Patientendaten richtig und sicher dokumentieren - mit einem positiven Mindset gegenüber der Digitalisierung

Patient:innendaten richtig und sicher dokumentieren

Weniger Doppeluntersuchungen, mehr Zeit für die medizinische Versorgung – mit der Anfang 2021 eingeführten „elektronische Patientenakte“ (ePA) sind hohe Erwartungen verbunden. Allerdings auch ein Berg an Arbeit. So müssen vor allem Krankenhäuser erst noch auf eine durchgängige digitale Behandlungsdokumentation umstellen. Zusätzlich müssen sie die digitalen Gesundheitsdaten vor unbefugtem Zugriff schützen. Beides gelingt aber nur mit einem positiven Mindset gegenüber der Digitalisierung, mit Digital Adoption.

Seit Januar 2021 haben Krankenversicherte in Deutschland Anspruch auf die „elektronische Patientenakte“ (ePA), die in mehreren Ausbaustufen bundesweit ausgerollt wird. Läuft alles wie vorgesehen, werden mit Beginn der dritten Ausbaustufe ab Januar 2023 neben Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen oder dem öffentlichem Gesundheitsdienst auch Krankenhäuser die ePA nutzen, damit die Vision vom digitalen Gesundheitssystem nach jahrelangen Diskussionen tatsächlich Realität werden kann.

Hoher Digitalisierungsdruck

Wirklich groß ist der Zeitpuffer allerdings nicht angesichts der damit verbundenen Herausforderungen. Bislang können nämlich nur wenige der rund 2.000 Kliniken in Deutschland die nötige technische Infrastruktur vorweisen und Arbeitsabläufe, mit denen die ePA wie vorgesehen funktioniert. Um das zu erreichen, müssen die Einrichtungen nämlich die Pflegedokumentation digitalisieren sowie den klinikweiten Datenaustausch in ihre etablierten Prozesse integrieren. Zusätzlich müssen sie ihre IT an die Telematikinfrastruktur (TI) anschließen, die Ärzt:innen, Apotheken, Therapeut:innen, Krankenhäuser und Krankenkassen miteinander vernetzt. Scheitert eine Klinik an dieser Herausforderung, ist seit Anfang 2022 ein Abschlag in Höhe von einem Prozent des Rechnungsbetrags für jeden voll- und teilstationären Fall vorgesehen.

Der Gesetzgeber macht also mächtig Druck, um die Entwicklung beim Thema „elektronische Patientenakte“ in die gewünschten Bahnen zu lenken. Davon sollen nicht nur die 70 Millionen gesetzlich Versicherten in Deutschland profitieren, sondern auch alle weiteren Leistungserbringer:innen im Gesundheitssystem.

Bessere Pflege, weniger Kosten

Die ePA ist dabei zwar nur ein Digitalbaustein von vielen, an ihr lässt sich aber am besten ablesen, wohin die Reise geht und welche Vorteile sie bringt. Die „elektronische Patientenakte“ bündelt nämlich Gesundheitsdaten und medizinische Unterlagen in einem digitalen Dokument, das sich in einer Smartphone-App verwalten lässt, das kommt dem Umstieg von der Pferdekutsche in einen Hochgeschwindigkeitszug gleich.

Noch liegen die persönliche Daten der Patient:innen nämlich in den meisten Fällen in Papierform vor, auf die die Versicherten keinen direkten Zugriff haben. Mit der ePA werden alle medizinischen Dokumente und Informationen dann erstmals transparent in einer einzigen elektronischen Krankenakte gespeichert, die die Patient:innen mit den Leistungserbringer:innen im Gesundheitssystem gezielt teilen können.

Die "elektronische Patientenakte": Neue Dimension der Pflegedokumentation

Damit die Krankenhäuser die technischen und organisatorischen Herausforderungen zur Einführung der „elektronischen Patientenakte“ stemmen können, haben Bund und Länder über vier Milliarden Euro Fördermittel bereitgestellt. Das Geld soll den Kliniken den Aufbau einer digitalen Pflege- und Behandlungsdokumentation ermöglichen, die rein elektronisch erfolgt, für alle am Behandlungsprozess beteiligten Mitarbeitenden verfügbar ist und vollständig in die internen wie externen Netzwerkinfrastrukturen eingebettet ist.

Schon diese Anforderungen zeigen, wie umfangreich und komplex die Veränderungsprozesse sind, die die Krankenhäuser in verhältnismäßig kurzer Zeit durchlaufen müssen, wenn sie den geforderten Dokumentationsstand erreichen wollen. Dabei sind nicht nur die technischen Hürden hoch. Auch die Anforderungen an das ärztliche Personal und andere Mitarbeitende steigen sprunghaft an, weil sie sich zum Beispiel in sprachbasierte Dokumentationssysteme oder neue Software bzw. Apps für digital gestützte Visiten und rollenbasierte Berechtigungskonzepte einarbeiten müssen.

