SAP S/4HANA einführen: User Support – ein Erfolgsgarant?

SAP S/4HANA ist zweifellos ein Riesenschritt in der ERP-Evolution. Mit der Business-Suite machen Sie Ihre Prozesse agiler, beschleunigen den Datentransfer und vernetzen sich einfacher intern und mit Partnern. Das spart Zeit und erhöht die Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden. Aber mal ehrlich: Ob Neuimplementierung (Greenfield) oder Systemumstellung (Brownfield) – eine Implementierung von SAP S/4HANA bedeutet massive und mitunter problematische Veränderungen.

Neben technischen Hürden ist vor allem die Benutzerakzeptanz eine Herausforderung. Dafür gibt es eine Reihe von Gründen, von denen der wichtigste jedoch das Festhalten an alten Mustern ist. Der Systemwechsel beunruhigt Anwender, die „ihr“ System gewohnt sind – und es im Lauf vieler Jahre an ihre persönlichen Bedürfnisse und Vorlieben angepasst haben. Im Vergleich dazu kann die Standardnutzeroberfläche von SAP S/4HANA wenig intuitiv erscheinen. Hinzu kommt: Die Nutzeroberfläche ist zwar auf eine einfache Navigation hin angelegt, doch je man tiefer in das System eintaucht, desto komplexer wird es.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist die Art und Weise, wie Organisationen ihre Anwender beim Erlernen der neuen Software unterstützen. In der Regel sitzen die Mitarbeiter lange in Schulungen und pauken die Funktionen – erfahren aber nicht, welchen strategischen Sinn die Systemänderung eigentlich hat.

Über Erfolg oder Misserfolg einer ERP-Einführung entscheidet häufig, wie tragfähig das zugrunde liegende Changemanagement-Konzept ist. Zu Beginn ist es wichtig, die Benutzer dort abzuholen, wo sie sind, und sicherzustellen, dass sie auf potenzielle Herausforderungen vorbereitet sind. Bei einem Greenfield-Ansatz können Unternehmen diesen Prozess bereits Monate vor dem Go-live starten. Präsenzschulungen und/oder E-Learning sind ein guter Ausgangspunkt – wenn die Mitarbeiter neben technischen Elementen auch erfahren, warum sie das Ganze überhaupt machen. Das „Warum“ ist mindestens so wichtig wie das „Wie“. Kommunizieren Sie also Ihre Ziele und motivieren Sie die Anwender so im gesamten Implementierungsprozess.

Eine Möglichkeit, die Belegschaft tatsächlich in allen Implementierungsphasen (von der Konfiguration über das Testing bis zum Go-live) zu unterstützen, sind Hilfen und Anleitungen im Bedarfsmoment – also genau dann, wenn die Anwender mit dem System arbeiten. Schließlich ist Unterstützung im „Moment of Need“ seit jeher ein elementarer Bestandteil menschlichen Verstehens und Lernens. Und: Dieser Echtzeitsupport unterstützt zugleich das Changemanagement. Die Mitarbeiter lassen sich über einen Newsfeed fortlaufend über die Erfolge der Implementierung informieren.

Präsenzveranstaltungen eignen sich hervorragend dazu, neue Konzepte einzuführen und Anwender auf anstehende Veränderungen vorzubereiten. Doch erst das aktive Lernen der Funktionen „on the Job“ macht Mitarbeiter zu versierten Power-Usern. Hier zu unterstützen sollte genauso selbstverständlich sein wie eine initiale Schulung.

Jedes Unternehmen geht seine SAP S/4HANA-Implementierung anders an. Wie hoch der Aufwand ist, hängt entscheidend von Ihrem Ansatz und Ihrer Implementierungsphilosophie ab. Betrachten Sie die Einführung doch eher als Reise denn als Wettkampf. Und nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Prozesse und sogar Ihr Geschäftsmodell auf links zu drehen und zu überdenken.

Bei Implementierungen geht es um mehr als ein technologisches Upgrade. Wenn Sie die Einführung von SAP S/4HANA gut planen und die Anwender unterstützen, bekommen Sie am Ende auch agile Mitarbeiter, die mit SAP S/4HANA – und den darauf aufbauenden Geschäftslösungen – souverän umgehen. Und genau das ist der Weg zu mehr Wettbewerbsfähigkeit.