarbeitende steigen sprunghaft an, weil sie sich zum Beispiel in sprachbasierte Dokumentationssysteme, die Bedienung einer App für digital gestützte Visiten mit dem Tablet oder in neue Desktopsoftware mit rollenbasierten Berechtigungskonzepten einarbeiten müssen.

Knackpunkt Digital Adoption

Wie gut die Umstellung gelingt, hängt also nur zum Teil von der schnellen, möglichst reibungslosen Einführung bzw. Implementierung neuer Hard- und Software inklusive der erforderlichen Schnittstellen ab. Mindestens genauso wichtig ist eine systematische Qualifizierung aller beteiligten Mitarbeitenden, damit sie die neuen Anwendungen akzeptieren und fehlerfrei bedienen können. Trainings vor, während und nach dem Go-live sind hierfür unverzichtbar.

Mit Blick auf das Ausmaß und Tempo der fortschreitenden digitalen Transformation ist jedoch mehr erforderlich – nämlich ein Mindset, das geprägt ist von Neugier und Offenheit gegenüber der Digitalisierung. Dieses Ziel lässt sich mit Digital Adoption erreichen.


Was ist Digital Adoption?

Digital Adoption ist ein Change-Prozess, der auf eine positive Einstellung gegenüber weitreichenden Veränderungen abzielt, indem er die Perspektive von den anstehenden Problemen auf das Ziel lenkt. Er befähigt Ärzte, Pflegekräfte und Mitarbeiter in der Krankenhausverwaltung,

  • neue Arbeitsroutinen nicht als Störung wahrzunehmen, sondern als notwendigen Schritt für mehr Innovation und Patientenzufriedenheit,
  • die Verbesserungspotenziale von digitalen Technologien für die eigene Arbeit, für die Arbeit der Kollegen sowie für die Behandlungssicherheit und -qualität zu erkennen,
  • neue Prozesse, Technologien und neue Software vollständig zu beherrschen und gerne zu nutzen.

Auch Digital Adoption basiert auf einem mehrstufigen Schulungskonzept, das idealerweise durch eine Digital Adoption Solution ergänzt werden sollte. Im besten Fall biete sie Anwenderunterstützung im direkten Arbeitskontext – passgenau zugeschnitten auf die jeweilige Rolle. So bekommen Ärzte, Pfleger und Mitarbeiter in der Verwaltung genau die Hilfe, die sie gerade benötigen, damit sie die Apps und Systeme ohne weitere Nachfragen mobil oder am PC sicher und Compliance-konform bedienen können.

Eine Digital Adoption Solution leistet somit vor allem bei komplexen Transformationsprojekten im hektischen Krankenhausbetrieb einen wertvollen Beitrag, weil der Unterstützungsbedarf hier besonders groß ist und ad hoc auftritt. Sie verhindert Fehlbedienungen, die in einem Krankenhaus fatale Folgen haben können. Und sie trägt wesentlich dazu bei, dass Ärzte, Pfleger und Verwaltungsmitarbeitende ohne weitere Trainings sofort Erfolgserlebnisse haben und ihre Arbeitsergebnisse kontinuierlich verbessern. Gleichzeitig lassen sich Präsenztrainings und klassisches Onboarding minimieren.

Fördertatbestand 10: Change Management und IT-Sicherheit

Natürlich weiß auch der Gesetzgeber, wie wichtig Change-Maßnahmen für den Erfolg von digitalen Transformationsprojekten sind. Deshalb lassen sich im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) Digitalisierungsprojekte erstmals vollständig aus Bundesmitteln finanzieren. Das bedeutet: Neben den Kosten für die Beschaffung und Implementierung von Hard- und Software werden zum Beispiel auch Change Maßnahmen gefördert, die den Prozess- und Compliance-konformen Betrieb eines Krankenhauses gewährleisten.

Das gilt insbesondere auch für Maßnahmen zur Verbesserung der IT-Sicherheit, die bislang von einer Förderung aus den Töpfen des Krankenhausstrukturfonds ausgeschlossen waren. Im Rahmen des KHZG sind nun mindestens 15 Prozent der beantragten Fördermittel für Maßnahmen zur Verbesserung der Cybersicherheit zu verwenden. Das betrifft sowohl Maßnahmen zur Absicherung von IT-Systemen wie auch solche, die zu einer sicheren und DSGVO-konformen Verarbeitung von Informationen, etwa im Rahmen der elektronischen Patientenakte beitragen.

Compliance- und DSGVO-konforme Verarbeitung von Patientendaten

Für diesen Meinungsumschwung gibt es gute Gründe. Denn zum einen vergrößert sich mit der zunehmenden Digitalisierung des Gesundheitswesens auch die Angriffsfläche für Cyberkriminelle. Zum anderen hat die Zahl der erfolgten Hackerangriffe jetzt schon bedrohliche Ausmaße angenommen. So gab es laut einem Bericht der Bundesregierung zwischen Januar und Anfang November 2020 insgesamt 43 erfolgreiche Angriffe – mehr als doppelt so viele wie im Jahr davor.

Auch hier können Digital Adoption Solutions passgenau Hilfe leisten, weil sie rollenbasiert Hilfestellung bei der Compliance- und DSGVO-konformen Bearbeitung von Patienteninformationen und anderen schützenswerten Daten in Übereinstimmung mit den jeweils geltenden Security-Richtlinien bieten – ein Vorteil, der in Zukunft immer wichtiger wird.