Knackpunkt Qualifizierungslücken

Wie gut die Umstellung gelingt, hängt also nur zum Teil von der möglichst reibungslosen Implementierung neuer Hard- und Software inklusive der erforderlichen Schnittstellen ab. Mindestens genauso wichtig ist die systematische Qualifizierung aller beteiligten Mitarbeitenden, damit sie die neuen Anwendungen akzeptieren und fehlerfrei bedienen können. Trainings vor, während und nach dem Go-live sind hierfür unverzichtbar.

Mit Blick auf Ausmaß und Tempo der fortschreitenden digitalen Transformation ist jedoch mehr erforderlich – nämlich ein digitales Mindset, das geprägt ist von Neugier und Offenheit gegenüber der Digitalisierung.


Keine Angst vor digitalen Veränderungen

Eine der wichtigsten Voraussetzungen für den Aufbau eines digitalen Mindset ist Digital Adoption. Dabei handelt es sich um einen Change-Prozess, der auf eine positive Einstellung gegenüber weitreichenden Veränderungen abzielt, indem er die Perspektive von den anstehenden Problemen auf das Ziel lenkt. Er befähigt das ärztliche und pflegerische Personal und die Krankenhausverwaltung

  • die neuen Arbeitsroutinen nicht als Störung wahrzunehmen, sondern als notwendigen Schritt für mehr Innovation und die Zufriedenheit der Patient:innen,
  • das Verbesserungspotenzial der digitalen Technologien für die eigene Arbeit, für die Arbeit der Kolleg:innen sowie für die Behandlungssicherheit und -qualität zu erkennen,
  • die neuen Prozesse, Technologien und die neue Software vollständig zu beherrschen und gerne zu nutzen.

Digital Adoption basiert auf einem mehrstufigen Schulungskonzept, das idealerweise durch eine Digital Adoption Solution ergänzt wird. Denn anders als formale Schulungsformate bietet eine Digital Adoption Solution direkte Hilfe am Arbeitsplatz – passgenau zugeschnitten auf die jeweilige Rolle. So bekommen Ärzt:innen, Pflegende und Mitarbeitende in der Verwaltung genau die Unterstützung, die sie gerade benötigen, damit sie die Apps und Systeme ohne weitere Nachfragen mobil oder am PC sicher und Compliance-konform bedienen können.

Eine Digital Adoption Solution leistet somit vor allem bei Transformationsprojekten im hektischen Krankenhausbetrieb einen wertvollen Beitrag, weil der Unterstützungsbedarf hier besonders groß ist und ad hoc auftritt. Sie verhindert Bedienfehler, die fatale Folgen haben können. Und sie trägt wesentlich dazu bei, dass Mediziner:innen, Pfleger:innen und Verwaltungsmitarbeitende ohne langwierige Schulungsmaßnahmen sofort ein Erfolgserlebnis haben und ihre  Arbeit kontinuierlich verbessern. Gleichzeitig lassen sich Präsenztrainings und klassisches Onboarding minimieren.

Fördertatbestand 10: Change Management und IT-Sicherheit

Natürlich weiß auch der Gesetzgeber, wie wichtig Change-Maßnahmen für den Erfolg von digitalen Transformationsprojekten sind. Deshalb werden im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) Digitalisierungsprojekte erstmals vollständig aus Bundesmitteln finanziert. Das bedeutet: Neben den Kosten für die Beschaffung und Implementierung von Hard- und Software werden zum Beispiel auch Change-Maßnahmen gefördert, die den prozess- und Compliance-konformen Betrieb eines Krankenhauses gewährleisten.

Das gilt insbesondere auch für Maßnahmen zur Verbesserung der IT-Sicherheit, die bislang von einer Förderung aus den Töpfen des Krankenhausstrukturfonds ausgeschlossen waren. Im Rahmen des KHZG sind nun mindestens 15 Prozent der beantragten Fördermittel für Maßnahmen zur Verbesserung der Cybersicherheit zu verwenden. Das betrifft sowohl Maßnahmen zur Absicherung von IT-Systemen wie auch solche, die zu einer sicheren und DSGVO-konformen Verarbeitung von Informationen etwa im Rahmen der „elektronischen Patientenakte“ beitragen.

Compliance- und DSGVO-konforme Verarbeitung von Patient:innendaten

Gerade das Thema IT-Sicherheit darf keinesfalls unterschätzt werden. Zum einen vergrößert sich mit der zunehmenden Digitalisierung des Gesundheitswesens auch die Angriffsfläche für Cyberkriminelle. Zum anderen hat die Zahl der Hackversuche jetzt schon bedrohliche Ausmaße angenommen. So gab es laut einem Bericht der Bundesregierung zwischen Januar und Anfang November 2020 insgesamt 43 erfolgreiche Angriffe – mehr als doppelt so viele wie im Jahr davor.

Auch hier können Digital Adoption Solutions passgenaue Hilfe leisten, weil sie rollenbasierte Hilfestellung bei der Compliance- und DSGVO-konformen Bearbeitung von Informationen über Patient:innen und anderen schützenswerten Daten in Übereinstimmung mit den jeweils geltenden Security-Richtlinien bieten – ein Vorteil, der in Zukunft immer wichtiger wird.